オフサイトミーティングとは？実施の流れやポイントを解説

リモートワークが普及してから、日本でも「オフサイトミーティング」というミーティングの形が注目されています。オフサイトミーティングは、いつもの職場から離れた場所で話し合うことで、活発で質の高い議論を促すだけでなく、コミュニケーションの活性化やチームの一体感向上といった効果も期待できる手法です。

本記事では、オフサイトミーティングとはどのようなものなのか、メリットとデメリット、オフサイトミーティングを実施する流れとポイントを紹介します。

オフサイトミーティングとは

英単語のオフサイト（off-site）には、「現場から離れる」といった意味があります。オフサイトミーティングとは、いつも仕事をする職場や現場から離れた場所で行われる、ミーティングや話し合い、意見交換などのことです。あえていつもと違う場所でミーティングを開くことで、新たな視点や発想が生まれやすくなる、活発な意見交換が行えるようになるなどの効果が期待できます。

このオフサイトミーティングに対し、従来の会議（社内の会議室で行うような会議）は、オンサイトミーティングといわれることもあります。

オフサイトミーティングは、もともとは欧米の企業から広まったもので、近年は日本においても取り入れる企業が増えてきています。

※カタカナ表記の「オフサイトミーティング」は、組織風土や体質の改革支援などを行う株式会社スコラ・コンサルタントの登録商標です。

通常の会議やミーティングとの違い

通常の会議やミーティングは、社内の会議室やミーティングスペースなどで、情報共有や業務課題の解決策を話し合う目的で行われます。

これに対してオフサイトミーティングは、お伝えしたように職場や現場から離れた場所で行われる話し合いや意見交換を指します。これには、社外の貸会議室などで行われる会議・ミーティングももちろん含まれますが、社員同士の親睦を深めるために研修や社内イベントとして実施するものも含まれます。

具体的には、開催場所と目的、時間で、大きな違いがあります。2つの違いを、表でまとめてみましょう。

オフサイトミーティングのメリット

いつも仕事をしている場所から離れてミーティングを行うことで、以下のような効果が期待できます。

良いアイデアが出やすくなる

いつもと違う場所に身を置くと、急にアイデアが浮かぶことがあります。「会議中はどれだけ考えても何もアイデアが出なかったのに、帰宅途中に寄り道をしたときに突然ひらめいた」などという経験がある人も多いのではないでしょうか。特に自然のなかのように、心身ともにリラックスできるような場所では、凝り固まった思考がほぐれて、アイデアも浮かびやすくなると考えられます。

また、日常の職場には適度な緊張感があるため、どうしても役職や立場を意識してしまいやすくなります。オフサイトミーティングは、そうした制約から離れた環境で行われるため、フラットなコミュニケーションが生まれやすいという特徴があります。その結果、議論が活発になり、質の高いアイデアも生まれやすくなるでしょう。

一体感が生まれやすくなる

オフサイトミーティングは、単なる会議やミーティングではなく、参加者同士が長時間をともに過ごすイベントのようなものともいえます。深いコミュニケーションと相互理解を促せるため、一体感が生まれやすくなるというのも、メリットの1つです。そのため、チームが発足したばかりのタイミングや組織改編後に、チームビルディングとしてオフサイトミーティングを実施するケースもあります。

オフサイトミーティングは、通常の会議やミーティングよりも長い時間をかけて、1つのテーマについてじっくり話し合えるため、チームのビジョンを考えたり共有したりするのに効果的です。

集中して話し合える

通常のオフィスでの会議やミーティングは、途中で電話や来客、急ぎの業務対応などが発生して、話し合いが中断してしまうことがあります。職場を離れて行うオフサイトミーティングでは、そういったことが起きる心配が少ないため、集中して話し合うことができるでしょう。また、通常の会議・ミーティングほど時間も気にする必要がありません。落ち着いて話し合えるため、質の高い議論が行えるでしょう。

そのためオフサイトミーティングは、重要なことをじっくり話し合わなければならないときに適しています。たとえば、重要課題の解決、新規プロジェクトの立ち上げ、年間計画の策定などです。

オフサイトミーティングのデメリット

さまざまなメリットがあるオフサイトミーティングですが、以下のようなデメリットもあります。実施を検討しているなら、デメリットについても理解しておきましょう。

手間・コストがかかる

通常の会議やミーティングなら、社内の会議室やミーティングスペースさえ押さえれば、いつでも実施できます。話し合いに必要な備品なども、だいたい社内で調達が可能です。

これに対してオフサイトミーティングは、実施するとなると会場や備品、宿泊を伴う形で実施するなら宿泊施設なども手配しなくてはなりません。当然、これらにはコストもかかります。

このように、実施するために準備の手間とコストがかかるという点は、オフサイトミーティングのデメリットといえるでしょう。

参加者は業務を調整する必要がある

オフサイトミーティングを実施する場合、参加者は長時間、普段の職場や現場を離れることになります。その間に万が一トラブルが発生した際に、社内に残るメンバーで円滑に対応できるよう、参加者は事前にスケジュールや業務の調整を行わなくてはなりません。これが、参加者にとって負担となる可能性があります。

参加者の負担を軽減するためには、繁忙期を避けて実施するのが理想的です。しかし、部署ごとに繁忙期が異なるケースも多いため、日程調整が難しいという点もオフサイトミーティングのデメリットといえるでしょう。

成果が得られるとは限らない

お伝えしたように、オフサイトミーティングを実施するには手間とコストがかかりますが、それらをかけても必ず成果が得られるわけではありません。狙った成果が得られないリスクがあるというのも、オフサイトミーティングのデメリットといえます。

たとえば、よくある失敗として以下が挙げられます。

• いつもと違う場所で、楽しく「おしゃべり」するだけで終わってしまった。
• 活発な意見交換はできたが、話が広がりすぎて結局何も決まらなかった。
• 場所が変わったことで逆に緊張してしまい、あまり意見が出なかった。

次項よりオフサイトミーティングを実施する流れを紹介していきますが、まずは目的（達成したいこと、狙う成果）を明確にすることが何よりも重要です。そして、費用対効果も考えつつ、しっかりと計画を立てたうえで実施しましょう。

オフサイトミーティングを実施する流れ

ここからは、オフサイトミーティングを実施する流れを紹介します。基本的な流れは、以下の通りです。

1. 目的を決める
2. 参加者を決める
3. 開催日時・場所を決める
4. アジェンダを作成し、参加者に配布する

1つずつ、詳しく見ていきましょう。

1.目的を決める

まずは、オフサイトミーティングを実施する目的を明確にすることが重要です。そして、次のステップで参加者を決定しますが、決まった目的はあらかじめ参加者にも共有しておきましょう。事前に目的を伝えておくことで、当日は話し合いが脱線しにくくなります。あわせて、「なぜ通常の会議やミーティングではなくオフサイトミーティングなのか」という点も、参加者に説明できるとよいでしょう。

また、できれば目的だけでなく、具体的な目標も決めておくことをおすすめします。目標があると、プログラムの内容を考えやすくなりますし、実施後は効果の測定・把握もしやすくなります。

2.参加者を決める

決定した目的に合わせて、オフサイトミーティングに参加してもらうメンバーを決めます。人数が多すぎると議論の質も下がってしまう可能性があるため、話し合いは6～8人程度、多くても10人くらいまでで行うのがよいといわれています。参加者が多い場合は、グループ単位で行うことも検討してみましょう。

また、活発な議論を生むためにはメンバーの組み合わせも重要なポイントです。メンバー選定・グループ分けの際は、役職、部署、年齢、経験年数なども考慮しましょう。

3.開催日時・場所を決める

次に、オフサイトミーティングを開催する日時と場所を決めます。

開催日時は、できるだけ社員が参加しやすい日を選びましょう。また、対象者には開催日時を早めに伝えておくことも重要です。オフサイトミーティングは通常の会議・ミーティングよりも長い時間をかけて行うものであるため、あまりギリギリだとスケジュールが調整できない可能性があります。多くのメンバーが参加できるように、複数の候補日を挙げてアンケートをとるのもおすすめです。

開催場所についても、社員がアクセスしやすい（参加しやすい）会場が望ましいでしょう。移動時間が長いと疲れてしまい、話し合いに集中できなくなる恐れもあります。

また、効果を高めるには目的に合う会場を選ぶことも重要なポイントです。たとえば、重要事項をじっくり話し合って決めるなら、適度に緊張感があり、設備も整った貸会議室のような会場が適しているでしょう。新しいアイデアの創出やチームビルディングが目的なら、非日常な空間もよいかもしれません。もちろん予算内に収めることも重要ですので、候補を複数挙げて、よく比較検討したうえで会場を決定しましょう。

4.アジェンダを作成し、参加者に配布する

アジェンダとは、会議・ミーティングで取り上げる課題や、タイムスケジュールなどをまとめた資料のことです。

【アジェンダに記載する項目】

• 会議名
• 開催日時・場所
• 目的・テーマ
• 参加者
• タイムスケジュール
• 配布資料　など

自由に話し合えるのがオフサイトミーティングの魅力でもありますので、厳守する必要はありませんが、タイムスケジュールは決めておいたほうがよいでしょう。時間を設定しておかないと、意見がまとまりにくくなります。また、だらだらと話し合いを続けても、参加者の集中力も落ちてしまうでしょう。

アジェンダを作成したら、事前に参加者に共有しておきます。その際、参加者から要望や意見なども聞いておけるとよいでしょう。意見を求めることで改善点が見つかることもありますし、参加者の意識も高めることができます。

オフサイトミーティングを有意義なものにするためのポイント

最後に、オフサイトミーティングを有意義な時間にするためのポイントを5つ紹介します。

適切な時期に開催する

オフサイトミーティングは、適切な時期に開催するとより高い効果が得られる可能性があります。

たとえば、新年度や四半期の始め、新しい事業を立ち上げたとき、組織改編を行ったときなどが、効果的なタイミングとして挙げられます。このようなタイミングでオフサイトミーティングを開催することで、改めて社員に企業の方向性や戦略を共有できます。全員で一丸となって、同じ方向に進んでいけるようになるでしょう。また、大きなプロジェクトが終わったときに、振り返りや次に向けてのアイデア創出のためにオフサイトミーティングを開催するのもおすすめです。

逆におすすめしない時期としては、年度末や四半期の締め、プロジェクトの期日前などが挙げられます。そのほか、社員が参加しにくい時期（繁忙期など）も避けるようにしましょう。気兼ねなく参加できる状態を作らないと、活発な意見交換が行えず、狙った効果が得られない可能性が高くなります。

ファシリテーターを決めておく

オフサイトミーティングでは、できれば単なる進行役ではなく、ファシリテーターを配置することをおすすめします。ファシリテーターとは、会議やミーティングなどで中立的な立場で話し合いを促し、合意形成をサポートする人を指します。司会進行だけでなく、参加者から意見を引き出す、脱線しそうになれば軌道修正する、多様な意見をまとめるなどの役割があります。ファシリテーターを置くことで、オフサイトミーティングがより有意義な時間になるでしょう。

ただ、ファシリテーションをスムーズに行うには、さまざまなスキルが必要となります。効果的なオフサイトミーティングを実施するために、ファシリテーターの育成にも取り組んでみてはいかがでしょうか。

アイスブレイクを実施する

先ほどオフサイトミーティングのメリットとして、「良いアイデアが出やすくなる」「集中して話し合える」を揚げましたが、場所が変わると緊張してしまい、逆に「意見しにくい」「集中できない」と感じる人もいます。自由な話し合いができる雰囲気を作るために、本題に入る前にアイスブレイクを実施するとよいでしょう。

アイスブレイクにはさまざまやり方がありますが、会議や研修などでは簡単なゲームやクイズなどが取り入れられることが多いです。簡単にできるアイスブレイクは以下の記事でも紹介していますので、よろしければ参考にしてください。

短時間でできるアイスブレイク30選！所要時間ごとに紹介

アイスブレイクゲーム29選！概要とやり方を目的別に紹介

ルールを作っておく

オフサイトミーティングで活発な議論を行うためには、ルールを作っておくことも重要なポイントです。

【ルールの一例】

• ほかのメンバーの発言を否定しない
• 話を遮らず最後まで聞く
• 自分のなかでまとまっていなくても、積極的に発言する　など

オフサイトミーティングを実施した後は振り返りの時間を設け、ルールも都度見直し・改善を行えるとよいでしょう。

実施して終わりにしない

オフサイトミーティングを実施した後は、議論したこと・決まったことなどを参加者に共有しましょう。できれば、24時間以内に行うのが望ましいです。これはオフサイトミーティングに限らず、通常の会議やミーティングでも同じく重要なポイントになります。

そして、参加者にアンケートをとるなどしてフィードバックを集められるとよいでしょう。それらを次回のオフサイトミーティングに反映させると、参加者の意欲も高められます。また、オフサイトミーティングを振り返り、成果を測定したり、改善案を検討したりする時間を設けることも大切です。一度きりの開催で終わらせずに、次につなげていきましょう。

まとめ

オフサイトミーティングについて解説しました。いつもの職場や現場から離れた場所で話し合うことで、自由な意見やアイデアが出やすくなります。また、電話や来客などで話し合いが中断される心配もないため、集中して話し合うことができるでしょう。参加者同士の深いコミュニケーションも促せるため、チームビルディングにも効果的です。

ただ、オフサイトミーティングにはデメリット（注意点）もあります。狙った効果を得るために、まずは目的を明確にしてしっかり計画を立て、ポイントを押さえたうえで実施することが大切です。