会議進行が上手い人の特徴は？必要なスキル・鍛え方を解説

ビジネスを円滑に進めるために、会議は欠かせないものです。しかし「だらだらと長く続いてしまう」「何も決まらない」といった悩みや不満を抱える方は多いのではないでしょうか。会議進行が上手い人がいれば、会議の進め方が改善し、生産性が高まります。

本記事では、会議進行が上手い人の特徴、会議進行に必要なスキルや鍛え方を解説します。

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会議の進行役とは

会議の進行役は「ファシリテーター」とも呼ばれ、司会者のような役割を担います。進行役の重要なミッションは、会議を効率よく進行し、話し合いをより良いゴールに導くことです。会議の場では、自らの意見を主張するのではなく常に中立的な立場をとり、あくまで司会者として発言者が偏りすぎないように調整したり、タイムマネジメントを行ったりします。また、参加者の意見を整理・集約し、全員が納得できる結論にたどり着けるようサポートすることも求められます。

会議進行が上手い人の特徴

ここでは、会議進行が上手い人に共通する特徴を紹介します。

会議のゴールを設定している

会議進行が上手い人は、まず会議を行うゴールを明確にして、建設的な話し合いができるよう準備をします。ゴールを明確にしておかないと、参加者は何を議論したらいいのかわからず、時間を浪費する可能性が高まります。あらかじめ着地点を設定することで、会議の時間を有意義なものにできます。具体的な会議のゴール例は「問題点を特定する」「改善策を出し、実行について合意を形成する」「新しいアイデアを3つ以上出す」などです。

また、たとえゴール地点が決まっていても、参加者の選定が適切でなかったり多すぎたりすると、活発な議論をしにくくなります。そのため会議進行が上手い人は、会議のゴールに合わせて必要なメンバーだけを招集します。「とりあえず○○さんにも声をかけよう」と、いい加減に集めることはしません。

事前にアジェンダを参加者に共有する

会議進行が上手い人は、会議の数日前までにアジェンダを作成し、参加者全員に共有します。英単語であるアジェンダは日本語で「議題、予定表」という意味を持ち、会議の議題や情報、進行スケジュールなどをまとめた資料を指します。アジェンダを事前に共有し、議題や役割分担を確認してもらうことで、参加者は当日までに準備をして万全の体制で会議に臨めます。

アジェンダに盛り込むべき基本項目は以下のとおりです。

• 日時
• 場所
• 進行役・参加者
• 議題
• 会議のゴール
• タイムスケジュール
• 配布資料

時間配分を適切に行う

会議進行が上手い人は、時間配分を適切に行い、会議が予定どおりに終わるように調整します。議論がまとまらず話が堂々巡りすると、何も決まらずに会議が終わってしまうでしょう。そうした事態を避けるため、会議を開始する前におおよそのタイムスケジュールと終了予定時刻を参加者に伝え、時間内に議論を進めて結論を出すよう促します。そうすることで参加者も「○時までに終わらせなければならない」という意識を持ち、議論に集中できます。また、複数の議題がある場合は、重要度に応じて時間を配分します。

発言しやすい雰囲気をつくる

会議進行が上手い人は、自分の意見を通すのではなく、参加者全員の発言を引き出していきます。特定の意見や立場に偏ることなく、中立的な立場で全員の意見を平等に扱うこともポイントです。たとえ偏った考えだとしても決して否定せず「このような点で参考になりますね」とポジティブな面を見つけて対応します。発言者に対して周りから否定的な意見が出たら、萎縮しないようにフォローすることも忘れません。参加者がなかなか発言せず、議論が盛り上がらない場合は、場の空気を和ませて話しやすい雰囲気をつくります。

議論が脱線したら正しい方向へ軌道修正する

会議進行が上手い人は、議論が脱線したり話の論点がずれたりした場合も、すぐに気づいて軌道修正し、正しい方向に導きます。議論が活発になると、本筋から外れた意見が出やすくなります。そのまま放っておくと収拾がつかなくなるため、議論の原点に立ち返るように促す必要があります。とはいえ、参加者が熱弁をふるっている最中に話の腰を折ると、それ以降の発言がしづらくなるかもしれません。会議進行が上手い人は、発言者の意見を尊重しながらも「それでは〇〇についてどうでしょうか」とさりげなく声かけをして、正しい方向へと導きます。

会議進行が上手い人がいるメリット

会議進行が上手い人がいると、以下のようなメリットがあります。

効率的に会議を進行できる

会議進行が上手い人は、会議の時間を管理しながら進めるため、時間短縮につながります。「会議中に話が逸れて結局何も決まらない」「前半に時間をかけすぎて後半は駆け足になってしまった」といったケースはよくあることです。会議進行役が全体の時間管理を行い、順調に進行するようにサポートすることで、参加者はテーマに沿った議論に集中できます。無駄な時間が減り、生産性の高い会議を実現できるでしょう。

明確な目的意識が生まれる

会議進行が上手い人は、事前に会議のゴールをメンバーに共有するので、参加者は目的を意識して会議に臨むことができます。目的意識が高まるとやる気も高まるため、会議が未来に向けて建設的な意思決定をする場となります。会議で話し合った内容は、次のアクションにつなげることが重要です。会議進行が上手い人は、会議の結論をまとめ、参加者全員の理解・合意を得るため、会議が終わった後もそれぞれ何をするべきかが明確になり、実行につながります。

参加者のモチベーションが高まる

会議進行が上手い人は、相手の話に耳を傾けて注意深く聞くことを意識しています。司会進行役が参加者全員の意見を尊重しながら傾聴する姿勢を示せば、参加者が自分の意見を言いやすい雰囲気になり、意見交換が活発化するでしょう。客観的な視点で状況を捉え、さまざまな意見を上手く舵取りするのも会議進行役の重要な役割です。会議で発言が脱線したり論点がずれたりしても、適切に軌道修正する進行役がいれば、参加者は遠慮なく発言できるでしょう。ポジティブな感情が全体的に高まることで、限られた時間内に参加者が納得する結論を導きやすくなります。

新しいアイデアが生まれやすい

会議進行役が安心して発言できる雰囲気をつくることで、発言者は本音を出せるようになります。参加者が積極的に意見を交わし、議論が活発に行われるようになれば、新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。今まで気づかなかった新たな気づきや発見、課題も見つかりやすくなるでしょう。

会議進行に必要なスキルとは

会議進行役にはどのようなスキルが必要なのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションスキル

どのような会議でも、話し合いの場では参加者からさまざまな発言や意見が飛び交います。参加者の発言に耳を傾けたり、不明点や疑問点を参加者へ問いかけたりと、会議進行役は参加者全員に配慮できるコミュニケーションスキルが必要です。参加者からスムーズに発言や意見を引き出すことができ、より実りのある会議を実現しやすくなるでしょう。コミュニケーションスキルとは、ただ話が上手いことを指すのではなく、相手の話に耳を傾け、熱心にきく「傾聴力」も含まれます。会議進行役に高い傾聴力があれば、参加者から出た意見の背後にはどういった価値観があり、それぞれのメンバーが本質的に何を大切にしているのかを推測って理解し、結論へと導くことができるでしょう。

アイスブレイクスキル

会議進行役には、アイスブレイクスキルが欠かせません。アイスブレイクスキルとは、参加者の緊張を解きほぐし、話し合うきっかけをつくる能力を指します。具体的には、以下のようなアプローチが場の空気を温め、リラックスした雰囲気をつくりだすのに効果的です。

• 議論が円滑に進むように、グループ編成や人数を調整する
• 椅子や机の配置を工夫して、議論が生まれやすい環境をつくる
• ちょっとしたゲームや身体を動かすアクティビティを導入して、参加者の緊張をほぐす

会議進行役には以上のような工夫を通じて、参加者が自由闊達に意見交換できるような、オープンなコミュニケーションの促進が求められます。

合意形成スキル

議論の最後には、参加者全員の合意形成が必要です。合意形成とは、意見が食い違っているときに、互いの意見を納得のいく形で一致させることを指します。この合意形成を行うのも会議進行役の仕事であり、必要なスキルの1つです。合意形成を行うことで、会議の後に実行する決定事項に納得感を持って取り組むことができます。

ディスカッションのなかで意見の対立があっても、それぞれの考えを否定せずに確認し、一致する点を見つけて折り合いをつけます。その際に合理性だけでなく、それぞれの感情にも寄り添い、全員が納得できるよう結論をまとめることが、会議進行役に求められます。

ロジカルシンキング

会議進行が上手い人はロジカルシンキングを身につけており、議論のなかで出るさまざまな意見をまとめて、論理的に整理し、参加者が納得できる方向に導きます。ロジカルシンキングは日本語に訳すと「論理的思考」といい、物事を体系的に整理して筋道を立てる思考法です。ロジカルシンキングを実践できる人は物事を直感的・感覚的に捉えるのではなく、筋道を立てて矛盾や破綻がないように考えるため、問題解決に有効な方法を導き出すことに長けています。また、相手にわかりやすく物事を伝える力があるので、発言者が言葉として表現できない意図や気持ちを引き出しやすくなるでしょう。

なお、ロジカルシンキングについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

ロジカルシンキングとは？思考法やツールをわかりやすく解説 

問題解決力

会議進行を効果的に行うためには、問題解決力を鍛えることも重要です。会議では、進行中の業務やプロジェクトの進捗を確認し、課題を明確にする必要があります。会議進行役に高い問題解決能力があれば、問題の所在を素早く特定して原因の追求を行い、解決策の提示につなげられるでしょう。また会議中に起きる意見の衝突や議論の脱線についても、問題解決力があると解消しやすくなります。反対に、進行役自身の問題解決力が低いと、手探り状態で議論を進めることになり、効率的に会議を進めることができません。会議の進行役が高い問題解決力を身につけていれば、会議全体をスムーズに進行できます。

会議進行に必要なスキルを鍛える方法

会議進行が上手い人は、場の雰囲気を整え、参加者全員が安心して話し合いに参加できる環境をつくりだすスキルに長けています。自分は向いていないと思う方もいるかもしれませんが、実務経験を積みながらスキルアップを図ることが可能です。ここでは、会議進行役としてのスキルを向上させる方法を紹介します。

場数を踏む

会議進行のスキルを向上させるためには、場数を踏むことが大事です。経験を積むことで、実践レベルの力を身につけることができます。自分のなかの引き出しも増えて、少しずつ自信がつきます。

また、出席者の1人として会議に参加したときに、司会進行役が「周囲をどのように見ているか」「どんな風に時間調整しているか」などを観察しておくと参考になります。自ら積極的に会議の場に参加して発言することは、議論や対話の感性を磨くことにもつながります。

フィードバックを参考に弱点を強化する

会議進行のスキルを磨くために、振り返りを行うことは必要不可欠です。いくら努力をしても方向性が間違っていれば、結果にはつながりません。フィードバックを受けることで、自らの弱点・課題が明確になり、目標達成に向けた行動をとりやすくなります。努力すべき方向性が明らかになり、大きな成長が期待できます。会議の後、進行の仕方について参加者がどう思ったか、率直に聞いてみましょう。進行が上手くなりたいという熱意があれば、親身なフィードバックを受けられるでしょう。

会議進行の研修を受講する

短時間で効率的に会議進行スキルを高めたい場合は、外部機関が行っている研修を受けて学ぶことも方法の1つです。先にも述べたように、会議進行にはさまざまなコミュニケーションスキルや思考法が必要となるので、一定のレベルに到達するまでに時間がかかります。研修であればピンポイントで必要なスキルを習得できるため、的確に会議進行に必要な能力を身につけられます。一口に研修といっても多くの種類があるため、受講の目的や受講者の特性に適した研修を受けることが大切です。また、座学だけの研修よりもワークを取り入れた体験型の学習のほうが学びの定着率が高いでしょう。

ここでは、おすすめの研修を2つ紹介します。

合意形成・アサーティブコミュニケーション研修

「合意形成・アサーティブコミュニケーション研修」は、株式会社IKUSAが提供する、コンセンサスゲームと講義がセットになった研修プログラムです。コンセンサスゲームとは「ある危機的な状況」を想定した物語を通して、複数人で合意形成をするプロセスと要点を実践しながら学べるアクティビティです。グループで話し合いながら全員で1つの結論を導き出す必要があるため、チームワークの向上も期待できるでしょう。アクティビティの後に振り返り・講義・グループワークの時間を設けることで、より深い学びを得られます。

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なお、アサーティブコミュニケーションについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

アサーティブコミュニケーションとは？メリットやスキルの高め方を紹介

ロジカルシンキング研修

IKUSAの「ロジカルシンキング研修」では、物事を体系的に整理して、矛盾のない結論を導き出す思考法を、アクティビティと講義・グループワークを通じて学びます。チームビルディング効果の高いアクティビティと講義を組み合わせることで、ゲーム感覚で楽しみながら論理的思考力を磨くことができます。ファシリテーターが進行をサポートするので安心です。司会進行を務める際のコツやポイントもつかめるかもしれません。

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まとめ

上手な会議進行役がいると、会議の質は大幅に向上します。参加者が発言しやすくなり、生産性の高い会議を実践できます。会議を円滑に進めるために、企業として会議進行役を育てることも重要です。自社の会議進行役を育てたいと考えている方は、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

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