研修の案内メールの書き方・例文を解説
- 研修ノウハウ
研修担当者の業務の一つに、研修の案内メールの作成・送信があります。研修やセミナーを実施することが決まったら、その対象者に対して案内メールを送らなければなりません。また、研修やセミナーの実施により、臨時休業や営業時間の変更があるなら、社外の人に向けてその旨を知らせる必要があります。
本記事では、研修の案内メールの書き方と例文、案内メールを送信する前に確認すべきポイントを紹介します。
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研修の案内メールの書き方
まずは、研修の案内メールの書き方を、項目ごとに確認していきましょう。
件名
件名には、パッと見ただけで何についてのメールなのかがわかる文章を記載します。研修の案内メールであれば、次のような件名が考えられます。
- 【要確認】ビジネスマナー研修のお知らせ
- 【重要】営業研修実施のご案内
シンプルに「〇〇研修のお知らせ」と記載するだけでも構いませんが、上記のように隅付き括弧や二重鉤括弧を最初に持ってくると、目を引きやすくなります。わかりやすく目立つ件名でなければ、読むのを後回しにされたり、スルーされたりする可能性もあります。メールを受信した人に読んでもらえるよう、件名も工夫が必要です。
宛名
メールの本文は、どのような内容であっても、最初に宛名を記載するのがビジネスマナーです。
自社の社員宛であれば「〇〇部長」「〇〇さん」などでも良いかもしれませんが、「部署名、役職名、氏名、敬称」の順に記載するのが基本の形ですので、覚えておきましょう。
社外向けなら「組織名、部署名、役職名、氏名、敬称」の順に記載します。組織名は、略さずに正しく記載しましょう（例：「×（株）→ 〇 株式会社」、「×（一社）→ 〇 一般社団法人」）。
送る相手が複数いる場合は、社内向けであれば宛名を「社員各位」「〇〇部各位」とし、一斉に送信しても構いません。社外向けは、送る内容が同じであっても、個別に送信するのがビジネスマナーです。
挨拶文
宛名の次は、挨拶文を記載します。研修の案内メールに限らず、どのような内容を送る場合でも、挨拶文は必ず記載しましょう。
自社の社員宛なら、「お疲れ様です」が基本です。「ご苦労様です」は、目上の人に対して使うと失礼になりますので、間違えないように気をつけてください。社外向けなら、「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」などです。長すぎず、シンプルな挨拶文を記載しましょう。
研修の概要
宛名と挨拶文を記載したら、本題に入ります。まず、研修を実施することになった旨を一文で伝えましょう。たとえば、「営業部の皆さんを対象に、プレゼンテーション研修を実施することになりました」というような形です。
そして、その下に研修の詳細を記載していきます。すべて文章で書くと読みにくくなりますので、以下の情報を箇条書きでまとめるのがおすすめです。
- 日時
- 会場
- 参加対象
- 講師
- 講義内容
- 持ち物
時間は、12時間表記よりも24時間表記がわかりやすいでしょう。外部から講師を招く場合は、簡単に講師の経歴やプロフィールも記載しておくと、興味を持ってもらいやすくなります。
研修の概要は、研修の案内メールの中でも重要な部分です。記載漏れや誤字脱字がないように、きちんと記載しましょう。
申込方法
次に、申込方法、返答方法、返信期限などを記載します。以下、例文です。
- 参加を希望される方は、〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時までに、本メールに返信する形で、人事部〇〇までお知らせください。
- 各課で参加希望者を取りまとめていただき、〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時までに本メールに返信をお願いいたします。
また、原則全員参加の研修の場合は、その旨を記載します。たとえば、「本研修は原則全員参加となります。参加が難しい方は、〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時までに人事部〇〇までご連絡ください。」などです。
問合せ先
最後に、今回の研修に関する問合せ先を記載します。会社名（社外向けのメールの場合）、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスは、必ず記載しておきましょう。
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研修の案内メールの例文
ではここからは、研修やセミナーの案内メールの例文を紹介していきます。
【社内向け】研修の案内
まずは、自社の社員に研修を実施することを知らせるためのメールの例文です。
件名：【要確認】マネジメント研修実施のご案内 ○○部 部長 〇〇様
お疲れ様です。 この度、管理職のみなさまを対象に、マネジメント研修を以下の要領で実施することになりました。 お忙しい時期かとは存じますが、ぜひご参加くださいますようよろしくお願いいたします。
参加を希望される方は、〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時までに本メールに返信をお願いします。 本研修について、ご不明な点やご質問があれば、下記までお問合せください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 人事部 〇〇〇〇 電話：〇〇〇–〇〇–〇〇〇〇 メール：〇〇＠〇〇〇〇.com ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
【社外向け】セミナーの案内
次に、社外の人に向けて、自社が主催するセミナーを案内する際のメールの例文です。
件名：【〇月〇日（〇曜日）開催】〇〇〇についてのセミナー開催のご案内 株式会社〇〇〇〇 ○○部 〇〇〇〇様
平素より大変お世話になっております。〇〇〇〇株式会社の〇〇です。 この度、弊社主催で〇〇〇についてのセミナーを下記の通り開催することになりましたので、ご案内いたします。
こんな方におすすめ 〇〇〇を導入したいと考えている、〇〇〇で何ができるのかを知りたい
ご多用中とは存じますが、〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。 なお、本セミナーについて、ご不明な点やご質問があれば、〇〇部〇〇までお問合せください。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 〇〇〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇 電話：〇〇〇–〇〇–〇〇〇〇 メール：〇〇＠〇〇〇〇.com ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
【社外向け】研修に伴う臨時休業・営業短縮の案内
社内研修に伴い、臨時休業や営業時間の変更がある場合は、取引先などにその旨をお知らせする必要があります。次に、社外の人に向けて、臨時休業をメールでお知らせする場合の例文を見てみましょう。
件名：【重要】社内研修に伴う臨時休業のお知らせ 株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇〇〇様
いつもお世話になっております。 誠に勝手ではございますが、社内研修に伴い、下記日程を臨時休業とさせていただきます。
なお、休業期間中にいただきまましたメールへのご返答は、〇〇月〇〇日（〇曜日）以降に順次行ってまいります。 大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 〇〇〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇 電話：〇〇〇–〇〇–〇〇〇〇 メール：〇〇＠〇〇〇〇.com ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
臨時休業や営業時間の変更がある場合は、研修により社外の人に迷惑がかからないよう、メールだけでなく、同様の内容を記載した文書を会社の入り口に貼っておく、ホームページやSNSに掲載するなどして、広く知らせるようにしましょう。
研修の案内メールを送る前に確認すること
研修の案内メールに限ったことではありませんが、メールを作成したら、送信する前に一度自分で読み返してみましょう。そして、以下の3点をチェックしてみてください。
1.漏れや誤字脱字がないか
必要な情報が漏れていないか、誤字脱字がないかをチェックします。特に、研修の概要の部分に間違いがあると、当日の運営にも支障が出るかもしれません。たとえば、メールに記載した会場が間違っていれば、受講者が違う会場に向かってしまいます。持ち物が漏れていれば、研修の内容によっては参加できないこともあるかもしれません。
研修に関する資料と照らし合わせながら、研修の概要の部分は特に入念に確認しましょう。
2.情報がわかりやすく記載されているか
ビジネスメールは、受け取った人にとって読みやすく、わかりやすいものであることが大切です。必要な情報をすべて文章で書くと、どうしても長くなってしまいます。また、要点がどこかもわかりにくくなりますので、箇条書きや区切り文字を使って、わかりやすく記載されているかを確認してみましょう。
また、一文が長い、表現が回りくどい、専門用語が多すぎるといった文章は、わかりにくい印象を与えます。「さらっと読んだだけで誰でも理解できる文章になっているか」という視点で、一度読み返してみましょう。
3.期限に余裕はあるか
研修実施日の直前まで申込を受け付けていると、準備が間に合わなくなる恐れがあります。研修の規模にもよりますが、申込期限は、研修実施日の1～2週間前に設定するのが理想といえるでしょう。期限が適切に設定されているか、メールを送信する前に最終確認することをおすすめします。
まとめ
研修の案内メールを受け取る人は、忙しい中で手を止めてメールを読んでくれるので、さっと目を通しただけで内容がわかるものとすることが大切です。そして、メールの本題である研修の概要の部分はしっかり伝えなくてはいけないので、箇条書きや区切り文字などを使って読みやすいメールにすることを意識してみてください。
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研修のノウハウに関しては、以下の記事にまとめて記載しています。
この記事の著者
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