ハドルミーティングとは？メリットや実施するときのポイントを紹介
- 組織・人材開発
ハドルミーティングという会議のスタイルが注目されています。導入することで、効率的に話し合いや情報共有が行えるようになるだけでなく、コミュニケーション活性化にもつながるといわれています。
本記事では、ハドルミーティングとはどのようなものなのか、メリットや、ハドルミーティングが向かないケース、ハドルミーティングを実施するために必要なもの、実施するときのポイントを紹介します。
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ハドルミーティングとは
ハドルミーティングとは、必要なときに、必要なメンバーだけを集めて実施する、短時間の打ち合わせやミーティングのことをいいます。「ハドル会議」とも呼ばれることがあります。毎週・毎月といった決められた日時に会議室に集まって話し合うのではなく、必要に応じて社内のちょっとしたスペースに集まり、短時間集中で話し合ってサッと解散するという、会議のスタイルです。
「必要なとき」とは、たとえばプロジェクトに関する情報をメンバーで共有したいときや、メンバーのタスクやToDoを確認したいとき、ちょっとしたアイデアが欲しいときなどが考えられます。そして「短時間」とは、特に決まりはありませんが10分～30分程度で実施するケースが多いでしょう。
ハドルミーティングの由来
「ハドル」とは、アメリカンフットボールの試合の中で行われる作戦会議のことです。試合中にフィールド内で選手同士が円陣を組み、次のプレーを確認することを意味します。ハドルミーティングは、このアメリカンフットボールのハドルに由来しています。
アメリカンフットボールは、1回の攻撃が終わって（これを「ボールデッド」といいます）から40秒以内に、次のプレーを始めなければならないというルールになっています。ただ、40秒が経過するよりも早く、審判から「プレーを始めましょう」という合図（これを「レディー・フォー・プレー」といいます）があれば、そこから25秒以内に次のプレーを始めなくてはなりません。つまりハドルを行える時間は、「ボールデッドとなってからレディー・フォー・プレーがかかるまでの時間＋25秒」というわけです。それぞれの選手が次のプレー開始の位置につく時間も考えると、これよりももっと短くなるでしょう。
ハドルミーティングは、アメリカンフットボールのハドルほど時間に厳しいわけではありませんが、短時間で集中して話し合い、効率よく成果を上げる方法として注目されています。
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ハドルミーティングのメリット
では、ハドルミーティングには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
時間と場所を有効に使える
ハドルミーティングは、一般的な定例会議よりも少ない人数で実施します。また、メンバーが集まれるだけのちょっとしたスペースがあればどこでも実施することができるため、定例会議のように広い会議室を用意する必要がありません。参加者の日程調整をしたり、会議室を押さえたりする手間を省くことができます。会議室不足が課題となっている企業も、ハドルミーティングを導入することで、本当に会議室を必要とする人が使いやすくなるでしょう。
そして、新型コロナウイルスの流行がきっかけで日本も働き方の多様化が進みましたが、ハドルミーティングはオンラインでも実施可能です。時代にもマッチした会議スタイルといえます。
ハドルミーティングを導入することで、時間と場所を有効使えるようになるでしょう。
生産性が向上する
一般的な定例会議は参加者が多いため、話が脱線したり、意見がまとまらなくなったりして、予定時間をオーバーしてしまうことがあります。ハドルミーティングは、参加者を必要なメンバーだけに絞って実施します。そして短時間で集中して話し合い、目的が達成されればすぐに解散するスタイルを基本としているため、「だらだらと長引く」という状況になりにくいといえます。
また、前項でお伝えしたように、一般的な定例会議に比べて準備（会議室の手配、日程調整など）の手間も少なく開催できます。さらに、ハドルミーティングを導入して無駄な会議を減らすことができれば、より多くの時間を仕事に使えるようにもなります。
ハドルミーティングにはこのような特徴があることから、上手く運用できるようになれば、企業全体の生産性の向上にもつなげることができるでしょう。
適切な情報共有が可能になる
リモートワークの割合が高い企業では特に、メンバー間のやり取りはテキスト（メール、チャットなど）が中心になります。しかし、テキストでは細かいニュアンスまで伝えるのは難しいため、メッセージを発信する側と受け取る側との間で、誤解や認識のズレが生まれやすくなります。チーム内で適切な情報共有ができていないと、プロジェクトの進行が遅れたり、大きなトラブルにつながったりする可能性もあります。
ハドルミーティングは、チーム内の認識を揃えるのに有効です。定期的にハドルミーティングを実施して、口頭でも必要な情報を共有することで、細かいニュアンスや温度感も伝わりやすくなります。それぞれが別の場所で仕事をしていても、チームとしてプロジェクトを円滑に進められるようになるでしょう。
コミュニケーションが活性化する
リモートワークが普及したことで、メンバー間のコミュニケーション不足を課題に感じている方も多いのではないでしょうか。これを解消するために、ビジネスチャットや社内SNSを活用している企業もあるでしょう。もちろんこれらも有効な手段ではありますが、コミュニケーションを活性化させるためには、やはり「会話」の機会が必要です。ハドルミーティングは、リモートワークによるコミュニケーション不足の解消にも役立つと考えられます。
オンラインでのハドルミーティングに便利なツールはのちほど紹介していますが、その一つにSlackがあります。Slackのハドルミーティングは、基本的にビデオカメラは使いません。音声だけでよいので、通常のカメラ有りのオンラインミーティングより、気軽に実施できるのではないでしょうか。慣れれば、オフィスで雑談をするような感覚でコミュニケーションがとれるようになるでしょう。
ハドルミーティングが向かないケース
ここまでハドルミーティングのメリットを紹介してきましたが、ハドルミーティングはどのような話し合いにも適しているわけではありません。議題が複数ある場合や、長い時間をかけて深い議論が必要な場合は、ハドルミーティングよりも通常の会議のスタイルが向いています。たとえば、戦略会議、中・長期計画の策定会議、経営陣や役員、部門長が集まる会議などです。ハドルミーティングは、一つのプロジェクトやチームのミーティングなどに適したスタイルです。会議の目的や内容に合わせて、会議のスタイルを使い分けましょう。
また、ハドルミーティングを効果的に実施するには、環境を整える必要があります。導入コストがかかるという点は、ハドルミーティングのデメリットといえるかもしれません。具体的にどういったものを用意する必要があるのかについては、次項で詳しく紹介します。
ハドルミーティングを実施するために必要なもの
ではここからは、ハドルミーティングを実施するために用意しておくべきものを、オフィスで実施する場合とオンラインで実施する場合に分けて紹介していきます。
オフィスで実施する場合
オフィス内でメンバーと対面でハドルミーティングを実施するなら、コミュニケーションスペースと備品などを用意しておきましょう。
コミュニケーションスペース
ハドルミーティングは、メンバーが集まれるだけのスペースさえあればどこでも実施することができますが、ちょっとした打ち合わせを行えるような場所を、オフィス内に新たに設置することも検討してみてはいかがでしょうか。
ハドルミーティングを行うための専用のスペースは「ハドルスペース」と呼ばれています。ファミリーレストランのボックス席のようなタイプや、リラックスして話せるようソファが設置されたタイプ、立ったまま話し合うスタンディングタイプなど、さまざまなタイプがあります。
必要なときにすぐに集まって、終わったらすぐに業務に戻れるよう、ハドルスペースはオフィス内の集まりやすい場所に設置するのがポイントです。たとえば共有スペースの周辺、執務室内などがよいのではないでしょうか。また、ハドルミーティングは基本的に少人数で実施するものですので、広いスペースは必要ありません。定員としては、6人くらいまでを目安にするとよいでしょう。
備品
コミュニケーションスペースには、以下のいずれかの備品を用意しておくと便利です。
- ホワイトボード……会議・ミーティングの定番アイテムです。今回のハドルミーティングの目的、課題、その他必要な情報を書き出し、メンバーと共有できます。
- インタラクティブホワイトボード……デジタル化された板面に直接書き込める電子ホワイトボード（電子黒板）です。書き込んだ画面を保存したり、パソコンで共有したりすることもできます。
ホワイトボードやインタラクティブホワイトボードの代わりに、モニターを設置するケースもあります。コミュニケーションスペースの環境に合わせて、適切なものを用意しておきましょう。
また、コミュニケーションスペースにはWi-Fi環境や電源を確保しておくことも大切です。そうすることで、パソコンやタブレットを使いながら話したり、離れたところにいるメンバーともオンラインでつながったりすることも可能になります。
オンラインで実施する場合
オンラインでハドルミーティングを実施するなら、コミュニケーションツールがあると便利です。ハドルミーティングにおすすめのコミュニケーションツールとしては、たとえば以下のようなものがあります。
Slack
Slack（スラック）は、世界で広く利用されているチームコミュニケーションツールです。Slackには、「ハドルミーティング」という機能が搭載されています。ビデオカメラを使わずに、メンバーと音声のみでカジュアルなコミュニケーションがとれる機能です（※基本は音声のみですが、カメラをオンにすることも可能です）。
通常のオンラインミーティングは、事前にスケジュールしておく（開催日時を決めて設定しておく）必要があります。そのため、「ちょっと話がしたいけれど、わざわざミーティングをするほどだろうか？」と、迷ったり躊躇ったりしてしまうこともあるでしょう。Slackの「ハドルミーティング」は、チャンネル（Slackにおける仕事のスペース）やDM内にある開始ボタンをクリックするだけで、すぐに会話を始められます。同じオフィス内で働いているときのような感覚で、気軽にコミュニケーションをとることが可能になります。
画面共有機能もあるので、資料等も簡単に共有できます。なお、Slackの「ハドルミーティング」は短時間のミーティング向けの機能ですが、特に制限時間は設けられていません。
公式サイト：AI による業務管理とプロダクティビティツール - Slack
Google Meet
Google Meet（グーグルミート）は、Google社が開発・提供するビデオ会議ツールです。このビデオ通話を使ってハドルミーティングを実施するのもおすすめです。
前項で紹介したSlackの場合、ミーティングに参加できるのは基本的にSlackのワークスペース内のメンバーだけですが、Google Meetは、Googleアカウントを持っている人であれば誰でも利用することができます。また、Googleアカウントを持っていない人でも、主催者の承認をもらうことで会議に参加できます。他のGoogleサービスとも連携できるので、資料や予定の共有もスムーズに行うことができるでしょう。
公式サイト：Google Meet: オンライン ウェブ会議通話とビデオ会議通話 | Google Workspace
Zoom
Zoom（ズーム）は、安定した音声・映像が強みのWeb会議ツールです。Zoomには、無料版と有料版があります。無料版の会議時間は最長40分ですので、通常の会議なら有料版がおすすめですが、ハドルミーティングなら無料版でも十分でしょう。
また、ローカル保存になりますが無料版でも録音・録画が可能です。録音・録画をしておけば、後から話し合いの内容を確認することができますし、ミーティングに参加できなかったメンバーにもスムーズに情報を共有できます。
公式サイト：あらゆるデバイスからの対面ミーティング | Zoom
ハドルミーティングを実施するときのポイント
最後に、ハドルミーティングを効果的に実施するためのポイントを紹介します。
目的を明確にする
何のためにハドルミーティングを実施するのかを明確にし、参加者に共有しておきましょう。参加者の認識を揃えておくことで、短時間で集中して話し合うことができます。
また、先ほどお伝えしたように、ハドルミーティングはどのような会議・ミーティングにも適しているわけではありません。目的によっては通常の会議のスタイルのほうが適しているケースもありますので、まずは目的を明確にすることが大切です。
必要なメンバーのみを集める
ハドルミーティングは、必要に応じて必要なメンバーだけで実施するのが基本です。「とりあえず、あの人にも来てもらっておこう」というような人は呼ばず、本当に必要なメンバーだけを招集するようにしましょう。人数に決まりはありませんが、ハドルスペースは定員6人以下が目安といわれていますので、このくらいがよいのではないでしょうか。
人数が多いと、どうしても話が脱線したり、いろいろな意見が出すぎて収集がつかなくなったりしやすくなります。また、「とりあえず呼ばれた人」としても、ミーティングがなければ自分のやるべき仕事を進めることができます。通常の会議にもいえることですが、会議やミーティングは人数を絞ることで、全体の業務効率の向上にもつながります。
時間を意識する
ハドルミーティングを実施するときは、あらかじめ制限時間を決めておきましょう。そして、「時間内に終わらせること」を意識して議論を進めていきます。そうすることで、短時間で集中して話し合えるようになるでしょう。時間内に結論を出せるように、議題を事前に共有しておくのもおすすめです。
時間に決まりはありませんが、長くても30分程度がよいでしょう。もし制限時間が来る前に目的を達成できれば、その時点で解散してすぐにそれぞれの業務に戻ります。ハドルミーティングは、短時間で・効率よく実施するのがポイントです。
まとめ
ハドルミーティングは、必要なときにだけ開催する短時間のミーティングのことです。環境整備等にコストはかかるものの、導入することで、時間・場所を有効に使える、適切な情報共有が可能になる、コミュニケーションが活性化するなどのメリットが得られるでしょう。さらに、これらの結果として生産性の向上も期待できます。
ただ、ハドルミーティングが向いていないケースもありますので、会議やミーティングの目的に合わせて、通常の会議スタイルと使い分けるようにしてください。
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この記事の著者
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