オンラインのビジネスマナーとは？会議・チャットのポイントを解説

新型コロナウイルス感染症の感染拡大を機にテレワークは、働き方の選択肢として浸透してきました。そのため、日々の業務のなかでもビジネスチャットを使用した連絡や打ち合わせ・商談など、オンラインにて対応している方もおられるでしょう。

そこで今回は、再確認しておくと役立つ「オンラインでのビジネスマナー」を詳しく解説します。また、オンラインでのビジネスマナーを学べる研修についても紹介しますので、ビジネスマナーを身に着けたい場合はぜひ参考にしてください。

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オンラインでもビジネスマナーが必要な理由

ここでは、オンラインでもビジネスマナーが必要な理由について紹介しましょう。

①  オンラインでの対応が普及した

オンラインでの対応が普及した今、オンラインでのビジネスマナーは必要です。新型コロナウイルス感染症が発端となり、テレワークという働き方は選択肢の1つとして浸透しました。

出社勤務からテレワークに移行することで、通勤時間や交通費の削減といったメリットが得られます。そのほかに子育てや介護など、長時間自宅を離れることが難しい場合でも、在宅勤務可能なテレワークは受け入れられやすい新たな働き方でしょう。

またエン・ジャパン株式会社が運営する若手ハイキャリア向けスカウト転職『AMBI』（https://en-ambi.com/）上で、34歳以下のユーザーを対象に「テレワーク」についてアンケートを実施した結果、今後希望する働き方の第1位は65％で「出社・在宅のハイブリッド型」でした。第2位は「完全な在宅・テレワーク」であり、調査対象者全体の2割に上っています。この結果からもテレワークは、今後も引き続き需要のある働き方の1つと考えられるため、オンラインのビジネスマナーを身に着けておくことは大切です。

参考：株式会社 PR TIMES　34歳以下の若手540人に聞いた「テレワーク」実態調査ー『AMBI』ユーザーアンケートー｜エン・ジャパンのプレスリリース

②  オンラインでは対面とは異なる配慮が必要

オンラインでのビジネスマナーは、対面とは異なる配慮が必要になります。

たとえば、オンライン会議では「カメラをONにする」「名前がわかるように表示する」などは、対面では必要のないビジネスマナーです。そのため、オンラインでのビジネスマナーを身に着ける必要があります。

オンライン会議でのビジネスマナー10選

ここでは、オンライン会議でのビジネスマナーを紹介します。

①基本的にはカメラをONにする

オンライン会議では、基本的にカメラをONにしましょう。話し手は、相手の顔を見ることで安心して会議を進行させることができます。カメラをONにすると通信が途絶えてしまうなどの事情がない限り、会議中はカメラをONにしておくとよいでしょう。

また、自宅でオンライン会議を実施する際に背景が気になる場合は、バーチャル背景を使用するのがおすすめです。バーチャル背景は、自分の姿以外の背景は設定した画像になるため、自宅内が画面に映り込むことを防げます。

②挨拶や返事はしっかりとする

オンライン会議の開始時・終了時には、対面時と同様に必ず挨拶をしましょう。また、話し手が話しているときには、しっかりと返事や相槌を打つことが大切です。話し手は、聞き手の反応を見ながら話を進めますが、オンラインでは対面時のように聞き手の心情や反応を把握することが難しい傾向があります。そのため、返事や相槌は少し大げさな程度に表現することがおすすめです。

たとえば、「何か質問はありますか？」「画面は共有できていますか？」といった問いかけに対して、積極的に応えましょう。何も返答がないと、話し手は不安になります。

なお、途中でオンライン会議から離席しなければならない場合は、無言で離れるのではなく、チャットなどで伝えてから離れましょう。

③名前を表示する

オンライン会議ツールには、参加者の名前を表示する機能があります。ニックネームではなく、自分の名前を正しく表示し、参加者全員がわかるようにしておきましょう。バーチャル背景に自分の名刺やプロフィールを表示しておくのもおすすめです。

プライベートでオンライン会議ツールを使用し、表示名をニックネームなどに変更した場合は、必ず会議開始前に自分の正しい名前に設定し直しておきましょう。

④  ミュートを正しく使う

ミュートとは、自分の声を一時的に相手側に聞こえないようにする機能です。ミュートを正しく使用すると、会議中の発言や会話が聞き取りやすくなります。

たとえば、他の参加者が発言しているときにマイクがONのままでは、スピーカーの出力音によりハウリングを生じることがあります。他の参加者の部屋で生じる環境音をマイクが拾う可能性もあるため、発言者以外はミュートを使用しましょう。

また、休憩時間や電話対応などで会話をする場合は、他の参加者に聞こえないよう必ずマイクはミュートにしておくことがマナーです。

⑤  背景や映り方に配慮する

自宅からオンライン会議に参加する場合は、背景や映り方に注意が必要です。バーチャル背景を使用するときは、他の参加者が気にならないようにシンプルなものを選ぶとよいでしょう。

もし、他の参加者の背景に自分が気になるものが映り込んでいても指摘することは控えましょう。休憩中に雑談する際も、プライバシーに配慮した言動を心がけましょう。

また、環境によっては自分の顔が参加者に見えにくくなる場合があります。リングライトなどオンライン会議用のライトを活用したり、照明にも配慮したりするとよい印象を与えられるでしょう。

⑥  ゆっくりと丁寧に話す

オンライン会議ではインターネットを介して会話をするため、できるだけゆっくり、声を張って話しましょう。特に語尾があいまいだと、何を話しているのかが伝わりにくくなります。最後の一言まではっきりと伝えることが大切です。

また、通信状況によっては音声のタイムラグが生じる場合があるため、間に注意して話すことを意識しましょう。相手の環境に配慮し、適度に間を取ることでわかりやすく違和感のない会話ができます。

⑦  服装や身だしなみに気を付ける

オンライン会議では、映るのは主に上半身だけですが、身だしなみや服装がラフになり過ぎないように気を付けましょう。清潔感を意識し、TPOをわきまえた服装で会議に参加することがマナーです。

なお、バーチャル背景を使用する際は、背景の色と同じ衣服を着用するとバーチャル背景がうまく表示されない場合があります。そのため、バーチャル背景を使用する際は、背景と同じ色の衣服は控えるようにしましょう。

⑧  イヤホンを使用する

家族が同じ部屋にいる、コワーキングスペースを利用する場合など、周囲に他人がいる環境でオンライン会議をする際は、会話内容が伝わらないようにイヤホンを使用するのがマナーです。また、イヤホンを使用することで、他の参加者の発言が聞き取りやすくなります。オンライン会議の際は、事前にイヤホンを準備しておきましょう。

⑨  時間は必ず守る

オンライン会議でも時間は必ず守りましょう。オンライン会議の開始直前は、主催者は大人数の入室許可の対応に追われる可能性があります。そのため、余裕をもって少し早めに入室するのがおすすめです。

主催者に配慮し、オンライン会議開始の5分前ほどを目安に入室しましょう。

⑩  前日に案内を送る

自分でオンライン会議を主催する場合、前日にオンライン会議の日時とURLを記載した案内を送りましょう。対面で取引先を訪問する際と同様のビジネスマナーです。

前日にオンライン会議の案内メールを送ることは、リマインダーとしても役立ちます。案内メールとあわせてアジェンダを共有すれば、当日のオンライン会議もスムーズに進行できるでしょう。

【基本編】チャットでのビジネスマナー4選

ビジネスチャットはメールよりも気軽ですが、さまざまな配慮が必要です。ここでは、ビジネスチャットでのコミュニケーションを円滑にする基本的なマナーを紹介します。

①敬語を使う

ビジネスチャットはメールと比べて気軽に使えるツールですが、最低限の敬語を使うことがマナーです。適切な敬称や丁寧な表現を用いてメッセージを送ることを心がけましょう。ビジネスシーンの1つと考え、相手に対して敬意をもち、丁寧な態度を保つことが大切です。

②簡潔な文章を心がける

ビジネスチャットは、迅速に連絡できることがメリットです。そのため、結論ファーストで簡潔な文章を心がけましょう。連絡内容を視覚的にもわかりやすくするために線や枠で区切ったり、箇条書きを使ったりする工夫も大切です。

会社によっては、定型文の「お世話になっております」や「おつかれさまです」などが不要な場合があります。会社の方針に従い、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。

③レスポンスは早くする

オンラインではお互いの顔が見えず、進捗状況が把握できません。そのため、レスポンスはなるべく早くしましょう。

すぐに回答できない場合でも返事を後回しにせずに、「確認いたします」「〇〇日までに対応します」など一報するとよいでしょう。それも難しい場合は、ビジネスチャットのリアクション機能を用いて、相手に連絡内容を確認したことを伝えましょう。

通知音や通知マークが出るようにすると、メッセージに気付きやすくなります。

④メッセージは業務時間内に送る

メッセージは、基本的に「業務時間内に送る」ようにしましょう。

厚生労働省によると、テレワークは「労働者が使用者と離れた場所で勤務をするため相対的に使用者の管理の程度が弱くなるおそれがあること等から、長時間労働を招くおそれがある」と言及しています。長時間労働対策の1つとして、「役職者等から時間外、休日又は深夜におけるメールを送付することの自粛を命ずる」メール送付の抑制が挙げられました。メッセージを業務時間内に送ることは、ビジネスマナーという観点だけでなく、長時間労働対策にもつながります。

多くの企業は9時～18時、10時～19時を就業時間としていますが、相手の業務時間が不明な場合では、「9時～19時」を目安としてメッセージを送るようにしましょう。

業務時間外の送信は、緊急性がある場合のみです。やむを得ずに送信する際は「休日に失礼いたします」など、お詫びの言葉を添えるようにしましょう。

参考：テレワークにおける 適切な労務管理のための ガイドライン（厚生労働省）p18

【応用編】チャットでのビジネスマナー4選

ここでは、より業務を円滑に進めるためのビジネスチャットならではのビジネスマナーについて紹介します。

①  重要な情報やタスクを保存する

ビジネスチャットでは多くの人とやり取りをするため、重要な情報が埋もれてしまいがちです。重要な情報にはマークを付ける、タスク化するなどの対応をすればより業務をスムーズに進められるでしょう。タスク化は、相手へのリマインドになるだけでなく、自分自身の情報整理としても使えます。

②  相手が後から検索しやすい言葉を入れる

多くのビジネスチャットツールには、検索機能が付いています。そのため、重要な情報や確認したいメッセージは、必要なときに簡単に検索できるようにメッセージの要件やファイルの件名を入れておきましょう。

③  スタンプや絵文字を活用する

多くのビジネスチャットツールには、スタンプや絵文字などのリアクション機能があります。テキストだけでは伝わりづらい感情を表現するために、積極的に活用しましょう。

ビジネスメールで絵文字を使用することはふさわしくないとされていますが、ビジネスチャットでは問題ありません。状況をわきまえて、円滑なコミュニケーションのために上手に使いましょう。

④  社内ルールを決めておく

マナーは人間関係を円滑に進めるために欠かせないものですが、社内ルールを決めておかなければ認識のズレを生じ、何らかのトラブルを抱える可能性もあります。そのため、チャットを導入する際はあらかじめ社内ルールを決め、使用者の認識をすり合わせておくことが大切です。

おすすめ！オンラインビジネスマナー研修3選

ここでは、一般的なオンラインでのビジネスマナーを学べる研修を紹介します。

①  オンラインビジネスマナー研修｜株式会社インソース

株式会社インソースは、非対面でのコミュニケーション方法を学べる「オンラインビジネスマナー研修」を提供しています。

1.研修の目的・概要

この研修では、オンライン・リモート時代のビジネスマナーを学べます。知識や型を覚えるだけではなく、「マナーが必要な理由」「マナーある行動の理由」というマナーの本質を理解できます。情報のインプットだけでなく、アウトプットの時間を多く取っているため、学習内容を実際のビジネスシーンですぐに活用することが可能です。

2.実施環境

• オンライン

3.特徴

• 「型」を覚えるだけでなく、その意味と考え方が理解できる
• テレワーク時に求められるマナーを学べる
• 豊富なワークをそのままオンラインでできる

参考：オンラインビジネスマナー研修:現場で使える研修ならインソース

②  ビジネスマナー実践研修｜株式会社リクルートマネジメントソリューションズ

株式会社リクルートマネジメントソリューションズでは、「ビジネスマナー実践研修」を提供しています。1日でビジネスマナーの基本が学べる、新入社員におすすめの研修です。

1.研修の目的・概要

ビジネスマナーを知るだけではなく、「なぜ、そのような行動が必要なのか」を理解したうえで、仕事を円滑に進め、周囲の信頼を得るためのビジネスマナーを学びます。新社会人・若手社員のほか、マナーのブラッシュアップを目指したい中堅以上の方にも有効です。

2.実施環境

• オンライン

3.特徴

• オンラインならではのマナーで意識すべきことが学べる
• 新入社員研修にもおすすめ

参考：【オンライン研修】信頼関係を築き、仕事をスムーズに進めるためのビジネスマナー実践研修（ＢＭＳ）研修セミナー| 社員研修・社員教育のリクルートマネジメントスクール

③  ビジトレ｜株式会社IKUSA

「ビジトレ」は楽しく、ビジネスの常識を学べる入社5年目以内の方向けのオンラインビジネス研修です。

1.研修の目的・概要

通常の研修とは異なるゲーム性のある研修です。テレワークでも参加者同士で楽しく交流しながらビジネスマナーを学べます。参加者同士でコミュニケーションを取りながらビジネスの常識を身につけることで、チームビルディングにもつながるでしょう。

2.実施環境

• オンライン

3.特徴

• ビジネスの知識やマナーを楽しみながら学べる
• チーム戦のため、チームビルディング研修として活用することも可能
• 目的にあわせて独自の研修にカスタマイズが可能

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まとめ

新型コロナウイルス感染症の感染拡大を機に浸透したテレワークでは、円滑に業務を進めるためにもオンラインならではのビジネスマナーが必要になります。ぜひ当記事を参考に「オンラインでのビジネスマナー」を再確認し、スムーズにコミュニケーションを実現し、円滑に業務を進めていきましょう。オンラインでのビジネスマナーを再確認したり、ブラッシュアップを目指したりしたい場合は、適宜研修を取り入れるのもおすすめです。

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