内定者フォローとは?目的や重要性、施策の事例を紹介

2024.01.05
  • 組織・人材開発
    • 内定者フォロー

就職活動を行っている人の多くは、複数の企業の選考にエントリーします。そのため、せっかく自社にマッチする人材に出会い、採用を決めても、内定を出したあとに辞退されてしまうこともあります。現在は売り手市場が続いていますので、内定辞退を完全に防ぐことはできませんが、内定者フォローに力を入れることで、辞退のリスクは軽減できます。

本記事では、内定者フォローとはどういった取り組みなのか、目的や重要性、実施するときのポイント、内定者フォローの施策の具体例と事例を紹介します

 

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内定者フォローとは

内定者フォローとは、内定を出したあとに行う、内定者をサポートするためのさまざまな施策のことです。具体例はのちほど詳しく紹介していますが、入社までの間に内定者とこまめに連絡をとったり、面談や懇談会を開催したりといった施策が挙げられます

新卒採用の場合は、内定を通知できるのは101日以降と決まっています。しかし、実際はこの日に内定式を行う企業が多いのが現状です。そのため多くの企業は、内定を通知する前に、最終面接に合格した学生に対して「内々定」を出しています。この「内々定」を出したあと、学生に対して行われるさまざま施策も、内定者フォローに含まれます

内定者フォローの目的

内定者フォローを行う目的は大きく2つあります。

1.内定辞退を防ぐため

1つは、内定辞退を防ぐためです。複数の企業から内定をもらっていても、内定者が入社できるのは一社だけです。その一社以外は、内定を辞退しなくてはなりません。内定者に辞退されてしまうと、企業はまた採用活動を行わなくてはならなくなります。内定者に数ある企業のなかから自社を選んでもらうためには、内定者フォローが欠かせないのです。

特に新卒の学生は、社会人の経験がないため、「本当にこの企業で良いのだろうか」「入社までにしておかないといけないことはあるだろうか」「職場の雰囲気や一緒に働くメンバーはどのような感じだろうか」など、いろいろなことに不安を感じています。このような状態は「内定ブルー」とも呼ばれています。内定を出したあとも、コミュニケーションを密にとり、自社の情報を開示したり、先輩社員との交流の機会をつくってあげたりすることで、内定者は安心感が得られます。入社の意思も高めることができるしょう。

また、入社までに自社についてより理解を深めてもらうことは、早期離職を防ぐためにも大切です。

2.入社の準備として

もう1つは、入社の準備のためです。入社したときに、人事の採用担当者や面接官以外は全員初対面という状態だと、新入社員は緊張してしまいます。入社までに先輩社員や同期と交流する機会を設け、人間関係を築いてもらっておけば、入社後スムーズに仕事に入っていくことができるでしょう。研修や内定者インターンなどを実施すれば、働く自分の姿もイメージしやすくなります。

また、仕事ができる先輩の姿を見たり、優秀な同期に出会ったりすることで、内定者のモチベーションの向上も期待できるでしょう。お互いに高め合えるような強い組織をつくっていくためにも、入社前に交流の機会を設けることは重要です。

内定者フォローが重要な理由

日本では、少子高齢化の影響で、生産年齢人口が減少し続けています。さらに、時代とともにライフスタイルや価値観が多様化したことで、副業や、自分のキャリアのために転職をすることも一般的になってきており、人材の流動性が高まっています。これらの理由から、近年の採用市況は売り手市場の傾向が強く、今後もこの状況がしばらく続くと見込まれています。企業が人材を「選ぶ」のではなく、人材から「選ばれる」企業にならなければ、採用が難しくなってきているのです。

先ほどお伝えしたように、内定者を入社までしっかりフォローしてあげることで、内定者は安心感が得られます入社前に人間関係を構築できていれば、入社後企業になじむのも早いでしょう。

内定を出された複数のなかから自社を選んでもらい、その後自社で長く活躍してもらうために、内定者フォローは重要なのです

内定者フォローのポイント

内定者の辞退を防ぎ、入社後スムーズに仕事に取り組んでもらえるように、内定者フォローを実施するときは、次の3つのポイントを意識してみてください。

定期的に連絡をする

内定者に安心感を与え、入社の意思を高めるためには、内定を出したあとも、採用担当者からこまめに連絡をすることが大切です。業務的な連絡だけではなく、内定者の不安を払拭できるようなメッセージや情報を伝えましょう。

また、内定者に合わせたツールを選ぶこともポイントです。新卒の学生に対しては、LINEを活用している企業も多いです。LINEと連携できる採用管理システムを導入すれば、内定者とのやり取りもスムーズに行えるでしょう。

内定者に課題を出し、提出された成果物に対してフィードバックを与えるというのも効果的です。丁寧なコメントを残すことで、内定者からの信頼を得やすくなります。

先輩社員や同期とのコミュニケーションの機会を設ける

株式会社ラーニングエージェンシーが2021年に実施した、【ラーニングエージェンシー「内定者意識調査」】の結果を見ると、内定期間中に受けたいサポートとして最も多いのが、「先輩社員との人間関係を築く機会がほしい」(63.2%)となっています。また、「他の内定者との人間関係を築く機会がほしい」も51.8%と高く、先輩社員や同期とのコミュニケーションの機会を望んでいる内定者が多いことがわかります。

参考:【内定者意識調査】内定者の72%が「自分の能力」に不安と回答し、「人間関係」への不安を上回る | 株式会社ラーニングエージェンシーのプレスリリース

入社前に先輩社員とのコミュニケーションの機会を設けることで、職場の人間関係に対する不安を払拭できるだけではなく、採用担当者からは伝えられないような情報を提供できます。たとえば、職場の雰囲気や、仕事の魅力などです。これらを伝えることで、入社へのモチベーションも高められるでしょう。

また、入社前に内定者同士で交流を深めておくことで、仲間意識も醸成されます。入社後も、同期で協力しながらスムーズに仕事を進めていけるようになるでしょう。

企業の情報を積極的に提供する

口コミサイトやSNSで企業の良くない情報を目にしたことで、辞退につながるケースもあります。インターネット上に公開されている情報は、たとえそれが正しくない情報であっても、見る人は信じてしまいがちです。口コミサイトやSNSによる辞退を防ぐためには、内定者に自社のことを正しく理解してもらうことが重要です。企業も採用広報に力を入れて、積極的に情報を発信していきましょう。

また、内定者は近い将来に一緒に働く仲間なので、仲間意識を持って接することも大切です。社内のメンバーしか知らないような情報も、可能な範囲で発信していくと、相互理解や仲間意識を高めることができるでしょう。

内定者フォローの具体例

では、内定者フォローにどのように取り組んでいけばよいのでしょうか。ここからは、具体的な施策の例を紹介していきます。

内定通知メール

内定または内々定を通知する段階から、企業は完全に「選ばれる」側になります。ただ内定した旨を伝えるだけではなく、好印象を与えられるよう内定通知メールの書き方も工夫しましょう

新卒採用の場合は、最終面接を合格した学生に、まず内々定を通知することになります。正式に内定を通知する内定式まで長い期間が空くことになるので、その間の内定者フォローも欠かせません。内定式までに面談や交流会などの予定があれば、それらのスケジュールもメールに記載しておきましょう。また、「入社までに何をしておけば良いのだろう」と不安に感じる学生も多いので、内定式までの過ごし方の提案を入れておくと親切です。

中途採用の場合は、入社までの期間も短いため、入社までの流れなどの基本的な情報のみ伝えれば問題ありません。加えて、どのような点を評価したか、入社までに面談や会食の場を設けることも可能な旨なども記載すると、丁寧な印象を与えることができるでしょう。

また、新卒・中途とも、メールの最後には「ご不明な点がありましたら、遠慮なくご連絡ください」の一言を添えるのを忘れないでください。

内定者懇談会

内定者と先輩社員、または内定者同士が親睦を深める場として開催されるのが、内定者懇談会です。内容としては、たとえば次のようなものがあります。

  • 食事会
    内定者と先輩社員が、ともに食事やお酒を楽しみながら交流を深めます。気軽なコミュニケーションを促したい場合におすすめです。
  • 座談会
    企業のことをより深く知ってもらうため、内定者と先輩社員との交流の場です。現場で働く先輩社員からの話を聞くことで、内定者は自分が働く姿をイメージしやすくなります。
  • グループワークやディスカッション
    内定者を少人数のグループに分けて、共通の目標を達成するワークに取り組んでもらったり、あるテーマについて話し合ってもらったりするプログラムが実施されることもあります。

内定者面談

内定を通知してから入社するまでに、内定者と直接話をする場を設けている企業もあります。新卒採用の場合は、内々定を通知してから複数回行われることが多いです。

内定者面談でやることは、大きく3つあります。

  • 自社に入社する意思があるかを、家族の意思も含めて確認する(家族が反対して辞退となるケースもあるため)。
  • 企業の事業内容やビジョン、社風、具体的な業務内容、給与や勤務体系、福利厚生など、企業のことを詳しく説明する。
  • 内定者からの質問に答え、不安や疑問を解消する。

内定者からの質問に明確に答えられないと、企業としての信用を失ってしまうかもしれません。何を質問されてもきちんと答えられるよう、しっかり準備をして面談に臨みましょう。

内定式

内定式は、最終面接を合格した学生に正式に内定を通知するために開かれる会です。新卒採用において、内々定を通知した学生を集めて行われます。内定解禁日の10月1日に実施する企業が多いです。

内容は企業によってさまざまですが、内定書の交付や、社長や役員からの講和、先輩社員との交流、職場見学などが実施されます。内定者フォローのなかでも規模の大きい施策になりますので、早い段階から準備が必要になります。

内定者研修

内定者研修とは、入社までの間に内定者を集めて実施する研修のことです。内定者の不安を解消して辞退を防ぐためだけではなく、ビジネスマナーや基礎的な知識・スキルを身につけてもらい、早く戦力になってもらうために行われます。

プログラムの1つとして、複数人で取り組むグループワークやディスカッションなどを組み込めば、一体感が生まれ、仲間意識も醸成できるでしょう。

社内報・メルマガ・SNS

社内のメンバーに向けて発信する社内報やメルマガを内定者にも送付したり、社内向けSNSに内定者専用のアカウントをつくって情報を共有したりする企業も増えています

求人票や企業のホームページなどではわからない、社内のリアルな情報を届けられるので、内定者の自己啓発やモチベーションアップにもつながるでしょう。

内定者フォローツール

内定者フォローツールとは、内定者フォロー業務を助けてくれるさまざまなツールのことです企業と内定者および内定者同士のコミュニケーションが促進されるだけではなく、業務が効率化するので、担当者の負担を減らすことができます。

内定者フォローツールは、大きく分けて3つのタイプがあります。

  • 内定者ブルーの解消に強いタイプ
    アプリで気軽にメッセージをやり取りができたり、動画を配信することができたりなど、内定者と企業または内定者同士のコミュニケーション活性化につながる機能が搭載されているタイプです。
  • 内定者フォロー業務を効率化できるタイプ
    内定者への業務連絡を効率化できる機能や、eラーニングなど研修に役立つ機能も搭載されているタイプです。
  • 採用管理も行えるタイプ
    採用管理ツール(ATS)と呼ばれるタイプです。内定者フォローのためのツールではありませんが、内定者に一斉に連絡をしたり、LINEでコミュニケーションをとったりなど、内定者フォローに活用できる機能が搭載されているものが多いです。

内定者インターンシップ

内定者インターンシップとは、新卒採用において内々定を出した学生を対象に実施するインターンシップのことです内定者インターンシップは、学生と契約を交わして、実際の業務に取り組んでもらうため、報酬が発生します。

相互理解が深まる、最適な人材配置が行えるようになる、内定者の不安解消につながるなどのメリットがありますが、実施するのに手間とコストがかかることや、内定者全員が参加できるわけではないこと、学業との両立が大変であることなど、デメリットもあります。

実施するときは、学業に影響が出ないようスケジュールを組むことが大切です。また、不参加者に対するサポート体制も整えておきましょう。

内定者フォローの事例

最後に、内定者フォローの事例を紹介します。

メディフォン株式会社

医療通訳事業や健康管理SaaS事業などを行っているメディフォン株式会社は、2022年から、内定者プログラムに「内定者通信」と「内定者読書会」を導入しています。

「内定者通信」とは、毎月1回発行される内定者向けのオンライン新聞です。経営陣のおすすめの文献や書籍の紹介、社内の様子、既存社員からのメッセージなどを掲載しています。

参考:会社と内定者との楽しい接点づくり『内定者通信』|メディフォン株式会社【公式】

そして、「内定者読書会」は、内定者通信で紹介されていたおすすめの書籍のなかから1つを選び、その本の内容をお互いに紹介し合うというものです。内定者だけではなく、先輩社員や役員も参加して行われています。

参考:研修にも交流にも最適!『内定者読書会』を開催しました!|メディフォン株式会社【公式】

株式会社三恵クリエス

業務用システムやスマートフォンアプリの開発などを行っている株式会社三恵クリエスでは、内定者に専任のメンターをつけ、入社までの自己学習をサポートしています。メンターを担当するのは、現場の若手エンジニアです。内定者には入社時点(4月)での目標を設定してもらい、達成に向けた学習をメンターと連携しながら各自で進めてもらっています。

また、定期的な勉強会も開催しています。勉強会は、グループディスカッションやワーク、座談会など、知識や技術面以外をサポートするような内容となっています。

参考:三恵クリエスの内定者フォローについて|Sankei Cries

まとめ

人材の獲得競争が激化しており、人材から「選ばれる」企業にならなければ採用が難しくなってきています。内定者フォローに力を入れて、せっかく出会った優秀な人材を逃さないようにしましょう。

また、内定者フォローは、内定辞退を防ぐためだけではなく、入社の準備としても必要なものです。入社前に一緒に働く人との人間関係を構築しておけば、スムーズに仕事に取り組めるようになるでしょう。先輩社員や内定者同士のコミュニケーションの場は、内定者からのニーズも高いので、ぜひ実施を検討してみてください。

 

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この記事の著者

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。
不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。
猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

あらたこまち

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