PDCAサイクルのCheck(評価)プロセスの実施方法とポイントを紹介

2023.09.27
  • フレームワーク
    • PDCA

PDCAサイクルで成果を上げるためには、じっくり計画を立て、それを確実に実行することももちろん大切ですが、取り組みを実行したあとのCheck(評価)で正しい評価をすることがとても重要です。PDCAサイクルは、徐々にレベルアップさせながら回し続けていくものですが、評価が甘いと、ただ同じことを繰り返すだけの状態になってしまうかもしれません。

「PDCAサイクルがスムーズに回らない」「PDCAサイクルを回しているが、今一つ効果が感じられない」といった悩みを抱えている場合、一度Check(評価)のプロセスを見直してみてはいかがでしょうか。

本記事では、PDCAサイクルとは何かを説明し、Check(評価)のステップに焦点を当てて、評価が重要な理由、評価指標「KPI」とは何か、評価の実施方法とポイントを紹介します

 

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PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を繰り返して、業務の改善や効率化を図るフレームワークのことです

Plan(計画)

明確な目標を設定し、それを達成するための計画を立てます。Check(評価)を進めやすくするために、目標はできるだけ定量目標(数値で示した目標)としましょう。

Do(実行)

計画に沿って取り組みを実行します。Check(評価)で正しく評価できるように、できるだけ活動記録を残しておきましょう。

Check(評価)

実行した取り組みの結果を評価します。「どうなったか」だけでなく、「なぜそうなったか」をしっかり分析することがポイントです。

Action(改善)

評価をもとに、次の計画を立てます。問題や課題だけでなく、良かった点もしっかり反映させましょう。

PDCAサイクルは回し続けることが大切です。そうすることで、成果につながりやすくなるだけでなく、改善のノウハウが蓄積されていきます。

参考:PDCAサイクルとOODAループ – 厚生労働省(PDF)

PDCAサイクルでCheck(評価)が重要な理由

前項でもお伝えしたように、Check(評価)では、結果だけでなく「なぜそうなったか」、つまりその結果に至った理由と原因を分析することがとても重要です。これをしなければ、同じ失敗を繰り返してしまう可能性があります。また、成功した場合も、その理由と成功要因を正しく分析すれば、次のサイクルで標準化を目指すことができますが、評価が甘ければ、成功は「必然」ではなく一度きりの「偶然」で終わってしまいます

また、「計画を実行するだけで満足してしまう」「PDCAを回すこと自体が目的になっている」というのは、PDCAサイクルのよくある失敗例といえます。PDCAサイクルは、ただ回し続ければ成果が得られるというものではありません。「螺旋」のイメージで徐々にレベルアップさせながら回していくことで、成果が生まれやすくなります。評価が甘いと、いつまでたっても同じところを巡る「円」のままです。もしくは、気づかないうちに方向性がズレることにもなりかねません。

しっかり時間をかけて取り組みを正しく評価し、次につなげていきましょう。

評価指標に活用したい「KPI」とは

評価基準が曖昧だと、正確に取り組みを評価することができません。Plan(計画)の段階で、明確な目標だけでなく、評価の指標となるKPIを設定しておきましょう

KPIとは、Key Performance Indicatorの略称で、日本語では「重要業績評価指標」と呼ばれています。目標を達成するために実行すべきことを、どれくらい実行できたかを測るものです。

たとえば、「ネット販売の売り上げを先月よりも10%アップさせる」という目標があったとしたなら、これを達成するための「月間セッション数10,000」「SNSのフォロワー5,000人」といったものがKPIに該当します。

KPIを設定するメリット

KPIを設定する一番のメリットは、評価がしやすくなることです

たとえば、前項で挙げた「ネット販売の売り上げを先月よりも10%アップさせる」という目標が達成できなかったとしましょう。KPIである「月間セッション数10,000」「SNSのフォロワー5,000人」をクリアできなかったのなら、計画に無理があったのではないか、実施項目が抜けていたのではないかなどの理由が考えられます。一方で、KPIを達成できたのにもかかわらず、目標を達成できなかったのなら、もっと他のアプローチが必要であることがわかります。

このように、KPIを設定することでその結果に至った理由を分析しやすくなります

また、明確な目標に加えてKPIを設定することで、社員が目標達成のために何をすべきかを理解しやすくなります。行動のスピードが上がり、PDCAサイクルをスムーズに回せるようになるでしょう。明確な目標とKPIを社員と共有することで、全員が同じ方向に向かっていけるようになり、組織全体のモチベーションの向上も期待できます。

KPI設定のポイント

KPIは、ただ思いつきで決めるのではなく、「実行するためのリソース(人、モノ、資金などの経営資源)が確保できているか」という点を考慮しながら決定することが大切です。たとえば、前項のKPI例の場合、インターネットマーケティングに強い人材が社内にいなければ、達成することは難しいでしょう

また、KPIは、それを実行することでゴールに近づけるイメージを持てるものでなくてはなりません。KPIを設定するときは、「自社にとって重要であり」、「目標に直接かかわりがあり」、「実行するリソースが確保できている」という3点を意識することが重要といえるでしょう。

PDCAにおけるCheck(評価)プロセスの実施方法

Check(評価)は、次の3ステップで進めていきます。

  1. 結果を分析する
  2. 仮説を立てる
  3. 解決策を考える

具体的にどのようなことを実施するのか、ポイントとともに詳しく見ていきましょう。

1.結果を分析する

まずは、結果の分析をします。目標やKPIを達成できた・できなかったという結果だけでなく、「なぜそうなったか」という部分をしっかり分析しましょう

このときのポイントは、客観的な視点で確かなエビデンスをもとに論理的に考えることです。Do(実行)で残した活動記録や、さまざまなデータをもとに、取り組みの結果を検証していきましょう。これは、個人レベルでPDCAサイクルを回すときにも重要なことです。日々の業務の中で改善したいことが見つかったとき、誰かが出した良いアイデアをそのまま採用するのではなく、「本当にそれが最善策なのか、重要なのか」を、エビデンスをもとに考えられるかどうかで、仕事のスピードや確度も変わってくるでしょう。

「なぜそうなったか」を分析して問題が見えてきたら、さらにその問題が「戦略」「計画」「実行」の3つのレベルのうちどれに当てはまる問題なのかを分析します。これをしなければ、改善策が「その場しのぎ」になってしまう可能性があります。今回の取り組みを次のサイクルに生かすためには、問題を正しく見極めることが大切です。

2.仮説を立てる

エビデンスをもとに論理的に考えることが重要なポイントであるということを前項でお伝えしましたが、客観的なデータが得られない場合もあります。たとえば、「月間セッション数10,000」「SNSのフォロワー5,000人」というKPIが達成できなかった場合、ユーザーが「なぜアクセスしてくれないのか」「なぜフォローしてくれないのか」というようなことがわかるデータは、恐らく無いでしょう。

このような場合は、論理的に想像して仮説を立てるしかありません。このときも、思いつきで仮設を立てるのではなく、関連がありそうなデータを一つひとつ深く調べてみて、それらをもとに論理的に想像することが大切です

3.改善策を考える

Check(評価)で最後に行うのが、改善策の立案です。改善策と聞くと、「追加で何かする」ことばかりが思い浮かびがちですが、次のような視点で考えてみると、より良い策が浮かぶこともあります。

  • 施策を修正すべきだろうか(変えるべきこと・変えるべきでないことはどれか)
  • 中止すべき(効果が乏しい)施策はないだろうか
  • もっと野心的にチャレンジすべきだろうか
  • 方向転換や路線変更をするべきだろうか

「追加で何かする」改善策ばかりだと、社員がキャパシティオーバーになってしまう恐れもあります。そうなれば、どんなに良い改善策であっても大きな効果は得られません。さまざまな視点から、実行可能な改善策を考えてみましょう

ここで考えた改善策を、次のAction(改善)で、具体的に計画に落とし込んでいきます。

Check(評価)段階でのポイント

ここからは、Check(評価)のプロセスを、正しくスムーズに進めていくために意識したい5つのポイントを紹介します。

1.評価は定期的に実施する

取り組みの評価は、計画をすべて実行し終わった後に行うものと思われがちですが、Check(評価)とAction(改善)は定期的に行いましょう。そうすることで、進捗状況をしっかり把握することができ、方向性にズレが生じていても速やかに軌道修正ができます。

「毎週金曜日の終わりの15分」「月の最終日の終わりの1時間」というように、組織やプロジェクトの規模に合わせて振り返りの時間をスケジュールに組み込み、Check(評価)とAction(改善)を習慣化するのがおすすめです。

2.うまくいったこともしっかり評価する

「改善」と聞くと、うまくいかなかったことばかりに目がいってしまいがちですがが、「うまくいったこと」「良かったこと」もしっかり評価しましょう。なぜうまくいったのかをきちんと分析し、結果を全員で共有して標準化を目指すことで、次からは必然的に成果が生まれるようになります。逆に、「うまくいった」という結果だけで満足してしまい、その理由や原因を追究することをしなければ、一度きりの偶然の成果で終わってしまうでしょう。

問題や課題を解決することだけでなく、今よりもより良い状態を目指すことも「改善」です。次の計画はより高いレベルでPDCAサイクルを回せるように、うまくいったことも見逃さないようにしましょう。

参考:「ざっくりPDCA」(著者:株式会社HRインスティテュート / 出版社:秀和システム)

3.目的を常に意識する

Check(評価)に限らず、PDCAサイクルは目的を常に意識しながら進めていくことが大切です。目的とは、組織(または個人)が最終的に目指すもののこと。たとえば、「自社のサービスで人々の暮らしを便利にしたい」「自社の商品でお客様を笑顔にしたい」などです。目標は、その目的を達成するための要件を具体化したもののことを指します。

Check(評価)では、目標や計画ばかりを見てしまいがちですが、そもそもなんのための目標と計画だったのかを見失わないようにしましょう。

4.Check(評価)は本来Study(学習)であることを意識する

日本のPDCAサイクルは、W・エドワーズ・デミング氏が1950年代に提唱した「デミング・サイクル」がもとになっているといわれています。「デミング・サイクル」とは、仕様・生産・検査・行動の4つのステップを繰り返すことで品質を管理するという考え方です。のちに、この4つのステップにアルファベットが振られることになるのですが、当時はPDCAではなくPDSAでした(1996年)。SはStudyの頭文字で、「学習」または「検討」と訳されることもあります。

【PDSAサイクル】

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Study(学習)
  • Act(行動)

つまり、振り返りを通じて「学び」を得て、次にサイクルつなげていくことが重要なのです。このことを意識して、Check(評価)に取り組みましょう。

参考:音楽教育における PDCAサイクル活用の視点と可能性(1/2) – 名古屋芸術大学(PDF)

KPTで振り返ろう

取り組みを振り返る際に、KPTを活用してみてはいかがでしょうか。KPTとは、振り返りのフレームワークで、以下の3つの頭文字をとったものです。

  • Keep……良かったこと(続けていくべきこと)
  • Problem……悪かったこと(改善が必要なこと)
  • Try……次にやるべきこと

具体的な進め方としては、ホワイトボードに以下のような図を書き、それぞれのエリアに書き込んだり、付箋を貼り付けたりしていきます。

Keep

Try

Problem

現状をこの3つの要素に分けて整理することで、次のサイクルで何を実行すべきかが見えやすくなります。

5.心理的安全性を確保する

先ほど、PDCAサイクルのよくある失敗例として「PDCAを回すこと自体が目的になっている」、つまりPDCAサイクルが形骸化するということを挙げました。こうなってしまう原因は組織によってさまざまですが、Check(評価)のフローが「責任を追及する」ようなものになっている可能性が考えられます。

目標を達成できなかった、計画どおりに進められなかったという場合に、その理由や原因ではなく「犯人探し」をしてしまうイメージです。こうなると、チームの心理的安全性が低くなり、評価が甘くなったり、現場の社員から問題の報告が上がってこなくなったりといったことが起こります。その結果、PDCAサイクルが形骸化してしまうのです。

「心理的安全性が高い状態」とは、ほかのメンバーの反応を気にすることなく、自発的な発言や行動ができる状態を意味します。逆に、「心理的安全性が低い」と、ほかの社員から拒否されたり、人間関係が壊れたりするのを恐れて、自分の意見を言うことを控えるようになります。Check(評価)を機能させるためには、心理的安全性の確保が重要であることを認識しておきましょう

参考:「チームが変わり生産性が劇的に上がる!心理的安全性の築き方見るだけノート」(著者:山浦一保 / 出版社:宝島社)

PDCAサイクルを「見える化」しよう

冒頭でもお伝えしたとおり、Do(実行)でできるだけ活動記録を残しておくと、Check(評価)が進めやすくなります。計画を進めてみて見えてきた新たな問題や課題、うまく進まなかったことだけでなく、良かったことや得られた成果もしっかり残しておきましょう。そのために、営業支援ツールなどのPDCAサイクルを「見える化」できる仕組みがあると便利です

この仕組みがあることで、Do(実行)のステップでの情報共有もスムーズに行えるようになります。管理者と現場の社員との間でこまめに情報を共有しておかないと、取り組みを正しく評価できなくなるだけでなく、方向性のズレに気づけなかったり、PDCAサイクルが円滑に回らなくなってしまったりする可能性があるので、注意が必要です。また、PDCAサイクルを「見える化」することで、計画を着実に進めていけるようになり、サイクルを回すスピードの向上も期待できるでしょう。

企業のPDCAサイクル導入事例については、以下の記事で詳しく紹介しています。

企業のPDCAサイクル導入事例8選!業績アップや効率化につなげよう

まとめ

PDCAサイクルを回しているのになかなか成果につながらないという場合、原因はCheck(評価)にあるかもしれません。PDCAサイクルは本来、徐々にレベルアップさせながら回し続けていくものですが、取り組みの評価が甘いと、得られたことを次に生かすことができず、延々と同じところを回り続けるだけになってしまいます。

まずはCheck(評価)の重要性を認識し、Plan(計画)でKPIを設定していない場合は、まずはKPIから設定してみましょう。本記事で紹介したポイントも意識しながら、Check(評価)に取り組んでみてください。

 

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この記事の著者

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。
不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。
猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

あらたこまち

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