オフィス環境を改善させるアイデア20選！取り組むメリット・成功させるポイントを解説

この記事の監修者

株式会社IKUSA あそぶ社員研修事業部 責任者

友水 一喜

慶應義塾大学文学部人文社会学科美学美術史学専攻卒業。
大学卒業後、クラシック音楽業界にて制作・マネジメント・プロデュースに従事し、アートと教育の融合をテーマに、「体験を学びとして届ける」手法を追求してきた。
その後、体験型コンテンツ会社を経て、株式会社IKUSAにクリエイティブプロデューサーとして入社。
現在は研修事業部の責任者として、体験型・ゲーム型の社員研修事業を統括している。
ユーザー視点に立ったサービス開発を得意とし、「楽しさが行動変容を生む」という信念のもと新しい研修体験を創出している。

オフィス環境を改善させることで、社員のパフォーマンスやエンゲージメントを向上させ、コミュニケーションを活性化させることができます。取り組む際にはいくつかのポイントを押さえることが、成功のポイントです。

本記事では、オフィス環境を改善させるメリット、成功させるポイント、アイデア20選を紹介します。

オフィス環境を改善するメリット

オフィス環境を改善するメリットを紹介します。

生産性・パフォーマンスの向上

空調や部屋の明るさ、騒音などが適切に管理されていないと、社員が業務に集中できない可能性があります。また席の配置によりコピー機やファクシミリなどのOA機器への動線が悪いと、業務効率が低下する場合も考えられます。

オフィス環境はオフィスで働く社員の全員に影響するため、改善できれば生産性やパフォーマンスの向上が期待できます。

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ワークエンゲージメントの向上

快適で機能性が高いオフィスにすることで、社員のモチベーションを高められる可能性があります。

また、働く環境を改善することで、社員が会社に大切にされていると感じられる場合もあるでしょう。

ワークエンゲージメントは活力・熱意・没頭により高まるとされており、働きやすさや働きがいが重要となるため、オフィス環境を改善させることで高められる可能性があります。

社内コミュニケーションの促進

オフィス環境を改善し、オープンスペースなどを設けることで、部署や部門を超えた交流を促せます。社内コミュニケーションが促進されることで、職場に活気が生まれ、業務で連携が図れたり、新しいアイデアが生まれたりとさまざまなメリットが期待できるでしょう。

休憩時間に雑談ができるオープンスペースを設けたり、部下が質問しやすいように上司と向かい合う形でデスクを配置したりすることで、社内コミュニケーションの促進につながると期待できます。

オフィス環境改善のアイデア20選

オフィス環境改善のアイデアを20個紹介します。

1.デスクの配置を改善する

オフィスにおけるデスクの配置方法は数種類あります。どの部署か、どんな目的で使われるデスクか、使われるシチュエーションを考慮して最適な配置にできるとよいでしょう。

以下の表では、デスクの配置方法を、特徴やメリット・デメリット、おすすめのシチュエーションでまとめました。

2.照明を変える

オフィスを適切な明るさに保つことが、オフィス環境改善には重要です。作業効率を上げ、社員の目の健康を守ることにつながるでしょう。

照明を選ぶ際は、明るさや色合い、電球の種類を考慮します。

＜明るさ＞

＜色合い＞

＜電球の種類＞

3.採光に配慮する

日光が部屋に差し込むことで、明るい雰囲気をつくることができ、社員が生き生きと働きやすくなります。光を多く取り入れるためには、光を遮らない採光ブラインドや、紫外線をカットしながら採光できる採光フィルムを使用する方法が考えられるでしょう。

またオフィスの設計上日光を取り入れにくい場合は、太陽光を再現したLED照明等を導入するのもおすすめです。

4.配線を整理する

オフィスに電子機器が多い場合、配線の整理が課題になります。コードクリップやバンドで配線をまとめ、デスクの陰やマットの下に隠すと見た目がすっきりし、気持ちの良いオフィス環境を実現できるでしょう。

また配線をまとめることで作業スペースが広がり、業務効率の向上も期待できます。

5.動線を考えたレイアウトにする

オフィス内が動きにくく、必要な設備へアクセスしにくいと、作業性が悪くなります。出入り口から各デスクへの動線を確認し、迂回しなければならない場所ができないように配慮しましょう。

またコピー機やロッカー、書類棚などのオフィス設備がオフィスの動線から外れた場所にあると、移動に無駄が生じ作業効率が低下します。よく使う設備は動線上メインとなる位置に配置すると使い勝手が良くなるでしょう。

6.使い心地の良いオフィス家具を使う

オフィス家具に機能性が高いものを選ぶことで、社員の疲労軽減や健康維持に効果を発揮します。

たとえばイスは多くの社員が長時間使用するオフィス家具です。正しい姿勢で座れる設計のものや、背もたれや座面が動きさまざまな体格の人が使えるものなど、機能面を考慮し導入できるとよいでしょう。

また立ったまま作業できるスタンディングデスクを、オフィスのところどころに設置することで、座りすぎの防止や気分転換に活用できます。

7.空調を見直す

オフィスが暑かったり寒かったり、空調が適切でないと、社員が体調を崩したり集中力が低下したりする恐れがあります。オフィスの空調は適切に管理できるようにしましょう。

オフィスの空調を整えるために備えたい設備は以下があります。

• サーキュレーター
• 送風機
• 加湿器
• ブラインド

また定期的に換気をしたり、フリーアドレス制を採用してそれぞれ快適に過ごせる場所で作業できるように配慮するのもおすすめです。

8.観葉植物を設置する

観葉植物を設置すると、視覚的効果からオフィスの雰囲気が良くなります。

緑色は気持ちを落ち着かせる効果があると言われ、業務の緊張感を和らげたり、気持ちを切り替えたりする効果が期待できます。

棚の上や床に設置するほか、壁やパーティションに吊るす方法であれば省スペースで緑を楽しめるでしょう。

9.オープンスペースを設ける

オフィスの一角に、休憩が取れるオープンスペースをつくるのがおすすめです。仕事を離れて一息つける場所があることで、気持ちを切り替えやすくなり、業務効率が向上するでしょう。

オープンスペースは部署や部門にかかわらず集まることができるため、社員同士の交流の幅が広がり、職場が活性化する効果も期待できます。

オープンスペースには、ソファやコーヒーメーカーなどを設置し、くつろげる環境を整えるのがおすすめです。

10.睡眠スペースをつくる

オフィス内に仮眠スペースをつくり、社員が心身を休めることのできる環境を整えることで、業務効率を上げられます。

仮眠スペースは、執務スペースからある程度距離をとった場所に設置することで、眠りやすい環境を整えられるでしょう。

仮眠スペースにはリクライニングソファを設置し、アイマスクや耳栓などの睡眠グッズを揃えます。ただし、ただし、仮眠の取りすぎは作業効率を低下させる原因にもなりますので、利用時間の目安など運用ルールをしっかり定めておくことが大切です。

11.個人スペースをつくる

社員が誰でも利用できる個人スペースを用意するのも、オフィス環境改善につながります。集中して取り組むべき業務や、一人でもくもくと作業したい場合に有効に利用でき、業務効率を上げられるでしょう。

個人スペースを設置するには、オフィスの一部にパーティションで仕切った席を設けたり、小さな個室を用意したりする方法が考えられます。

12.オフィスの配色を整える

色は人間の心理に影響を与えるため、オフィス環境改善のためには、配色に気を配るのがおすすめです。

色が人の心理に与える効果は以下の通りです。そのエリアが会議に使われるのか、もしくは個人の作業スペースになるのかで狙いが変わってくるでしょう。

13.災害対策を行う

災害対策に取り組むことで、社員が安心して業務に集中できる環境を整えられます。

棚が倒れないように転倒防止の支柱を設置したり、地震に配慮し、パーティションは倒れにくい「コの字型」「Hの字型」に設置したりする対策が挙げられます。

また被災したときに備え、ヘルメットといった避難に役立つ防災グッズを用意し、社員の人数分の水や食料を備蓄することも検討しましょう。

14.防音ブースをつくる

作業に集中したいときや、オンラインミーティングを行うときのために防音ブースをつくるのも、オフィス環境改善のためにおすすめです。

防音ブースがあることで、オンラインミーティングでは周りに気兼ねがなくなり、会議に集中できます。

また、機密事項を扱う会議を行う場合にも重宝するでしょう。

15.防臭対策を行う

オフィス内の臭いは社員のストレスの原因の一つになるため、改善しましょう。

臭いの原因としては、エアコンに発生したカビや、カーペットに付着したホコリ、排水溝・下水などの水回りなどが挙げられます。掃除に手間がかかり、汚れがたまりやすい場所は悪臭の原因となりやすいため、注意が必要です。

たとえばエアコンは素人では徹底した掃除ができないため、定期的に専門業者へ清掃を依頼するのがおすすめです。

16.ペーパーレス化を検討する

書類や契約書といった情報をデータで扱うように変革することです。ペーパーレス化することで、共有性、保存性などを高めることができます。また、書類の管理コストも削減できるうえ、紛失などのヒューマンエラーを防ぐことにもつながるでしょう。

17.テレワークを導入する

テレワークとは、情報通信技術を利用し、自宅や社屋から離れた場所に設置されたサテライトオフィスなどで仕事ができる制度です。社員が働きやすい環境を整えるためには、オフィス環境に加え、労働環境を含めて見直していくことも重要です。場所や時間に捉われない柔軟な働き方を実現できるテレワークは、働きやすさを大きく改善するでしょう。

また、テレワークの選択肢が増えることで、全員分のデスクが必要なくなり、オフィススペースにゆとりが生まれ、空間を有効に活用できます。

さらに、社員にとっても通勤時間の削減や疲労軽減などのメリットがあり、柔軟な働き方は社員の満足度向上につながります。

18.フレックスタイム制を導入する

フレックスタイム制とは、一定の期間であらかじめ定められた総労働時間のうち、それぞれの社員が日々の始業・終業時刻、労働時間を決められる制度です。

たとえば育児や介護で、毎日決まった時間に出退勤することが難しくても、フレックスタイム制であればある程度自分の裁量で働き方をコントロールできるのが魅力です。

働き方の選択肢が増えることで、働く環境の改善につながります。

19.業務マニュアルを作成する

業務が属人化していたり、暗黙の了解などがあったりすると、社員が仕事にやりにくさを感じ、働くうえで良い環境とは言えません。

業務マニュアルを整えることで、経験によらず進められる仕事が増え、快適な労働環境を整えられるでしょう。

またマニュアルを参照し、自分の力で仕事を進めることで、社員の自律を促す効果も期待できます。

20.業務効率化できるツールを導入する

工数が多い作業や、リソースが足りない業務には、それを補助するITツールを導入することで、社員の負担を軽減し、労働環境を改善できます。

たとえば名刺管理やプロジェクト管理ツールを導入し、営業支援を効率化させたり、クライアントとのコミュニケーションを改善するためにチャットツールを導入したりするアイデアが挙げられます。

ただしITツールに不慣れな社員もいることが予想されるため、なるべく簡単に操作できるツールを選ぶことも重要です。

オフィス環境改善を成功させるポイント

オフィス環境改善を成功させるポイントを紹介します。

社員の意見を取り入れる

環境改善のためには、実際にオフィスを使う社員の意見を取り入れることが大切です。

使いにくい場所はどこか、何があると便利かを事前に調査し、改善策に取り入れましょう。社員にとっては、意見が聞き入れてもらえる会社だと実感できると、満足度やエンゲージメントが高まるため、会社にとっても良い相乗効果が得られるといえます。

社員が働きやすい環境づくりを目指す

オフィス環境の改善のポイントとなるのは、オフィスレイアウト、配置するオフィス家具・置物などの質・配色、照明・空調などを社員が働きやすいように整えることです。

そのうえで、テレワークやフレックスタイム制などの労働環境に関しても見直していくことで、社員が働きやすいと感じる可能性があります。

ハード面とソフト面の双方から社員が働きやすいオフィス環境づくりを目指すことが重要です。

まとめ

オフィス環境を改善することで、社員のパフォーマンスやエンゲージメントを向上させたり、コミュニケーションを活性化させたりできます。改善に取り組む場合は、現場社員の意見を聞き、現場の状況に即した改善策を講じられるようにしましょう。

紹介したアイデアを参考に、ぜひ自社オフィスの環境をより良いものにしてください。