非同期コミュニケーションとは？メリット・デメリット・活用方法を解説

現代の職場環境では、自宅から遠隔で働くリモートワークがめずらしいものではなくなり、働く場所や時間帯が従業員によって異なるケースもあるため、コミュニケーションの在り方に変化が求められています。そのなかでもリアルタイムでのやり取りを求めない「非同期コミュニケーション」が注目されています。場所や時間にとらわれず、個々のペースでコミュニケーションを取れることから、業務に集中できる時間を増やし、柔軟な働き方を促進する手法として活用が進んでいます。しかし、その効果を十分に発揮するためには、適切なルール設定やツールの活用が必要です。

本記事では、非同期コミュニケーションとはなにか、同期コミュニケーションとの使い分け、非同期コミュニケーションのメリットとデメリット、活用する際のポイントを解説します。

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非同期コミュニケーションとは

非同期コミュニケーションとは、リアルタイムでのやり取りを求めず、各自のタイミングでメッセージの確認や返答が行えるコミュニケーションを指します。インターネットを介したツールを用いることが一般的で、例として、以下のツールを用いたものが該当します。

• メール
• チャットツール
• タスク管理システム
• プロジェクト管理ツール

通常、会話におけるやり取りは相手から質問や意見を受けた場合に、行っている業務を中断し、その場で相手に返答をしなくてはなりません。

しかし、非同期コミュニケーションであれば、従業員が都合のよいタイミングで返答することが可能となります。例えば、メールやチャットで誰かから連絡が来た際に、従業員は業務を中断する必要はなく、業務がひと段落したタイミングやまとまった時間が取れた際に内容を確認し、適切な返答をすれば問題ありません。これにより、業務の中断を最小限に抑えつつ、集中力を維持することができます。

非同期コミュニケーションのこうした特性は、質問や意見に対する「早く返答しなくてはいけない」といったプレッシャーを軽減し、返答の内容も時間をかけて検討することができます。また、質問や意見を投げかける側も「相手が忙しそうだ」「聞きたいことがあるけれど手が空いているかわからない」といった点を気にせず、聞きやすいといった利点もあります。

さらに、非同期コミュニケーションのツールは、発言のひとつひとつが記録に残ることから業務の透明性を高め、情報の認識違いや連携ミスを防ぎやすいといえるでしょう。

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションの使い分け

非同期コミュニケーションの対になるものとして「同期コミュニケーション」があります。同期コミュニケーションは、リアルタイムで相手とやり取りを行うコミュニケーションを指します。例えば、対面での会話、電話、ビデオ会議などが当てはまります。同期コミュニケーションは、主にその場での返答や意思決定が求められるときに必要になります。

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーション、どちらが優れているということではなく、それぞれ役割や適した場面が異なります。

例えば、すべてのやり取りを同期コミュニケーションにしてしまうと、コミュニケーションが発生するたびに業務が中断されてしまうため、集中力を維持する時間が減ってしまいます。しかし、すべてを非同期コミュニケーションにして集中できる時間を増やしたとしても、緊急性の高い連絡への返答が遅れてしまえば、業務全体が滞ってしまったり、トラブルに発展したりすることもあるでしょう。そのため、状況に応じて両方をバランスよく使い分けることが重要です。

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションを使い分ける方法の一例

大まかな使い分けは、非同期コミュニケーションであれば、基本的な業務連絡でありつつ、素早い返答を求めないものが該当するでしょう。反対に同期コミュニケーションであれば、緊急性の高い連絡や、顔を合わせて話した方がよいような細かいニュアンスを伝える場合に適しています。

具体的には、プロジェクトの初期段階では対面でアイデアを出し合い、その後の基本的な進捗確認は非同期コミュニケーションを活用し、緊急性の高い連絡については同期コミュニケーションを行うといった使い分けが挙げられます。

適切なコミュニケーション手段を選ぶことで、非同期コミュニケーションの効果を大きく引き出すことができ、業務に滞りを起こすことなく、業務効率化や生産性向上につなげることができます。

非同期コミュニケーションのメリット

非同期コミュニケーションには、現代の職場環境において多くのメリットが存在します。以下で詳しく解説します。

集中力を維持しやすい

非同期コミュニケーションは、リアルタイムでのやり取りを必要としないため、従業員が自分のペースで情報を処理でき、業務への集中力を維持しやすくなります。これにより、複雑なタスクや創造力を必要とする業務に対しても、効率よく進められることが期待できます。

やり取りが記録に残る

非同期コミュニケーションは、すべてのやり取りが記録に残るため、過去の会話や決定事項を遡って確認することができます。これにより、業務の透明性を保ち、情報の誤認や抜け漏れを防ぎやすくなります。

また、新しいメンバーがチームに加わった際にも、過去の知識や情報を共有しやすいため、オンボーディングに活用も可能です。さらに、情報が蓄積されることで、チーム全体のナレッジとして活用でき、類似の問題が発生した際に過去の情報を参照し、解決に向けて対応しやすくなります。

柔軟な働き方のサポート

リモートワークやフレックスタイム制を採用している企業では、従業員が異なる時間帯に働きながらも連携を取らなくてはなりません。しかし、非同期コミュニケーションを導入することで、従業員が自分の都合に合わせてメッセージを確認・返答することができるため、柔軟な情報のやり取りが可能になります。

非同期コミュニケーションは、現代の多様な働き方に対応し、従業員は自分のライフスタイルに合わせた働き方を実現しやすくなります。

返答に時間をかけることができる

非同期コミュニケーションでは、誰かから連絡が来たとしても自分のペースで対応できるため、情報を整理してから返答できます。こうした余裕があることで、言葉選びにも慎重になれるため、意図しない発言や誤解を生むリスクが減少し、正確で適切なメッセージを伝えられる可能性が高まります。

また、必要に応じて補足情報を確認して追加したり、関係者との調整を行ってから返答したりできるほか、相手がメッセージを確認する前であれば適宜内容を修正できるため、より質の高い返答にもつながります。

多様な意見が集まりやすい

非同期コミュニケーションは、テキストでのやり取りが中心となるため、表情や声のトーンに左右されず、全員が平等に意見を表現しやすくなります。

これにより、通常の会議では発言しにくい人でも、意見をまとめてから発信することができ、チーム全体でより多様な視点や意見を集めることにつながります。

非同期コミュニケーションのデメリット

非同期コミュニケーションには多くの利点がある一方で、いくつかの課題も存在します。ここでは、代表的なデメリットについて解説します。

即時性が欠如する

非同期コミュニケーションでは、やり取りがリアルタイムで進まないため、急な対応が必要な場面で遅れが生じる可能性があります。例えば、各従業員の返答タイミングにバラつきが出ることで、プロジェクト進行や意思決定にも遅延が発生し、重要な決定が長引いてしまうと、ビジネスチャンスを逃すリスクも生まれるでしょう。

そのため、要件や緊急度に応じて直接の対話や電話を行うなど、同期コミュニケーションと適切に使い分けることが重要です。

テキスト形式の負担

非同期コミュニケーションのやり取りは多くの場合、テキストで行われるため、慣れるまでは時間がかかる傾向にあります。とくに複雑な内容を伝える際には、テキストの作成にも時間がかかり、長文になりやすく、書く側も読む側も負担が増えてしまいがちです。

また、読みやすいテキストを書けるといった「文章力」は立派なスキルであり、個人差が出やすいものです。以下のようにテキスト作成の際のルールを設けることで、スキル差を縮め、明瞭な文章でやり取りしやすくなるでしょう。

• 結論から書く: 最初に要点や結論を明記することで、主題がなにであるかを把握しやすくする
• 箇条書きを活用: 複数のポイントを整理するために、箇条書きで視覚的に分かりやすくまとめる
• 簡潔な表現を使う: 複雑な表現や専門用語を避け、誰にでも理解できる文章を心がける
• 指示を明確にする: 誰がなにをすべきかを明示することで、タスクや依頼が不明確にならないようにする
• 不要な情報を避ける: 不必要な情報を省き、ポイントを押さえたテキストにする

ニュアンスが伝わりづらい

テキストベースのやり取りになると、非言語的な手がかりが少なく、細かいニュアンスが伝わらないことで、誤解が生じる可能性があります。

また、テキストは相手によって解釈されがちなものです。例えば、建設的な考えであっても相手の意見へ反対する要素を含むような場合には、相手は「批判された」と感じてしまう場合や、敵意まで感じてしまうケースもあります。このようなデリケートな話題では、テキストに注意を払うか、同期コミュニケーションを活用する方が誤解を生みづらいでしょう。

人間関係の希薄化

非同期コミュニケーションは、直接の対話の機会が減少するため、チーム内での人間関係が希薄になりやすい側面があります。また、リモートワークや異なる時間帯での勤務が増えると、メンバー同士の関係も身近に感じづらく形式的になりがちで、共感やサポートといった行動が減ってしまうこともあります。

これが続くと、チームの一体感が損なわれ、仕事に対するモチベーションや協力体制にも影響を与える可能性が高まります。とくにプロジェクトの初期段階や難しい課題に取り組む際には、信頼関係が薄いと協力がスムーズに進まず、業務全体の効率が低下することがあります。

そのため、定期的なビデオ会議やオンラインミーティングなどを行い、感情を共有しやすいリアルタイムの交流を増やすことや、プロジェクトとは関係ない雑談やカジュアルな会話ができる時間を設けるなど、メンバー同士のつながりを強める工夫が重要になります。

また、テキストベースでも、感謝やフィードバックを積極的に共有する環境を構築することも有効です。

非同期コミュニケーションを活用する際のポイント

非同期コミュニケーションを効果的に利用する際のポイントを以下で解説します。

コミュニケーションのルールを定めておく

非同期コミュニケーションを円滑に進めるためには、事前にコミュニケーションのルールを決めておくことが大切です。用途に応じてどのツールを使うか、同期コミュニケーションを利用するのはどの場面か、あらかじめ決めておくことで、従業員の混乱を防ぐことができます。

また、リモートワークや異なる時間帯で働くメンバーがいる場合は、誰がどのタスクに関わっているのか、進捗状況の可視化することで、メンバーが自分の仕事だけでなく、全体の流れや他のメンバーの動向も把握しやすくなります。

ほかにも、メンバーそれぞれの勤務時間を共有し、返答のしやすい時間帯や対応可能なタイミングをおおまかに把握できるようにしておくのもひとつの方法です。これにより、連絡がスムーズになり、非同期コミュニケーションの弱点である「即時性の欠如」を補うことができます。

情報を一元化する

非同期コミュニケーションは情報を遡ることができる反面で、さまざまな場所で展開すると情報が散乱しがちです。また、特定の人だけがやり取りするスペースが出来てしまうと、情報が一部の従業員にしか行き渡らないことも起こり得ます。

そのため、プロジェクト管理ツールを活用し、情報を一箇所にまとめて管理することが重要です。プロジェクトに関わる従業員であれば誰でもアクセス可能な状態を維持し、重要な情報やファイルがすぐに確認できるようにしましょう。

非同期文化の促進とトレーニング

非同期コミュニケーションを導入する際には、チーム全体で非同期コミュニケーションの文化を浸透させることが必要になります。とくに、全員が「すぐに返答しなくてもよい」ことに慣れるまでには時間がかかることがあります。そのため、導入前に非同期コミュニケーションに関する研修を行うことが有効です。

また、非同期コミュニケーションのツール導入時には、解説資料や動画を用意し、個人でツール関連の汎用的なトラブルを解決しやすくすることも重要です。これにより、基本的な質問や確認のための連絡を減らし、より重要なコミュニケーションに集中する環境を作ることができます。

絵文字やリアクションを活用する

非同期コミュニケーションでは、対面での非言語的な要素が欠けるため、意図や感情が伝わりにくくなります。そのため、絵文字やスタンプ、リアクション機能を活用し、意図の疎通を行うのもよいでしょう。

また、「了解」「賛成」といった短文をメッセージで送る代わりに、簡単なリアクションを取ることで、メッセージの数を減らし、コミュニケーションの効率を高めることができます。

定期的なフィードバックを収集する

非同期コミュニケーションの導入後には、チームメンバーからフィードバックを収集し、運用方法を改善していくことが重要です。

実際に行ってみて不便な箇所や、より良くできる箇所は出てくるものです。操作面で理解できていないところはないか、説明していない機能がないか、コミュニケーション不全に陥っていないか定期的に確認し、必要な改善点を洗い出しましょう。

まとめ

非同期コミュニケーションは、場所や時間に縛られず、チームが柔軟かつ効率的に情報を共有するために役立つ手法です。

しかし、その効果を十分に発揮するためには、ツールを使いこなすだけでなく、ルール設定が欠かせません。同期コミュニケーションと使い分けをしながら、非同期コミュニケーションの利点を活かすには、コミュニケーションやテキスト作成のルールを決めたり、フィードバックから改善したりする工夫が重要です。

チーム全員でコミュニケーションのバランスを意識しながら、非同期コミュニケーションを上手に取り入れていきましょう。

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