SDS法とは？メリット・デメリット、その他のフレームワークとの使い分けを紹介

プレゼンテーションやスピーチ、取引先への説明、上司への業務の報告など、ビジネスの中では何かを伝えなければならない場面が多々あります。そのようなときに、「いつも話が長くなってしまう」「上手く情報をまとめられない」という方は、SDS法を活用してみてはいかがでしょうか。

本記事では、SDS法とは何か、活用できる場面や例文、メリット・デメリットを紹介します。また、SDS法と似ているPREP法、DESC法、ホールパート法それぞれとの違い・使い分け方についても解説します。

SDS法とは

SDS法（読み方：エスディーエス・ほう）とは、「Summary（要点）」「Details（詳細）」「Summary（要点）」の順番で話を展開していく、文章構成のフレームワークです。

SDS法を活用すると、短時間でわかりやすい説明ができるようになります。口頭で伝える場面だけでなく、メールや資料など文字で伝えたいときにも使えるフレームワークです。

上の構成を見てもわかるように、SDS法では要点を最初と最後の2回伝えます。そのため、内容が相手の記憶に残りやすくなるのです。

私たちが普段何気なく見ているテレビのニュースも、多くがSDSの構成になっています。

SDS法が活用できる場面

SDS法は、日常生活でもビジネスシーンでも、幅広い用途で使えるフレームワークです。特に、時間や文字数が限られている中で、相手にわかりやすく情報を伝えなければならないときに向いています。

たとえば、就職活動であれば、履歴書の自己PR欄を書くとき、面接での自己紹介や、聞かれることが多い質問の回答を考えるときなどに役立ちます。社会人になってからも、プレゼンテーションや、上司への報告・連絡、簡単なスピーチなどにも、SDS法が活用できます。

SDS法を活用した例文

ではここで、SDS法を活用した「プレゼンテーション」と「自己紹介・自己PR」の例文を紹介します。

プレゼンテーション

まずは、採用管理システムを開発・提供する会社に勤めている人が、SDS法を使って自社製品をプレゼンテーションする場合の例文です。

自己紹介・自己PR

次に、採用面接で面接官から「あなたの趣味は何ですか。」と質問されたときに、SDS法を使って回答する場合の例文です。

SDS法のメリット

では、SDS法を活用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

短時間でわかりやすく情報を伝えられる

SDS法は、最初に要点（結論）から述べる構成になっています。そのため、相手に伝えたいことがスピーディーに伝わるというメリットがあります。

特にビジネスシーンでは、短時間でわかりやすい説明を求められる場面が多いです。「結論から述べる」ことは、ビジネスコミュニケーションの基本といえます。結論がなかなか出てこないと、相手は話をいつまで聞いていればよいのかわかりません。冗長な説明は、相手にストレスを与えることにもなります。また、結論までが長いと、「回りくどい」という印象を与えやすくなります。結論の前に前提条件など説明が必要なケースもありますが、基本的には結論から伝えるようにしましょう。

「コンパクトにまとめてから、もう一度説明してもらえますか。」「つまり何が言いたいのですか。」などと言われたことがあるなら、普段からSDS法を使うことを意識してみてください。

相手が話の内容を理解しやすくなる

相手に何かを伝えるときは、頭に思い浮かんだことをそのままを話すのではなく、一度自分の中で情報を整理することが大切です。順序立てて説明することで、相手は内容を理解しやすくなります。

SDS法は、まず要点から伝えるため、「今から何の話が始まるのか」が明確になり、相手は話の全体像をイメージできるようになります。そのうえで詳しい説明を聞くことで、内容が頭に入りやすくなるのです。さらに、最後にもう一度要点を伝えることで、相手の記憶に残りやすくなるという特徴もあります。

相手の興味を引くことができる

SDS法は、メールや資料など、文字で情報を伝えたいときにも役立つフレームワークです。

メールや資料を受け取った相手は、仕事が忙しい中で手を止めてそれを読んでくれます。最初に要点が書かれていれば、「何についての文章なのか」が明確になり、最後まで読んでもらいやすくなるでしょう。逆に、最後まで読まないと「何を伝えたいのか」がわからないような文章は、途中で離脱されてしまう可能性があります。ビジネスシーンでは、文章も「結論から書く」のが基本です。

また、文章の構成に迷ったときは、SDS法を活用すればスムーズに内容をまとめることができます。業務を効率化するためにも、積極的に活用したいフレームワークといえます。

ただ。複数の見出しがある記事のように、一つの文書で複数の内容を伝える場合、すべてがSDS法の構成になっていると、読み手に単調な印象を与えてしまうこともあります。使いすぎには注意しましょう。

SDS法が向いていない場面

さまざまなシーンで活用できるSDS法ですが、向いていない場面もあります。

SDS法は、時間や文字数が限られた中でわかりやすい説明をするためのフレームワークといえます。そのため、何かを主張したいときには、SDS法では少し弱いかもしれません。

また、SDS法はこちらから情報をわかりやすく伝えるためのフレームワークなので、相手に頼みごとや提案をするとき、駆け引きやすり合わせが必要なときにも、あまり向いていません。具体的には、商談のような場面です。商談の中で、何かを説明するときにはSDS法が活用できますが、相手に納得したうえで何かをしてほしいときには、このあと紹介するDESC法のほうが適しているでしょう。

さらに、話にオチがあるときにも、SDS法は向いていません。「オチ＝結論」です。SDS法は結論を最初に述べるため、せっかくの話が面白くなくなってしまいます。ストーリーを話すときは、「起承転結」の流れを意識するとよいでしょう。

SDS法とPREP法の違い

ここからは、SDS法以外の文章構成のフレームワークの特徴や、使い分け方を詳しく紹介していきます。まずは、PREP法です。

PREP法（読み方：プレップ–ほう）は、「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」順番で話を展開していく、文章構成のフレームワークです。

PREP法の特徴

PREP法は、SDS法と似ています。最初に話の結論（SDS法では「要点」）から伝えるため、これから何についての話が始まるのか、文書であれば何について書かれているのかが明確になり、相手の関心を引くことができます。そして、きちんと順序立てて情報を伝えていくので、短時間でわかりやすい説明ができるようになります。また、最後にもう一度結論を伝えるので、話の内容が相手の記憶に残りやすいという点も共通しています。

結論と結論の間にあるのは、SDS法は「Details（詳細）」だけですが、PREP法では「Reason（理由）」と「Example（具体例）」も挙げなければなりません。PREP法は要素が一つ多い分、SDS法より説得力のある説明ができるでしょう。

PREP法で説明するときは、まず自分の頭の中で情報を整理する必要があるため、いきなり使いこなすのはなかなか難しいかもしれません。まずは、メールや資料などをPREP法で作成するところから始めてみるとよいでしょう。

SDS法とPREP法の使い分け

お伝えしたように、理由と具体例を挙げるPREP法のほうが、SDS法よりも話に説得力を持たせることができます。自分の意見を強く主張したいときはPREP法が向いているでしょう。たとえば、プレゼンテーションや、上司への報告、その他論理的な説明が必要なシーンなどです。

一方SDS法は、シンプルなのでいろいろな場面に使えますが、相手に話の全体を理解してほしいときや、簡潔に説明することが求められる場面に向いています。たとえば、自己紹介や、短いスピーチ、電話対応などです。

なお、PREP法については以下の記事でも詳しく解説しています。

PREP法とは？例文・メリット・注意点・その他のフレームワークを解説

SDS法とDESC法の違い

DESC法（読み方：デスク–ほう）は、「Describe（描写する）」「Express（説明する）」「Specify（提案する）」「Choose（選択する）」の順番で、相手に情報を伝えていくというフレームワークです。

参考：27 アサーショントレーニングの理論と実際 – 一般社団法人 日本学校教育相談学会 JASCG（PDF）

DESC法の特徴

DESC法は、あくまでも「提案」という形でこちらの要望を伝えますので、強く主張することはできません。その提案を受け入れるか拒否するか、決めるのは相手です。そのため、相手にどうしてもやってほしいことがあるときや、急ぎ答えを出さなければならないときなどには向いていません。また、複数の代案を用意しておかなければ、なかなか話がまとまらないこともあるでしょう。

DESC法は、アサーションのトレーニング方法としても知られています。アサーションとは、相手のことも自分のことも尊重したコミュニケーションの取り方です。これができるようになれば、相手を傷つけたり不快にさせたりすることなく、自分の意見もしっかりと主張できるようになります。

SDS法とDESC法の使い分け

相手の理解を促したい場合には、結論で始まり結論で終わるSDS法、もしくはPREP法を使って、簡潔に伝えるのがよいでしょう。たとえばビジネスシーンであれば、上司への報告やプレゼンテーションなどです。

そして、相手に納得してもらったうえで何かやってほしいことがある場合には、相手との関係性を大切にするDESC法が向いているでしょう。たとえば、顧客に商品を買ってほしいときや、上司から承認をもらいたいとき、同僚に仕事を手伝ってもらいたいときなどが考えられます。DESC法は相手に答えを求めるため、1対1で話をする場面に適しています。

なお、DESC法については以下の記事でも詳しく解説しています。

DESC法とは？具体例やメリット・デメリットを解説

SDS法とホールパート法の違い

ホールパート法は、「Whole（全体像）」「Part（部分）」「Whole（全体像）」順番で、情報を伝えていくというフレームワークです。

ホールパート法の特徴

ホールパート法は、話の「全体像」を最初と最後の2回伝えます。SDS法と要素は異なりますが、同じことを最初と最後に伝えることで、相手が理解しやすくなる、相手の記憶に残りやすくなるという点は、共通しています。そして、シンプルながら複数の要点を伝えられるというのも、ホールパート法の特徴です。伝えなければならないポイントが複数あるときも、ホールパート法を使うことで、短時間でわかりすい説明ができるようになるでしょう。

SDS法とホールパート法の使い分け

ホールパート法は、プレゼンテーションや上司への報告など、さまざまな場面で活用できるフレームワークです。他のフレームワークとの使い分けとしては、一つの要素を詳しく説明したい場合はSDS法やPREP法が、伝えたいポイントが複数ある場合はホールパート法が向いているでしょう。たとえば、自社で扱う商品のアピールポイントが複数あり、それを顧客に伝えたいときには、ホールパート法が適しています。

また、ホールパート法とSDS法やPREP法の組み合わせも有効です。具体的には、まず全体像を伝え、次に「Part（部分）」の一つひとつを、SDS法やPREP法で詳しく説明していきます。そして最後にまとめとして、再度全体像を伝えるという形になります。

まとめ

文章構成のフレームワークはいくつかありますが、その中でもSDS法はシンプルで、汎用性の高いフレームワークです。さまざまな場面で活用できるので、習得されることをおすすめします。また、ビジネスシーンでは「結論から述べる（書く）」のが基本です。普段からSDS法を意識すると、コミュニケーションがスムーズになることが期待できます。会話の中で使うのはハードルが高く感じられる場合は、まずは文章をSDS法で作成することから挑戦してみてはいかがでしょうか。