タスクブレイクダウンとは？やり方をわかりやすく解説
- ビジネススキル
「タスクが多すぎて、毎日時間に追われている……。」このような状態が続くと、業務効率や生産性が低下するだけでなく、ストレスや睡眠不足などにより健康にも悪い影響が出てしまう恐れがあります。たくさんの仕事をスムーズにこなしていくために、タスクブレイクダウンを取り入れてみましょう。
本記事では、タスクブレイクダウンとは何か、タスクブレイクダウンのメリットや、やり方、タスク管理のコツについて解説していきます。
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タスクブレイクダウンとは
タスクブレイクダウンとは、その名の通りタスクをブレイクダウン（細分化）することを意味します。
たとえば、社内で新商品のプレゼンテーションを行うとします。そのためには、「必要な情報やデータの収集」「プレゼンテーション資料の作成」「ミーティングの設定」などのタスクをこなす必要があります。そして、「プレゼンテーション資料の作成」というタスクは、「目次の作成」「コンテンツの作成」「作成した資料のチェック・修正」など、さらに細かいタスクに分けることができます。このように、タスクを細かく分解していく作業が、タスクブレイクダウンです。
タスクとToDoの違い
そもそもタスクとは、どのようなものを指すのでしょうか。混同しやすいToDoとあわせて、改めて言葉の意味を確認しておきましょう。
タスクとToDoは、どちらも「自分がやらなければならないこと」を意味する言葉ですが、一般的にタスクは、このうち一定期間内に終わらせる必要がある仕事や作業を指します。対してToDoは、期限は設定されていないけれどやらなければならない、またはやっておいたほうがよい仕事や作業を指します。タスクを細かく分けたものをToDoと呼ぶケースもありますが、基本的には「期限が設定されているかどうか」で使い分けます。
また、タスクには「コンピューターが処理する仕事の単位」というIT用語としての意味もあります。文脈によってはこちらの意味である可能性もあるので、注意しましょう。
ビジネスでの「ブレイクダウン」とは
お伝えしたように、「ブレイクダウン」とは細分化することを意味する言葉です。ビジネスにおいては、大きなもの（プロジェクト、タスク、アイデアなど）を細かく分解していくことをいいます。または、上層部が決めたことを細分化して、下の階層に落とし込むという意味で使われることもあります。
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タスクブレイクダウンの重要性
タスクブレイクダウンは、タスク管理においても重要な作業です。タスク管理とは、1つの仕事をタスク単位に分解し、優先順位や期限を考慮して進捗を管理することをいいます。タスクを適切に管理することで、仕事がスムーズに進められるようになります。その結果として、仕事の質やチーム全体の生産性向上も期待できるでしょう。
タスク管理の大まかな流れは、以下の通りです。
- やるべきこと（タスク）をすべて洗い出す。
- 各タスクに必要な時間と期限を確認し、優先順位をつける。
- スケジュールを組む。
- 進捗を管理しながらタスクを処理していく。
遅延が発生すれば、タスクの割り振りを見直したり、スケジュールを再調整したりする必要もあります。
このタスク管理を適切に行うためには、最初にタスクを洗い出すときに、できるだけブレイクダウンしておくことが重要なポイントになります。そうすることで、作業の抜け・漏れが発生しにくくなりますし、チームのメンバー間で認識のズレも起きにくくなるでしょう。
タスクブレイクダウンのメリット
タスクをブレイクダウンすることで、仕事がより効率的に進められるようになります。具体的に、どのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
仕事に取りかかるまでの時間が短くなる
タスクブレイクダウンをすると、仕事にすぐに取りかかれるようになります。
こなさなければならない仕事がたくさんあったり、新しいことに取り組まなければならなくなったりすると、「何から手をつければよいのかわからない」といった状態になってしまうことがあります。着手までに時間がかかると、その分完了も遅くなってしまうでしょう。
漠然としている仕事も、タスクブレイクダウンをすることで、やるべき作業が具体化されます。そうすることで、「ハードルが高い」と感じていた仕事にも、すぐに取りかかれるようになります。余裕を持って早めに進めていくことで、ミスも発生しにくくなるでしょう。
時間を見積もりやすくなる
1つのタスクをできるだけ細かく分解していくと、そのタスクにどれくらいの時間がかかるのかを算出しやすくなります。大きな仕事でも、タスクの所要時間を算出することで、完了までの時間を見積もりやすくなるでしょう。
各タスクに必要な時間は、できるだけ正確に見積もらないと、適切なスケジュールを組むことができません。すると、チームのメンバーに負担がかかりすぎたり、期日に間に合わなくなって関係者に迷惑をかけてしまったりする可能性もあります。
また、タスクを詰め込みすぎて失敗してしまうというのも、よくあるケースです。タスクをブレイクダウンして、タスクに必要な時間を見積もることで、「さすがにこの量は詰め込みすぎだ」という判断もしやすくなるでしょう。
作業の抜け漏れ・重複を防げる
1つの大きな仕事を、細かいタスクに分解していくことで、達成までにやるべきことと、その手順も明確になります。仕事がスムーズに進められるようになるだけでなく、抜け漏れも発生しにくくなるでしょう。
また、企業に所属していると、プロジェクトのようにチームで進めていく仕事が多くなります。大きなプロジェクトも、タスク単位に分解していくことで、メンバーそれぞれの役割と責任も明確になります。タスクをきちんと割り振って、メンバー同士でコミュニケーションをとりながら進めていくことで、重複作業も発生しにくくなるでしょう。
モチベーションを維持しやすくなる
タスクを細かく分解していくと、1つの小さなタスクが完了するごとに、小さな達成感を得られるようになります。これが仕事のモチベーションにつながるというのも、タスクブレイクダウンのメリットの1つです。特に大きな仕事になると、最終の成果を得られるまでに長い時間がかかります。小さな達成感を得られるポイントを設けておくことは、モチベーションを維持するために重要です。
モチベーション高く仕事に取り組めるようになれば、作業をより効率的に進められるようになる、仕事の質が向上するといった効果も期待できるでしょう。
タスクブレイクダウンの方法
では、タスクはどのような方法でブレイクダウンしていくとよいのでしょうか。ここからは、タスクブレイクダウンの具体的な方法として、「HIROEN」「二等分法」の2つを紹介します。また、プロジェクト管理に適したブレイクダウンの方法として、「WBS」も紹介します。
HIROEN
HIROEN（読み方：ヒロウエン）は、小林忠嗣氏が著書『知的生産性向上システムDIPS（ディップス） 』（出版社：ダイヤモンド社）のなかで提唱した、業務をブレイクダウンするフレームワークです。アルファベットのHIROENは以下の6つの英単語の頭文字を取ったもので、業務は必ずいずれかのレベルに分けることができるとされています。
H：Hear（聞く） | 誰かに聞いておく（確認しておく）べきこと。 |
I：Inform（伝える） | 誰かに伝えておかなければならないこと。 |
R：Request（依頼する） | 誰かに依頼しておかなければならないこと。 |
O：Operate（作業する） | 自分が行うべきこと。 |
E：Examine（調べる） | 調査、分析、検討などが必要なこと。 |
N：Negotiate（交渉する） | 誰かと交渉する必要があること。 |
取り組まなければならない業務が発生したら、直ちに4～5分かけてそれをブレイクダウンするべきとされています。後回しにすると、いざその業務に取りかかろうとしたときに急を要する別の要件が発生して、結局着手が遅れてしまう可能性もあります。先延ばしにした結果、業務をうまくこなせなくなってしまうことも考えられるためです。
参考：働き方改革のための経理業務の効率的な処理方法について（西山亮介） – 国土交通省中部地方整備局（PDF）
先ほど紹介したように、タスク管理では、タスクを洗い出してブレイクダウンした後に、タスクに優先順位をつけるプロセスがあります。HIROENでタスクを分解した場合、Operate（作業する）とExamine（調べる）以外は自分以外の誰かが関係するため、優先度は高いと考えることができるでしょう。Negotiate（交渉する）は、行う順番としては後半であったとしても、交渉相手のスケジュールは早い段階で押さえておく必要があります。
二等分法
二等分法は、タスクを「これ以上は分けられない」というところまで二等分し続けていくというものです。
この方法は、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』（著：マーク・フォースター / 訳：青木高夫 / 出版社：ディスカヴァー・トゥエンティワン）という書籍のなかで紹介されています。この書籍は、2007年に発売された『マニャーナの法則』を改定し、パワーアップさせたものです。マニャーナは、スペイン語で「明日」を意味します。マニャーナの法則とは、簡単にいうと「今日入ってきた仕事は明日やる」を基本として仕事を効率よく終わらせるという、新しいタイムマネジメントの考え方です。
やるべきことが多くて「何から手をつければよいのかわからない」という状態になってしまったときでも、二等分法でタスクを分解していくと、まず取り組むべき第一段階が見えてきます。では、二等分法のやり方を簡単に紹介していきます。手順は、以下の通りです。
- 一番上に「与えられた仕事」を書きます。
- 「与えられた仕事」の半分を含むカテゴリー（A）を考えて、1つ下の行に書きます。
- （A）の半分を含むカテゴリー（A´）を考えて、さらに1つ下の行に書きます。
- 同様の手順で、「これ以上は分けられない」というところまで続けます。
半分を含むカテゴリーを考えるときは、ピッタリ半分でなくても構いません。
このようにして「与えられた仕事」を二等分し続けていくと、自然にやるべきことのリストが出来上がります。一番下に書かれたタスクが、まず取り組むべき第一段階となりますので、そのタスクから実行し、完了したら線を引いて消していきましょう。一番下のタスクを実行しているなかで新たにやるべきことが見つかれば、そのさらに下に新たなタスクとして追加します。常に一番下に書かれたタスクが「まずやるべきこと」になりますので、次は追加したタスクから処理していきます。
この二等分法以外にも、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』では、仕事を効率的に進める考え方やコツが紹介されています。気になる方は、手に取ってみてはいかがでしょうか。
WBS
タスクブレイクダウンの方法ではありませんが、プロジェクト管理に用いられるWBSについても簡単に紹介します。WBSは、ワークブレイクダウンストラクチャーの頭文字を取ったものです。仕事（Work）を細分化（Breakdown）し、構造化（Structure）していきます。まずプロジェクトを大きなタスクに分解し、それをさらに細分化して、ツリー構造に整理するというものです。日本語では「作業分解構成図」といわれることもあります。
WBS作成の大まかな流れは、以下の通りです。
- タスクをすべて洗い出し、細かい要素に分解していく。
- タスクの所要時間や依存関係を考慮しながら、順序を決めていく。
- タスクを構造化する。
- 各タスクの期日と担当者を設定する。
WBSを作成することで、プロジェクト全体が可視化されます。タスクの関係性や進捗の確認、メンバー間での情報共有も行いやすくなり、効率よくプロジェクトを進めていけるようになるでしょう
簡単にWBSを作成できるテンプレートやプロジェクト管理ツールもあるので、使いやすそうなツールを探してみてはいかがでしょうか。
タスク管理のコツ
タスクをブレイクダウンすることは、タスクをうまく管理するためのコツの1つです。最後に、タスクブレイクダウン以外のタスク管理のコツも紹介します。
ゆとりのあるスケジュールを立てる
タスクを詰め込みすぎると、何か想定外のことが起きたときに、対処しきれなくなってしまう可能性があります。「そのときは勤務時間を延ばしてカバーすればいい」と考えるかもしれませんが、そのようなギリギリの状態が続くと、仕事の質も下がりますし、ミスも起きやすくなります。また、企業のなかにいるとチームで進めていく仕事が多くなります。自分のタスクが遅れることで、周りのメンバーにも迷惑がかかってしまうこともあるでしょう。
このようなことにならないためにも、タスクは詰め込みすぎず、ゆとりのあるスケジュールで管理することが大切です。
タスク管理ツールを活用する
タスクは、スケジュール帳やエクセルなどでも管理できますが、最近はタスク管理に役立つ便利なツールが多数リリースされています。これらをうまく取り入れ、活用することも、タスク管理を成功させるコツの1つです。
機能はツールによってさまざまですが、たとえば、ガントチャートを簡単に作成できる機能や、タスクに関するファイルをメンバー間で共有できる機能、リマインダー機能などがあります。このようなツールを活用すれば、仕事をより効率的に進められるようになるでしょう。
フレームワークも活用してみる
タスク管理を行うときは、フレームワークも活用してみましょう。
たとえば、最初にタスクを洗い出すときに活用できるのが、ロジックツリーです。ロジックツリーは、トップに置いたテーマ（今回であれば大きなタスク）を構成する要素をツリー状に分解していくというものです。課題の解決や問題の分析に利用されることが多いフレームワークですが、業務を見える化したいときにも役立ちます。ロジックツリーについては、以下の記事でも解説しています。
関連記事：ロジックツリーとは？作り方・注意点・テンプレートを解説
また、洗い出したタスクの優先順位を考えるときは、「アイゼンハワー・マトリクス」というフレームワークが役に立ちます。緊急度と重要度でタスクを整理していくというものです。各タスクが下図の4つのマスのどこに入るかを考えると、優先順位をつけやすくなります。
【第1象限】 重要度が高く、緊急度も高い | 【第2象限】 重要度は高いが、緊急度は低い |
【第3象限】 重要度は低いが、緊急度は高い | 【第4象限】 重要度が低く、緊急度も低い |
まとめ
タスク管理を成功させるためには、最初にタスクをすべて洗い出し、できるだけブレイクダウンすることが重要です。タスクブレイクダウンができるようになれば、仕事をスムーズに進められるようになり、時間をより有効に使えるようになります。「仕事に追われている」というような状態にも陥りにくくなるでしょう。
なお、時間を管理して有効に使うスキルは、「タイムマネジメント」ともいわれます。詳しくは以下の記事で解説していますので、こちらも参考にしてみてください。
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「どの研修が自社に合うかわからない」という方は、お気軽にご相談ください。目的やご予算に合わせて最適なプログラムをご提案します。
この記事の著者
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