研修の企画書の書き方・ポイントをわかりやすく解説
- 研修ノウハウ
研修を実施するためには、まずは研修の企画を立て、その詳細を関係者や上長に伝えて、合意・許可を得る必要があります。スムーズに研修の企画を通すために、企画書の書き方やポイントを押さえておきましょう。
本記事では、まず研修の企画書とはどのような文書なのか、研修の企画の立て方を説明し、研修の企画書に必要な要素と書き方、わかりやすい企画書を作るためのポイント、研修の企画書作成に役立つツールを紹介します。
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研修の企画書とは
まず企画書とは、新しいアイデアを提案するための文書のことをいいます。どのようなことを実行したいのか、そのプロセス、スケジュール、費用対効果などをわかりやすくまとめたものです。研修の企画書であれば、何のためにどのような研修を行いたいのか、対象者、スケジュール、予算、効果測定の方法などを記載します。
企画書と似たような言葉に、提案書があります。企画書と同じ意味として用いられることもありますが、企画書は社内のメンバーにアイデアを共有するためのもの、提案書はクライアントなど社外の人に提出するものと使い分けされることが多いようです。
研修は、関係者や上長に合意・許可を得えなければ実施できません。研修の詳細を口頭で説明するだけでは、伝えるべき情報が抜けてしまったり、認識がズレてしまったりする可能性もあります。「言った・言っていない」「聞いた・聞いていない」といったトラブルに発展することもあるかもしれません。情報を正しく伝えるためにも、きちんと「企画書」という形で共有しましょう。また、予算を確保するには、社内稟議を通さなければなりません。企画書で研修の必要性やメリットをアピールしておくと、稟議も通りやすくなるでしょう。
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研修の企画の立て方
研修の企画書を作成するには、研修の企画を立てなければなりません。まずは、企画の立て方を確認しておきましょう。研修の企画は、大きく分けて以下の3つのステップで進めていきます。
1.研修の目的を明確にする
研修の目的とは、「何のために研修を実施するのか」ということです。まずは、この目的を決めるところから始めましょう。「社員のスキルアップのため」というような曖昧なものではなく、具体的にどのようなスキルを何のために伸ばすのかというところまで明確にすることが大切です。研修を実施することで、最終的にどのような成果を得たいのかを考えてみましょう。
たとえば、企業の方針としてダイバーシティ＆インクルージョンを推進していくのであれば、「組織にダイバーシティ＆インクルージョンの考え方を浸透させる」「多様な人材を受け入れる体制を作る」といった目的が考えられます。また、売り上げが伸び悩んでいるなら「営業力を強化する」、クレームが増えているなら「接客スキルを向上させる」というように、課題から目的を設定する方法もあります。
2.目的達成に必要なスキル・知識を整理する
明確な目的が設定できたら、次はその目的を達成するために、受講者にはどのようなスキルや知識を身につけてもらう必要があるのかを考えていきましょう。必要なスキル・知識がわかると、研修の形がみえてきます。
たとえば、「営業力を強化する」ことを目的とするなら、自社の商品・サービスの知識や、コミュニケーション能力、ヒアリング力などが考えられます。業種や職種によっては、宅地建物取引士や日商簿記など、資格取得が必要になることもあるかもしれません。それらも含めて目的達成のために必要なスキル・知識を洗い出し、整理してみましょう。
また、「現場としてはこういったスキル・知識を持った人材が足りていない」「部下にはもっとここを磨いてほしい」とうように、現場が感じている課題もあるかもしれませんので、現場社員にヒアリングをしてニーズを把握するのもおすすめです。
3.研修プログラムやスケジュール、講師を決める
研修の目的と、それを達成するために必要なスキルや知識が整理できたら、いよいよ研修の中身を決めていきます。具体的には、どのようなアプローチ方法を用いるか（座学、ケーススタディ、グループワーク、ロールプレイングなど）、OJT研修なのかOff-JT研修なのか、いつ実施するのか、社内研修と社外研修どちらにするのかなどです。
研修プログラムの作り方やポイントについては、以下の記事で詳しく解説していますので、よろしければ参考にしてみてください。
関連記事：研修プログラムの作り方・具体例を解説
研修の企画書に必要な要素・書き方
ここからは、研修の企画書の書き方を解説していきます。研修の企画書には、以下の7つの要素は必ず含めるようにしましょう。
- 目的
- 対象者
- 実施場所
- プログラムの概要
- スケジュール
- 予算
- 効果測定の方法
具体的にどのような内容を記載するべきなのか、1つずつ見ていきます。
1.目的
研修の企画書に限らず、企画書は目的（最終的に目指すゴール）から記載するとよいでしょう。研修の目的は、いわば結論に当たる部分です。何を実行したいのかを長々と説明したあとに「このような結論となります」と伝えるよりも、最初に結論を示すことで、読み手は文書に書かれている内容を理解しやすくなります。
そして、「どういった経緯でこの目的を設定したのか」を伝えるために、企業の課題やヒアリングの結果などをあわせて記載するのがおすすめです。そうすることで、読み手に研修の必要性を感じてもらいやすくなります。
また、目的とあわせて具体的な数値目標も示すことができれば、読み手は研修をより具体的にイメージしやすくなるでしょう。
2.対象者
研修の対象者を記載します。対象者は、曖昧な表現を使わずに、できるだけ具体的に記載しましょう。
たとえば、「若手社員」や「管理職」といった表現は、あまり好ましくありません。入社後何年目までが若手社員なのか、どういった権限を持つ人を管理職と呼ぶかは、企業や組織によって異なるためです。明確な定義が全社に浸透しているならそれでもよいかもしれませんが、「〇〇年以降に入社した正社員」「〇〇年〇〇月時点での部長、課長、係長、マネージャー」といった形で記載することをおすすめします。
あわせて、対象者の人数も示すことができれば、読み手は研修の規模感をイメージしやすくなるでしょう。
3.実施場所
研修をどこで実施するのかを記載します。社外で実施する場合は、施設の名称と住所、それから地図も添えると親切です。実施場所を示すことで、どのくらい移動に時間がかかるのか、どういった準備が必要で、会場費はいくらぐらいなのかといったことをイメージできるようになります。
あわせて、その場所に決めた理由も示せると、読み手の理解を得やすくなります。たとえば、「本社から徒歩〇分であるため、業務への影響を抑えられる」などです。
企画書の段階で実施場所が未決定の場合は、候補を記載します。また、研修を社内で実施する場合は、詳細な説明は必要ありません。「本社〇階会議室」というような形で記載すれば十分です。
4.プログラムの概要
どのような内容の研修を実施するのかを記載します。研修プログラムも、できるだけ具体的に記載することが求められますが、プログラムのボリュームが大きい場合は、すべてを企画書に記載するのは難しいでしょう。また、細かい情報まで盛り込んでしまうと、研修の全体像がつかみにくくなり、読み手を混乱させてしまうことになるかもしれません。
研修プログラムのボリュームが大きい場合は、そのなかから特に重要な2つ、3つをピックアップして、それについてのみ詳細を説明し、残りは簡潔に文章で説明する形がおすすめです。または、図表にまとめてもわかりやすいでしょう。
研修プログラムは、読み手に「この研修を実施すれば、企画書冒頭に記載されている目的を達成できそうだ」と感じてもらえるように記載することが大切です。この点を意識して、書き方を工夫しましょう。
5.スケジュール
ここでのスケジュールとは、研修を何月何日の何時から実施するということではなく、スタートから目的達成までにどのくらいの期間がかかるかということです。研修の企画書では、期間をきちんと示すことが大切です。
スケジュールは、内容が詰め込み過ぎにならないように組み立てていきましょう。詰め込み過ぎると、受講者はどこが重要なポイントなのかがわからなくなり、学習の質も下がってしまう可能性があります。期限が限られている場合は、そこから逆算してスケジュールを組み立てていきましょう。
新入社員研修のように、数ヶ月～1年など長期にわたる研修の場合は、全体を複数のフェーズに分けて、各フェーズの受講率や理解度などの進捗目標も記載できると、読み手が研修の全体像をイメージしやすくなります。
6.予算
研修を実施するためにどのくらい費用がかかるのかも、きちんと示す必要があります。ここでおおまかな金額しか提示できないと、企画も通りにくくなってしまいます。会場費、教材費、外部への委託費用など、今回の研修を実施するのに必要な経費を洗い出し、可能な限り正確な金額を示すようにしてください。
また、新入社員研修のように、他社と実施時期が重なる研修の場合は、企画書を提出する前に、すでに会場を押さえていることもあるでしょう。このような場合は、読み手がそのことを理解できるように、確定している費用と今後必要になる費用を分けて記載します。
7.効果測定の方法
研修を実施しても、何も成果が得られなければ意味がありません。かけたコストも時間も、無駄になってしまいます。そのため企画書では、研修の効果測定の方法も伝える必要があります。いつ、誰が、どのように測定するのかを明確に示しましょう。
研修の効果測定は、カークパトリックモデルを活用して段階的に行うのがおすすめです。
カークパトリックモデル
カークパトリックモデルとは、教育の効果を「反応（Reaction）」「学習（Learning）」「行動（Behavior）」「結果（Results）」という4段階に分けて測定するというものです。「4段階評価モデル」と呼ばれることもあります。1959年にアメリカの経営学者、ドナルド・カークパトリック氏により提唱されたもので、企業研修の効果測定にも活用されています。
1.反応（Reaction） | 受講者が「良い研修だった」と感じているか、研修と自分の仕事を関連づけることができたかなどを確認する。 （方法：研修後のアンケート、ヒアリング など） |
2.学習（Learning） | 受講者が研修によりどの程度スキル・知識を習得できたかを確認する。 （方法：理解度テスト、レポートの提出、ロールプレイングの実施 など） |
3.行動（Behavior） | 研修後一定期間が過ぎたタイミングで、受講者の行動が変わったか、研修で学んだことを活用できているかを確認する。 （方法：受講者とその上司へのインタビュー、アンケート、行動チェックリストによる評価 など） |
4.結果（Results） | 研修後一定期間が過ぎたタイミングで、研修が組織に与えた影響や費用対効果を確認する。 （方法：研修目標に関連する指標やROI指標の変化の確認） |
なお、カークパトリックモデルについては、以下の記事で解説しています。
関連記事：カークパトリックモデルとは？効果の測定方法やポイントをわかりやすく解説
わかりやすい企画書を作るためのポイント
研修の企画書を作るときに意識したいポイントは、以下の3つです。
- 読み手にとっての「わかりやすさ」を重視する
- 結論から書く
- 図やグラフを使う
これらは研修の企画書に限らず、どのような企画書を作成する場合にもいえることです。では、１つずつ詳しく見ていきましょう。
1.読み手にとっての「わかりやすさ」を重視する
企画を担当した人は、企画書作成までにいろいろなことを調べて、さまざまな情報を得ていますが、読み手にとっては、その企画書に書かれていることがすべてです。また、何かを「企画する」ということに詳しくない人もいるかもしれません。さらに、業務内容や専門用語をどこまで理解しているかも、部署間で差があることもあります。
企画書に限らず、ビジネス文書は「さらっと読んだだけで誰でも理解できるもの」であることが重要です。その点を意識し、読み手にとってわかりやすい企画書を作成することを心がけましょう。
2.結論から書く
先ほど紹介した研修の企画書に必要な7つの要素は、順番は前後しても構いません。ただ、結論に当たる研修の「目的」は、最初に記載するようにしましょう。
結論に至るまでが長いと、読み手に回りくどい印象を与えます。まず結論から述べ、そこから理由や根拠を説明していくほうが、読み手が全体像を把握しやすくなります。研修の企画書に限らず、ビジネス文書はまず結論から書くことを意識すると、わかりやすい文書になるでしょう。
3.図やグラフを使う
文字ばかりの文書は、読み手に大きな負担がかかります。ビジュアル要素があるほうが、内容も理解しやすくなりますので、図やグラフを適切に使うことを意識しましょう。
まずはすべて文章化して、言葉だけではわかりにくいような部分を図やグラフに置き換えていくのがおすすめです。図やグラフの位置がバラバラだと見にくくなってしまうので、きちんと整列させることも忘れないでください。
これは、わかりやすいプレゼンテーション資料を作るポイントでもあります。資料を作成する方法やコツについては、以下の記事も参考にしてください。
研修の企画書作成に役立つツール
企画書を作成するなら、Microsoft社が提供するOfficeソフトを利用するのがおすすめです。なかでもビジネスにおいてよく使われる基本的なソフトが、ワード、エクセル、パワーポイントの3つです。それぞれの特徴を理解し、内容に適したツールを選択しましょう。
ワード | 文書作成ソフトです。図やグラフを挿入もできますが、どちらかというと文章がメインの文書を作成するのに向いています。 |
エクセル | 表計算ソフトです。ワードよりもレイアウトの自由度は劣りますが、表やグラフも簡単に作成することができるため、視覚的に見やすい文書を作ることができます。 |
パワーポイント | スライド機能がついたソフトです。プレゼンテーション資料の作成に用いられることが多いですが、デザインの自由度も高く、図やグラフも簡単に挿入できるため、企画書の作成にも向いています。 |
インターネット上にはワードやエクセルで使える無料のテンプレートも豊富にあります。
また、これらと同じような機能があるGoogleのクラウドサービスなら、資料や書類の共有も簡単に行うことができます。ビジネスパーソンとして、基本的な使い方を覚えておきましょう。
まとめ
研修は、人事だけで実施できるものではありません。関係者に協力してもらわなければならないので、合意を得るために企画書は欠かせないものです。意味のある研修であることが伝わるように、必要な情報を漏れなく、具体的に記載するようにしましょう。
そして、研修の企画書に限らず、ビジネス文書は「読み手にとってわかりやすい」ものでなければなりません。作成する際は、その点を意識するようにしましょう。
「あそぶ社員研修」は、受講者が主体の研修。心理的安全性が保たれた場で、ワークを通じて「成功と失敗」を擬似体験できます。自ら気づきを得るから、研修後の行動が変わります。
「どの研修が自社に合うかわからない」という方は、お気軽にご相談ください。目的やご予算に合わせて最適なプログラムをご提案します。
研修のノウハウに関しては、以下の記事にまとめて記載しています。
この記事の著者
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