Off-JTとは?OJTとの違い、実施するメリットや効果を高めるポイントを解説

2023.09.28
  • 研修ノウハウ

Off-JT(読み方:オフジェーティー)とは、職場から離れた場所で行う研修や教育のことをいいます。たとえば、階層別研修や業務別・職種別研修、スキル別研修、eラーニングなどです。

本記事では、Off-JTとは何か、Off-JTの種類や、OJTSDS(自己啓発援助制度)との違い、Off-JTが必要な理由と、メリット・デメリット、Off-JTの現状、効果を高めるポイントについて、わかりやすく解説します

 

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Off-JTとは

Off-JTとは、「Off-The-Job Training」の略称です日々の業務から離れて、職場とは別の場所で行われる教育全般のことで、「職場外研修」と呼ばれることもあります。具体例は次項でも紹介していますが、たとえば新入社員や管理職といった階層別に行われる研修や、コミュニケーション研修のようなビジネススキルを身につけるための研修などが挙げられます。一度に大勢の社員を教育・指導できるというのが、Off-JTの大きな特徴です。

Off-JTを実施する目的はさまざまですが、業務に必要な知識やスキルの土台を形成するために行われる場合が多いです。

Off-JTの種類

Off-JTには、大きく分けて「集合型研修」と「eラーニング」の2種類があります。

集合型研修

「集合型研修」とは、一人の講師が複数人に対して講義や指導を行う研修のことです。講師と受講者が一つの会場に集まって対面式で行われるものだけでなく、近年はWeb会議ツールなどを用いてオンラインで実施するケースも増えています。

座学だけでなく、演習やグループワークなどの体験型のプログラムが盛り込まれた研修もあります。複数人で取り組むワークを実施すれば、コミュニケーション活性化やチームビルディングといった効果も期待できます。

以下は、集合型研修の一例です。

階層別の研修

新入社員研修、若手社員研修、中堅社員研修、リーダー研修、管理職研修

業務別・職種別の研修

営業研修、エンジニア研修、接客・販売研修、経理・財務・会計研修

スキル別の研修

コミュニケーション研修、リーダーシップ研修、コーチング研修

eラーニング

eラーニング」とは、インターネットを利用した学習のことです。「オンライン学習」と呼ばれることもあります。パソコンやスマートフォンなどから好きな時間に、好きな場所から学習することができるというのが、eラーニングの特徴です。

受講者は、オンライン上に配信された動画やテキストなどを視聴して学習します。受講者のモチベーションを高めるために、近年はアニメーションやCGVRなどで教材を作成する企業もあるようです。学習管理システム(LMS)を利用すれば、インターネット上でテストを作成したり、受講者の学習進捗を把握したりすることも可能です。

まずeラーニングで基本的な知識を学習してもらい、そのあとにアウトプットのために集合研修を実施するというように、2種類の形式を組み合わせてプログラムを設計している企業もあります。

OJTとの違い

OJTとは、「On-The-Job Training」の略称で、職場の中で行われる教育のことを指します。業務の進め方やノウハウなどを、職場で実際に業務を進めながら指導するというものです。

OJTは、「先輩社員と後輩社員」「上司と部下」というような組み合わせで、1対1で行われる場合が多いため、社員一人ひとりの能力や成長速度に合わせたプログラムを提供することができます。また、学んだことをすぐに実践に移せるため、知識やスキルが定着しやすいというのも特徴です。

Off-JTOJTの違いをまとめると、このようになります。

 

Off-JT

OJT

場所

職場の外

職場の中

内容

これから業務に取り組むために必要な基本的な知識・スキル

実際の業務の進め方、ノウハウ

期間

短期的

中長期的

教育方針

インプットを重視

アウトプットを重視

Off-JTで基礎を固め、OJTで実践して学んだことを体得するというように組み合わせると、高い効果を期待できます。

OJTについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

OJTとは?Off-JTとの違いやメリット・デメリット、効果を高めるポイントを紹介

SDSとの違い

SDSとは、「Self Development System」の略称で、日本語では「自己啓発援助制度」と呼ばれています。社員の自主的な学びを支援するさまざまな制度のことです。具体例としては、

  • 資格取得費用の負担(受験料、テキスト代など)
  • 資格手当や技能手当
  • 図書購入費用の負担

などが挙げられます。

Off-JT・OJTと違うのは、SDSには強制力がないという点です。Off-JTOJTは企業主導で取り組むもので、対象者は必ず指定された教育・指導を受けなくてはいけませんが、SDSはあくまでも社員個人に自主的な学習を促し、それを支援するものです。

Off-JT、OJT、SDSのどれが良い・悪いということではなく、それぞれの特徴を理解して3つを組み合わせることで、効率的に人材を育てることができます。

なぜOff-JTが必要なのか

なぜ、実際の業務を通じて行うOJTだけでなく、Off-JTが必要なのでしょうか。ここでは、その2つの理由を紹介します。

1.業務に必要な知識を身につけるため

Off-JTは、これから取り組む仕事の基礎を固めるために実施される場合が多いです。たとえば、新卒で入社した社員は、まだ仕事をするために必要な知識やスキルはもちろん、ビジネスマナーなども身についていません。いきなり現場に入り、これらすべてを実際の業務を通してOJTで指導するとなると、担当者に大きな負担がかかります。あらかじめOff-JTで最低限の知識・スキルを身につけて土台を形成しておくことで、OJT担当者の負担も軽減することができ、業務も効率よく進められるようになります。

また、受講者としても、あらかじめOff-JTで必要な知識やスキルを学んでおくことで、実際に業務に就いたときにどのように行動すれば良いかをイメージしやすくなります。結果、ミスやトラブルなども起きにくくなるでしょう。

2.次世代リーダーを育成するため

近年は、次世代リーダーを育成するための手段として、Off-JTのニーズが高まっています。ここでの次世代リーダーとは、将来の経営幹部候補のことです。

数年後には、バブル期に入社した世代の多くが定年を迎えます。定年を延長または廃止する企業も増えていますが、経営幹部の世代交代は今後加速していくことが予想されます。また、現代は「VUCA時代」と呼ばれるほど変化の激しい時代となっています。このような中で企業を持続的に成長させていくには、めまぐるしく変わり続けるビジネス環境にも対応できるリーダーが必要なのです。

Off-JTを実施することで、経営の原理原則やマインドを効率よく学ぶことができます。しかし、Off-JTだけでは学んだことを実際の業務に活かすことは難しいので、やはりOJTと組み合わせてプログラム全体を設計する必要があります。

Off-JTのメリット・デメリット

Off-JTには、どのような特徴があるのでしょうか。メリットとデメリットを、それぞれ詳しく見てみましょう。

メリット

まずは、Off-JTのメリットから紹介します。

知識やスキルの土台を形成できる

業務に必要な知識やスキルを体系的に学べるというのが、Off-JTの大きなメリットです。業務から離れてじっくり学ぶ機会を設けることで、集中して深く学習することができるでしょう。新入社員の場合は、実際に業務に就く前にある程度知識やスキルを学んでおくことで、どのように行動すれば良いかというイメージもしやすくなります。

また、概念やフレームワークなどの普遍的・汎用的なスキルは、OJTだけで習得するのはなかなか難しいといえます。こうしたOJTだけでは得にくいスキルを補填することも、Off-JTを実施する目的の一つです。

複数人を均一に教育できる

先ほどご紹介したように、OJT11で行われることが多いので、個人に合わせてプログラムを設計できるというメリットはありますが、成長度が担当する上司や先輩社員の教え方や育成スキルに左右されやすいというデメリットもあります。

これに対してOff-JTは、講師と受講者が一つの場所に集まり、一人の講師が複数人に対して一斉に教育・指導を行うため、必要な知識を均一に与えることができます。

コミュニケーション活性化につながる

日々の業務を円滑に進めていくためには、社員同士のコミュニケーションが欠かせません。座学だけでなく、演習やグループワークなどの体験プログラムを研修に組み込めば、社員同士のコミュニケーションも自然に活発になります。横のつながりを広げたり、新たな知識やスキルを学びながらチームビルディングができたりする点も、Off-JTのメリットの一つです。

現場の負担を減らせる

OJTの場合、担当者は自身の仕事をこなしながら後輩社員や部下を教育しなければならないため、時間的にも精神的にも負担が大きくなります。あらかじめOff-JTで基本的な知識やスキルを身につけてもらっておくことで、現場で教えることが少なくなり、担当者の負担を減らすことができます。

また、社員に特定の分野の専門性を高めてほしいときは、教える側にもある程度知識やスキルが求められます。教える側に適した人材が社内にいない場合でも、Off-JTなら外部に委託することもできるので、効率よく人材を育成できます。

デメリット

次に、Off-JTのデメリット(課題)を紹介します。

コストがかかる

Off-JTを実施する場合、外部への委託費や会場費などのコストがかかります。研修の規模にもよりますが、OJTよりもコストが高くなる場合が多いでしょう。

厚生労働省が公表している『令和3年度「能力開発基本調査」』によると、Off-JTに費用を支出した企業の割合は45.9%で、労働者一人あたりの平均額は1.2万円となっています。

出典:調査結果の概要 1 企業調査 – 厚生労働省(PDF)

このグラフを見ると、近年はOff-JTにかける費用は減少傾向にあるようですが、今後3年間の支出見込みについては「増加させる予定」(35.7%)が「減少させる予定」(1.1%)を大きく上回る結果となっています。Off-JTを実施する際は、コスト面も考慮して研修を設計する必要があります。

実務との関りが見えにくい

Off-JTは、研修のテーマによっては実際の業務との関りが見えにくいものもあります。この研修がどのように役に立つのか、なぜ必要なのかという部分を受講者にしっかり理解してもらわなければ、せっかく研修を実施しても高い効果は得られないでしょう。効果が得られなければ、Off-JTにかける時間や予算を減らされてしまう可能性もあります。

株式会社識学が2022年に実施した「研修に関する調査」の結果を見ると、55.0%の人がこれまでに無駄だと思った研修が「ある」と回答しています。その理由については、最も多かった回答が「既に知っていることだったため」(50.3%)、そして2番目に多かった回答が、「関わっている業務で役にたつ場面がなかったため」(47.9%)となっています。

参考:【研修に関する調査】これまで受けた研修、無駄だと思ったことがある人半数以上。理由は「既に知っていることだったため」が最多|識学のプレスリリース

Off-JTを実施する際は、現場の社員の業務内容を十分理解したうえで研修を設計することはもちろん、事前に受講者に対して研修の目的を共有しておくことも重要です。

Off-JTの現状

厚生労働省が公表している『令和3年度「能力開発基本調査」』によると、正社員に対してOff-JTを実施した事業所の割合は69.1%となっています。

出典:調査結果の概要 1 企業調査 – 厚生労働省(PDF)

近年はやや減少傾向にあるようですが、多くの企業でOff-JTが実施されていることがわかります。

また、企業規模が大きくなるほど実施率が高いというデータも紹介されています。

  • 3049人:0
  • 5099人:9
  • 100299人:9
  • 300999人:3
  • 1,000人以上:2

研修の形態については、近年は「ハイブリッド型研修」のニーズが高まっているようです。株式会社日本能率協会マネジメントセンターが2022年に実施した「新人・若手社員のOff-JTに関するアンケート」の結果を見ると、3割強の企業が対面とオンラインを組み合わせた研修を実施していると回答しています。

さらにこの調査では、9割を超える企業がOff-JTの見直しを検討していることもわかりました。具体的な改善策としては、1位の「コンテンツの見直しを行う」(41.1%)に次いで、「『対面重視』だが、オンラインも活用」が35.7%と、2番目に多くなっています。働き方が多様化する中で、複数の形態を組み合わせて効率的に人材を育成したいと考える企業が増えているのかもしれません。

参考:9割超が「Off-JTの見直しを検討」と回答。オンラインの活用が進む 新人・若手社員の「Off-JT」に関する調査結果 | JMAM 日本能率協会マネジメントセンター | 個人学習と研修で人材育成を支援する

Off-JTの効果を高めるポイント

最後に、Off-JTを実施する際のポイントを紹介します。

Off-JTOJTSDSを組み合わせる

先ほど紹介したように、Off-JTはどちらかというと新しい知識やスキルをインプットするために実施される場合が多いです。しかし、新たなことを「知る」「覚える」だけでなく、しっかりと定着させるためには、やはりアウトプット(実践)が欠かせません。Off-JTで学んだことをOJTで実践して、不足する部分はまたOff-JTで補うというように、育成のサイクルをつくることが大切です

また、Off-JTOJTは、どうしても社員は「受け身」になりがちです。SDSを充実させて主体的な学びを促し、それを支援することで、より社員の成長を引き出すことができるでしょう。

このように、Off-JT、OJT、SDSのどれか一つに力を入れるのではなく、3つを組み合わせて育成全体を設計することで、高い効果が期待できます

体験型のプログラムを盛り込む

座学ばかりの研修だと、受講者は集中力やモチベーションを維持するのが難しくなります。演習やグループワーク、ビジネスゲームを盛り込むなど、受講者を飽きさせないための工夫も必要です。「話を聞く」以上の体験があることで、知識やスキルが定着しやすくなり、学んだことが実際の業務ではどう役に立つのかもイメージしやすくなります

また、複数人で取り組む体験型のプログラムを盛り込むことで、自然とコミュニケーションも活発になり、チームビルディングにもつながるでしょう。Off-JTで社員同士が良好な関係を築ければ、その後職場に戻った後も、協力して業務を円滑に進められるようになります。

研修前の動機づけと研修後のフォロー

先ほど紹介したように、研修と実務との関わりが見えにくいと、受講者に「無駄な研修だった」と感じられてしまう可能性があります。研修を実施する目的や理由、課題などを事前に対象者に共有して、学習意欲を高めておくことが大切です。さらに研修後は、振り返りの時間を設けたり、実践の機会を与えたりして、学びの定着をサポートしましょう。

424の法則

424の法則」とは、効果がない研修の原因がどこにあるのか、その割合を示したものです

「研修前:研修そのもの:研修後」 = 「424

という考え方です。研修で効果を出すためには、研修そのものもよりも、実施前後の取り組みが重要であるということを示しています。研修プログラムを作成する際は、研修当日の内容だけでなく、実施前後の取り組みも含めて全体を設計することが大切です。

まとめ

業務に必要な知識やスキルを身につけるため、そして次世代リーダーを育成するために、多くの企業でOff-JTが実施されています。Off-JTは、基礎を固める目的で実施される場合が多く、体験型のプログラムが盛り込まれた研修もありますが、一般的には座学が中心です。Off-JTだけでは学んだことを定着させるのは難しいので、OJTSDSも組み合わせると、より効率よく人材を育成できるでしょう。

また、Off-JTの効果を高めるためには、研修そのものの内容を工夫するだけでなく、研修前の動機付けと研修後のフォローをしっかり行うことが大切です。研修の実施前後にどのようにアプローチするのかも含めて、研修プログラムを作成してみてください。

 

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この記事の著者

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。
不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。
猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

あらたこまち

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