アシミレーションとは？やり方やポイントを解説

優秀なリーダーでも、所属が変わるとチームに馴染めず、思うように能力を発揮できなくなることがあります。また、メンバーも新しいリーダーのやり方に戸惑ったり、考え方の違いから不満を感じたりすることもあるでしょう。このような問題が生じているなら、「アシミレーション」を実施してみてはいかがでしょうか。

本記事では、アシミレーションとは何か、実施するメリット、やり方とポイントを解説していきます。

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アシミレーションとは

アシミレーション（assimilation）とは、「同化」という意味を持つ英単語です。同化とは、より大きなものと同じようになることや、その一部になるプロセスのことをいいます。

そして、ビジネスにおいて注目されているアシミレーションとは、リーダーとチームのメンバーが相互理解を深め、良好な関係を築くための手法のことです。まずは、メンバーにはリーダーがいない場所に集まってもらい、リーダーについて意見を交わしてもらいます。そして、その際に出た意見をファシリテーターからリーダーへフィードバックし、最後にリーダーからメンバーへフィードバックに対するコメントや、今後取り組んでいくことなどを伝えるという流れで行われます。アシミレーションのやり方については、のちほど詳しく紹介します。

日本においては、新たにチームに所属することになったリーダーや上司などに、チームに馴染んでもらうために行われるケースが多いでしょう。その他にも、リーダーとメンバーの間に軋轢が生じており、関係を改善したいときにも、アシミレーションは役に立ちます。また、欧米では組織開発の手法として取り入れている企業もあるようです。

アシミレーションとスキップレベルミーティングの違い

アシミレーションと混同されやすいものに、「スキップレベルミーティング」というものがあります。スキップレベルミーティングとは、直属の上司を飛ばしてより高い職位の人と1対1で行うミーティングのことをいいます。たとえば、所属するチームのリーダーを飛ばして、その部署全体をまとめる部長と各メンバーが1対1でミーティングを実施する、というような形です。実施する目的はさまざまですが、チームの現状やマネジメントの課題を把握するために行われることが多いでしょう。

アシミレーションとスキップレベルミーティングは、まず話し合いの形がまったく違います。アシミレーションは、ファシリテーターという仲介役を置き、はじめにリーダーを除くメンバー全員で話し合ってもらい、その内容をファシリテーターからリーダーに伝えて、最後はメンバー全員でリーダーからの意見を聞くというものです。これに対してスキップレベルミーティングは、紹介したとおり、各メンバーと直属の上司より職位の高い人とが、1対1でミーティングを行うことをいいます。

また、実施するタイミングや頻度も異なります。アシミレーションは、新しいリーダーや上司がチームに馴染めていないとき、リーダーとメンバーの関係を改善したいときなど、必要なタイミングで実施するものです。これに対してスキップレベルミーティングは、できれば3ヶ月に1回、少なくとも半年に1回といったペースで、定期的に実施することが推奨されています。

アシミレーションを実施するメリット

次に、アシミレーションを実施することでどのようなメリットが得られるのかについて、詳しく見ていきましょう。

リーダーとメンバーの相互理解が深まる

リーダーに何かいいたいことがあっても、緊張や恐れからなかなか直接意見をいえないということもあるでしょう。アシミレーションでは、ファシリテーターがメンバーとリーダーの間に入ってくれます。そして、「誰から」なのかは伏せてリーダーにメンバーの意見を伝えてくれるため、いいたいことをいいやすいのです。また、メンバーからリーダーへ、リーダーからメンバーへそれぞれが意見を伝えるプロセスがあるので、一方通行になることもありません。そのため、思っていることが正しく伝わりやすく、相互理解を深められるというメリットがあります。

相互理解が進めば、お互いに求めていることが明確になり、何を期待しているのか・期待されているのかについて認識のズレも少なくなるでしょう。

なお、相互理解とは何か、組織における重要性や深める取り組みは、以下の記事でも解説しています。

相互理解とは？組織における重要性・深めるための取り組みを紹介

心理的安全性が高まる

アシミレーションを実施し、リーダーがメンバーからの厳しい意見も真摯に受け止め、改善に取り組んでいけば、チームのなかにメンバーが意見をいいやすい雰囲気がつくられていくでしょう。つまり、アシミレーションを実施することで、チームの心理的安全性の向上も期待できるということです。

心理的安全性とは、チームのなかで自分の思ったことを素直にいえたり、思った通りに行動できたりする状態のことをいいます。チームの生産性や従業員エンゲージメントにも深くかかわる要素であるとして、近年注目度が高まっています。心理的安全性については以下の記事でも詳しく解説していますので、よろしければご覧ください。

心理的安全性とは？作り方・高め方、計測方法、ぬるま湯組織との違いを解説

個々のパフォーマンスが向上する

チームの心理的安全性が低いと、周りのメンバーの反応を気にするあまり、必要なことでもいわない・行わないといった状態になってしまう恐れがあります。アシミレーションを実施して、チームの心理的安全性が高まれば、コミュニケーションも活発になり、チームの目標に向けて一人ひとりが能力を最大限に発揮できるようになるでしょう。

また、何か不満に思うことがあったとしても、陰口をたたくのではなく、オープンな場で意見交換ができるようになります。メンバーそれぞれが自身の発言・行動に責任を持てるようになり、意識が変わったり、パフォーマンスが向上したりすることが期待できます。その結果、チーム全体の業務効率・生産性の向上にもつながるかもしれません。

アシミレーションのやり方

ではここからは、アシミレーションの具体的なやり方を解説していきます。アシミレーションは、以下のとおり5つのステップで進めていきます。

1. リーダーから同意を得る
2. アシミレーションの計画を立てる
3. ファシリテーターはメンバーから意見を聞く
4. ファシリテーターからリーダーにフィードバックをする
5. リーダーからメンバーへ意見を伝える場をつくる

各ステップで何をするのか、一つずつ詳しく見ていきましょう。

1.リーダーから同意を得る

まずは、アシミレーションを実施することについて、リーダーから同意を得ましょう。メンバーからの厳しい意見も受け止め、それらにしっかりと向き合い改善していく覚悟がリーダーになければ、アシミレーションをしてもあまり意味がありません。むしろ、逆効果になってしまう可能性もあります。リーダーに前向きに課題解決に取り組んでもらうためにも、このステップは非常に重要です。

しかし、リーダーとしてはなかなかアシミレーションに前向きになれないということもあるでしょう。いきなりアシミレーションの実施を提案するのではなく、チームに何か課題があるのなら、まずはリーダーにその課題の解決策を考えてみてもらうのもおすすめです。それでも解決できなかったときの方法としてアシミレーションを提案すれば、受け入れてもらいやすくなるのではないでしょうか。

2.アシミレーションの計画を立てる

リーダーの同意を得られたら、次はアシミレーションを実施するための計画を立てていきます。アシミレーションを「いつ」「どこで」実施するのか、「どこまでのメンバーを対象とするのか」などを、具体的に決めていきましょう。

アシミレーションを「いつ」実施するのかについてですが、新しいリーダーや上司にチームに馴染んでもらう目的で実施する場合は、着任してから3～6ヶ月以内に行われることが多いようです。どのタイミングで実施するのが効果的か、十分検討しましょう。

そして、「どこまでのメンバーを対象とするのか」についてですが、メンバーが多すぎるとファシリテーターが意見をまとめるのが難しくなります。そのため対象者が多い場合は、少人数のグループ（5～6名程度）に分けて、アシミレーションを複数回実施するのがおすすめです。その際は、意見が偏るのを防ぐために、できるだけ多様なメンバーでグループを構成するようにしましょう。

また、このステップでファシリテーターもアサインします。

ファシリテーター選定のポイント

アシミレーションは、仲介役であるファシリテーターの技量により効果が左右されるといっても過言ではありません。ファシリテーターのサポートの仕方によっては、ただ愚痴や悪口を吐き出すだけの時間になってしまう可能性もあります。

ここで、ファシリテーター選定のポイントをいくつか紹介します。まずは、ファシリテーターには中立的な立場であることが求められるので、基本的にはそのチームに属していない人を選んだほうがよいでしょう。ただ、そのチームとまったく接点がない人を選ぶと、チームの課題を正しく理解できない恐れがあります。そのため、チームの業務内容や現場の動きは、ある程度理解できている人が望ましいです。その他にも、匿名性を守れる、メンバーから一定以上の信頼を得ている、リーダーに近すぎないなども、メンバーから本音を引き出すために意識したいポイントといえます。

3.ファシリテーターはメンバーから意見を聞く

計画を立て、ファシリテーターもアサインできたら、計画通りアシミレーションを実施しましょう。

まずは、リーダーには席を外してもらい、対象メンバーだけでミーティングを行います。このとき、ファシリテーターは、メンバーに質問を投げかけ、リーダーに対する意見をどんどん引き出していきます。

ミーティングはオンラインでも構いません。人数にもよりますが、ミーティングの時間としてはだいたい60分～90分が目安です。

【質問することの例】

• リーダーについて知っていること（人柄、キャリア、趣味、特技など）
• リーダーについて知りたいこと（仕事に対する考え方、価値観など）
• リーダーに知っておいてほしいチームのこと
• リーダーにやってほしいこと
• リーダーにやめてほしいこと

4.ファシリテーターからリーダーにフィードバックをする

メンバーのみでのミーティングが終わったら、そこで出た意見をファシリテーターからリーダーにフィードバックします。この際、ファシリテーターは以下の点に注意しましょう。

• リーダーには「誰からの」意見なのかは伝えない。
• ファシリテーターの主観は入れずに、客観的な事実を伝える。
• リーダーが要点を絞れるように、必要であれば一部編集したうえで伝える（同じような意見をまとめるなど）。
• 齟齬が生じないよう、リーダーへのフィードバックの内容は事前にメンバーに確認しておく。

リーダーにフィードバックをするときも、ファシリテーターは中立的な立場でいることを忘れないようにしましょう。

5.リーダーからメンバーへ意見を伝える場をつくる

最後に、リーダーとメンバー全員を同じ場所に集めて、リーダーからメンバーに意見を伝えてもらいましょう。具体的には、フィードバックに対する感謝や、メンバーからの質問に対する回答、これから何をどのように改善していくのかといったことを、リーダーから話してもらいます。

以上が、アシミレーションを実施する流れです。

アシミレーションを実施するときのポイント

最後に、効果的なアシミレーションを実施するためのポイントを紹介します。

適切なタイミングで実施する

アシミレーションは実施するタイミングも重要です。たとえば、新しいリーダーにチームに馴染んでもらうためにアシミレーションを実施する場合は、先ほどもお伝えしたとおり、着任してから3～6ヶ月以内に行われることが多いです。新しいリーダーが着任したばかりのタイミングで実施しても、まだお互いのことをほとんど知らないため、何を聞いたらいいかわからない、またはメンバーからの質問が多すぎて回答する時間がないといった状態になる恐れがあります。新しいリーダーが着任してしばらく経ち、ある程度お互いの理解が深まってきたときに、不足している部分を補う方法として、アシミレーションを活用するのがおすすめです。

メンバーの匿名性を守る

ファシリテーターは、「誰からの」意見なのかはリーダーに伝えてはいけません。ミーティングでメンバーの意見を付箋などに書いてまとめる場合も、メンバーに書いてもらうのではなく、ファシリテーターが書くようにしましょう。それを見たリーダーが、筆跡から誰の意見なのかわかってしまうこともあるためです。リーダーにフィードバックをする際、リーダーから「それは誰がいっていたのですか？」と聞かれることもあるかもしれませんが、ファシリテーターは絶対に匿名性を守るようにしましょう。

匿名性が守られることを約束しておかないと、メンバーは何か不利益が生じることを恐れて本音をいえなくなってしまいます。また、チームの人間関係に悪影響が出る恐れがあるだけでなく、メンバーがファシリテーターに不信感を持ってしまうこともあるかもしれません。これが、組織に対する不信感につながる恐れもあります。

匿名性が担保されていること、不利益が生じることは絶対にないことをあらかじめ説明し、約束したうえでアシミレーションを実施することが重要です。

ただの愚痴や悪口にならないようにする

アシミレーションは、愚痴を吐き出してすっきりするためのものではありません。建設的な議論になるように、ファシリテーターはしっかりサポートしましょう。

たとえば、メンバーからリーダーのある行動や発言が嫌いという意見が出たとします。このとき、ファシリテーターは、「そうですか」で終わらせるのではなく、それを深堀していくことが大切です。どのような場面でその行動・発言があったのか、なぜ「嫌い」だと感じたのかなど質問を投げかけ、ただの愚痴や悪口で終わらせないようにしましょう。

アシミレーションを実施して終わりにしない

アシミレーションのやり方は先ほど紹介したとおりですが、これを一度行うだけで、リーダーとメンバーの関係が急激に改善されるというものではありません。アシミレーションを実施した後は、リーダーがメンバーに対して提示した改善案をきちんと実行しているか、その様子をメンバーはどう見ているか、リーダーとメンバーの関係性に変化はあったかなどを、定期的にチェックしましょう。あまり変化が見られないようなら、改めて相互理解を深める機会を設けることも検討する必要があります。

まとめ

アシミレーションが正しく実施されることで、リーダーとメンバーの相互理解が深まり、チームの心理的安全性も向上します。チームが活性化し、業務効率化や生産性の向上につなげることもできるでしょう。また、アシミレーションをポジティブな意見交換の場にできるかどうかは、ファシリテーターにかかっているといっても過言ではありません。もしファシリテーターに必要なスキルが不足しているようなら、研修でファシリテーションを学んでもらうのもおすすめです。

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