タイムマネジメントとは?実践方法やポイントを解説

2024.03.27
  • ビジネススキル

働き方改革の推進や、人手不足の深刻化により、「いかに従業員一人当たりの生産性を上げるか」が、多くの企業で課題となっています。そんななかで重要性が高まっているのが、「タイムマネジメント」です。

本記事では、まずタイムマネジメントとは何かを解説し、タイムマネジメントが重要な理由、タイムマネジメントの実践方法とポイント、タイムマネジメントを学べる研修を紹介します

 

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タイムマネジメントとは

タイムマネジメント(time management)をそのまま日本語に訳すと、「時間の管理」となります。しかし、ビジネスパーソンに求められるタイムマネジメントは、「時間の管理」というよりは「時間を有効に使うスキル」といえるでしょう

具体的には、目の前にあることから手をつけていくのではなく、まずやるべきことを洗い出して優先順位をつけ、やり方も工夫しながら進めていくことを意味します。そうすることで、同じ時間のなかでも、より多くの仕事をこなせるようになります。

タイムマネジメントと似ている言葉に、「スケジュール管理」があります。スケジュール管理とは、スケジュールを立てて、そのとおりに行動することをいいます。タイムマネジメントでは、このスケジュール管理に加えて、パソコンスキルや資料作成スキル、コミュニケーションスキルなど、1つひとつの仕事のスキルを強化することも求められます。そうすることで、仕事をよりスムーズに進められるようになるのです。

タイムマネジメントが重要な理由

従業員が時間を有効に使えるようになると、企業にとってはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、企業にとってタイムマネジメントが重要な理由を解説していきます。

生産性の向上につながるため

タイムマネジメントができるようになると、同じ時間のなかでも、一人がこなせる仕事量が増えます。従業員全員に「時間を有効に活用すること」を意識して働いてもらうことで、業務が大幅に効率化するでしょう。その結果として、企業全体の生産性向上も期待できます。

残業時間やコストを削減できるため

目の前にある仕事から取りかかる、または与えられた順に処理していくという形では、無駄な作業や手戻りが発生してしまうことがあります。それらに対応するために残業をすれば、その分だけ人件費、水道光熱費などのコストも発生します。

まず初めにやるべきことをすべて洗い出して、優先順位をつけて進めていくことで、非効率な状況が改善され、残業時間やコストを削減できるでしょう

ワークライフバランスを実現するため

タイムマネジメントにより残業を減らすことができれば、従業員はワークライフバランスを実現しやすくなりますプライベートが充実すれば、「モチベーション高く、集中して仕事に取り組めるようになる → 仕事の質・生産性アップ」という好循環が生まれることが期待できるでしょう。

また、時間に余裕ができると、精神的にも余裕が生まれます。タイムマネジメントは、心の健康を保つためにも身につけておいてもらいたいスキルといえます。

タイムマネジメントの実践方法

ではここからは、タイムマネジメントの実践方法を紹介していきます。タイムマネジメントの基本の流れは、以下のとおりです。

  1. 必要なタスクの洗い出し
  2. 目標と期限の設定
  3. 優先順位の決定
  4. スケジュールの作成
  5. タスク開始・定期的な見直し

各ステップでどのようなことをするのか、詳しく見ていきましょう。

1.必要なタスクの洗い出し

まず初めに、やらなければならないことをすべて洗い出します。どのようなタスクがあり、それぞれいつまでにやらなければならないのか、どのくらいの時間が必要なのか、内容、フロー、関係者なども整理しましょう。必要なタスクをすべて洗い出して、業務を「見える化」することで、現在自分がどれくらいの業務を抱えているのかを、客観的に把握ができます。

タスクの洗い出しには、「ロジックツリー」や「HIROEN」といったフレームワークや、「ブレインストーミング」などの方法を使うとよいでしょう。

ロジックツリー

ロジックツリーとは、ものごとを体系的に整理するためのフレームワークです。主に問題の解決方法を考えたり、原因を分析したりするために使われるものですが、業務の見える化にも活用できます。

ロジックツリーは、トップに置いたテーマをいくつかのサブテーマに分解し、そのサブテーマをさらに分解していくことで、テーマを構成する要因・要素を明らかにしていきます。下に行くほどテーマが増えていき、完成した図がツリー(木)のような形になることから、ロジックツリーと呼ばれています。

ロジックツリーを活用するときは、「モレ・重複なく」要因・要素を整理していくことがポイントです。近年注目されているロジカルシンキングの基本的なフレームワークの1つですので、ビジネスパーソンとして押さえておきましょう。

ロジックツリーについては、以下の記事でも詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

ロジックツリーとは?作り方・注意点・テンプレートを解説

HIROEN

HIROEN(ヒロウエン)は、タスクの設定に役立つフレームワークです。仕事を分解していくと、必ず以下の6つのレベルのいずれかに分けることができるというものです。やらなければならないことが、6つのどのレベルに当てはまるかを考えて、タスクを計画していきます。

  • Hear(聞く)……誰かに確認しておくべきこと。
  • Inform(伝える)……誰かに伝えておくべきこと。
  • Request(依頼する)……誰かに依頼しておくべきこと。
  • Operate(作業する)……自分が行うべきこと。
  • Examine(調べる)……調査、検討すべきこと。
  • Negotiate(交渉する)……誰かと交渉すべきこと。

HIROENをタスクの設定に活用することで、時間を有効に活用できるだけでなく、作業忘れも防ぐことができるでしょう。

ブレインストーミング

ブレインストーミングとは、複数人で自由に意見を出し合って、新たなアイデアを生み出そうとする会議手法のことです。チームのメンバーと「この業務を達成するにはどうすればいいか」を話し合うことで、自分一人では気づけなかったタスクが見つかることもあるでしょう。また、チーム内で同じ意見が出れば、それは紛れもなく「やるべき業務」であるということを、チームで再確認できます。

ブレインストーミングには、「他者の意見を否定しない」「自由に発想する」「できるだけ多くの意見を出す」「他者のアイデアを活用する」という4つの原則があります。実施する際は、この4原則を守るようにしましょう。

2.目標と期限の設定

タスクをすべて洗い出せたら、それぞれのタスクに期限と目標を設定します。次のステップで、タスクに優先順位をつけていきますが、各タスクの期限と目標は、適切な優先順位を決めるヒントになるものですので、それぞれ明確に設定しましょう。

3.優先順位の決定

タスクの洗い出し、期限と目標の設定ができたら、次はタスクの優先順位を決めていきます。これには、「アイゼンハワー・マトリクス」というフレームワークを活用するのがおすすめです。緊急度と重要度の2軸を設けて、以下のようにタスクを4つに分類していくことから、「緊急度と重要度のマトリクス」と呼ばれることもあります。

【第1象限(緊急度・重要度ともに高い)】

  • トラブル、クレームへの対応
  • 締め切りが迫っているタスク

など

【第2象限(緊急度は低いが、重要度が高い)】

  • 新しい知識・スキルを習得するための勉強
  • 部下の育成

など

【第3象限(緊急度は高いが、重要度は低い)】

  • 形式的な報告
  • 問い合わせ対応

など

【第4象限(緊急度・重要度ともに低い)】

  • 年に1度の資料の更新
  • 営業メールの返信

など

このうち最も優先しなければならないのは、緊急度・重要度ともに高い第1象限に分類されるタスクです。第3象限、第4象限に分類されるものは、本当に必要なタスクなのか、誰かに任せることはできないかなどを検討してみるとよいでしょう。

4.スケジュールの作成

優先順位が決まったら、次はタスクをスケジュールに落とし込んでいきます。実際に動き出してから追加作業やトラブルが発生することもありますので、1つひとつのタスクに丁寧に取り組めるように、余裕を持ったスケジュールとすることを心がけましょう。

5.タスク開始・定期的な見直し

スケジュールを作成できたら、それに沿ってタスクに取りかかっていきます。先ほどお伝えしたように、タスクを開始したあとで想定外のことが起こることもありますので、定期的に見直しをすることも重要です。あらかじめ余裕を持ってスケジュールを組んでおけば、改善や軌道修正もしやすいでしょう。

タイムマネジメントのポイント

ここからは、タイムマネジメントに取り組む際のポイントを紹介していきます。

目標やスケジュールは実現可能なものにする

自分にとって高すぎる目標や、隙間がなさすぎるスケジュールを立てると、身体にも心にも無理がかかってしまいます。すると、パフォーマンスも下がり、途中で挫折してしまう可能性もあるでしょう。また、スケジュールに余裕がないと、何か問題やトラブルが発生したときに、柔軟な対応ができなくなります。

目標やスケジュールは、少しゆとりを持たせて、実現可能なレベルにすることがポイントです。ただ、軽々クリアできるレベルまで下げると、成長につながりませんので、「努力すれば実現可能」なレベルを意識し、目標やスケジュールを考えてみてください。

生産性を常に意識する

先ほど、企業にとってタイムマネジメントが重要な理由の1つとして、「生産性の向上につながるため」を挙げました。従業員一人ひとりにタイムマネジメントのスキルを身につけてもらえば、業務が効率化し、生産性の向上が期待できます。逆にいえば、タイムマネジメントは、業務効率化だけでなく生産性向上を実現させるものであるべきです。

従業員としては、「タイムマネジメントを身につければ、早く帰れるようになる」と考えるかもしれません。確かに、仕事を早く終わらせてプライベートの時間を多く確保できるようになることも、タイムマネジメントのメリットの1つです。しかし、それ自体をタイムマネジメントの目的にしてしまうと、仕事の質が下がったり、周りに負担がかかってしまったりすることがあります。

従業員には、ただ仕事を早くこなせるようになるだけでなく、仕事の質を向上させて、「生産性向上につなげること」を意識してもらうことが重要です

仕事を「見える化」する

仕事の全体像を把握できていないと、タイムマネジメントはなかなかうまくいきません。ただ、毎回タスクの洗い出しから始めるのは大変です。タスクは、便利なツールやアプリを活用して、常に「見える化」しておくのがおすすめです。そうすることで、予定を変更する必要が生じたときも、素早く対応できるようになるでしょう。

また、最近では、スケジュールやタスクの進捗状況などを、チームで共有できる便利なツールやアプリもあります。チーム内での情報の伝達・共有がスムーズに行えるようになれば、チーム全体の業務効率化も実現できるでしょう。

「振り返り」は毎日行う

個人でタイムマネジメントを行うなら、必ず毎日「振り返り」を行いましょう。今日一日スケジュールどおりに動けたのか、イレギュラーはあったのか、良かったこと、悪かったことなどを確認し、より良くするにはどうすればいいかを考えます。振り返りを毎日繰り返すうちに、今の自分が「どれくらいの仕事量をこなせるのか」が見えくるので、次第により自分に合ったスケジュールが立てられるようになっていくでしょう

振り返りでは、「KPT法」や「KDA法」「YWT法」といったフレームワークを活用するのがおすすめです。どのフレームワークも、3つの視点から現状を振り返り、次のアクションを考えるというものです。それぞれを簡単に紹介します。

KPT

KPTは、以下の3つの頭文字をとったものです

  • Keep:できている・続けていくべきこと。
  • Problem:問題点や改善が必要なこと。
  • Try:次にやるべきこと。

まずKeepProblemを挙げていき、それらをもとにTryを検討するという流れで進めていきます。個人の振り返りだけでなく、チームでブレインストーミングを行う際にも使えるフレームワークです。

KDA

KDAは、以下の3つの頭文字をとったものです

  • Keep:できているため、今後も続けていくこと。
  • Discard:できていない・失敗したなどのために、今後はやめること。
  • Add:これらを踏まえて、新しく始めること。

先ほど紹介したKPT法と似ていますが、「やめること」を決めるのがKDA法の大きな特徴です。改善策を考えるときは、どうしても追加で何かすべきことばかりを考えてしまいがちです。しかし、やるべきことが多くなりすぎると、キャパオーバーになってしまう可能性があります。成果につなげるためには、「やめること」を決めるのも重要なのです。

YWT

YWTは、以下の3つの頭文字をとったものです

  • Y:やったこと
  • W:わかったこと
  • T:次にやること

YWT法は、日本能率協会コンサルティング(JMAC)が開発した、独自のリフレクション(振り返り)の手法です。具体的な進め方やポイントについては、日本能率協会コンサルティングのホームページをご覧ください。

リンク:YWT(やったこと・わかったこと・次にやること)|用語集|株式会社 日本能率協会コンサルティング

研修でタイムマネジメントを学ぶ

研修会社のなかには、タイムマネジメントに必要なスキルを鍛える「タイムマネジメント研修」を提供しているところもあります。従業員にもっと業務を効率的に進められるようになってほしいと考えているなら、タイムマネジメント研修を受けてもらうのがおすすめです。

内容は対象とする階層や研修会社によっても異なりますが、タイムマネジメントとは何か、普段の自分の振り返り、優先順位のつけ方などを、講義とワークで学ぶようなものが多いです。マネジメント層を対象とする研修では、個人のタイムマネジメントだけでなく、チームの業務を効率化させる方法、生産性を向上させる方法などを学べるものもあります。

株式会社IKUSAも、さまざまな研修を提供しています。タイムマネジメントを学ぶなら、「段取り研修(マネジメント基礎)」がおすすめです。「仕事の成果は段取り8分」ともいわれています。この研修で、段取りの重要性や「7つの段取りルール」を学ぶことで、仕事が成果につながりやすくなでしょう。お気軽にお問い合わせください。

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まとめ

今回、タイムマネジメントの基本の流れを紹介しましたが、タスクの洗い出しや優先順位づけなどは、いきなり「やってみて」といわれても難しいので、まずは研修で学んでもらうのがおすすめです。

また、タイムマネジメントは、ただ効率よく、スケジュールどおりに仕事を進めていくだけでなく、最終的には生産性向上につながるものであるべきです。従業員にタイムマネジメントに取り組んでもらう際は、この点も意識してもらいましょう。

 

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この記事の著者

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

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