ビジネス文書とは?基本の構成、文章力の鍛え方を紹介

2024.03.27
  • ビジネススキル

ビジネスシーンでは、さまざまなビジネス文書が取り交わされます。仕事を円滑に進めていくため、そして取引先や得意先と良好な関係を築いていくためにも、ビジネスパーソンには文章力が欠かせません。

本記事では、まずビジネス文書とはどのようなものか、基本的な構成を、種類ごとに解説していきます。さらに、ビジネスにおいてNGな文章、ビジネスに生かせる文章力の鍛え方も紹介します。

 

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ビジネス文書とは

ビジネス文書とは、ビジネスにおいて用いられるさまざまな文書のことです相手に正しく情報を伝える、進捗状況を報告する、課題や問題、プランなどを組織やチームで共有するなど、さまざまな目的のために作成されます

伝えなければならないことを、正しく文書にして「記録」として残すことで、「言った言わない」というような誤解やトラブルが発生するのを防ぐことができます。また、多くの相手に同じ情報を正確に、かつ素早く伝えられるというメリットもあります。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書は、文書を渡す相手や目的によって、「社内文書」「社外文書」「社交文書」の大きく3種類に分けられます。それぞれがどのような文章なのか、詳しく見ていきましょう。

1.社内文書

社内文書とは、部門・部署間、本社と支社や営業所の間などでやり取りされる、社内向けの文書のことです。社内文書は、仕事をスムーズに進めるために、伝えるべきことを正確に、かつ迅速に伝えることが重要です。社内のメンバーに対して発信するものなので、基本的に挨拶の定型文は記載する必要はありません。

具体的には、以下のような文書が社内文書に該当します。

【社内文書の例】

  • 報告書
  • 議事録
  • 稟議書
  • 経費精算書
  • 休暇届

2.社外文書

社外文書とは、取引先や得意先など、ビジネスでかかわる社外の人に向けて発信する、仕事に関する文書のことです。社外文書は、受け取る相手を尊重し、礼儀正しい文書とする必要があります。尊敬語や謙譲語などを正しく使って、正確に情報を伝えましょう。

具体的には、以下のような文書が社外文書に該当します。

【社外文書の例】

  • 請求書
  • 依頼書
  • 案内書
  • 督促状
  • 照会状

3.社交文書

社交文書とは、社外の人に向けて発信する、儀礼的な役割を持つ文書のことをいいます。仕事に直接関係する内容ではありませんが(逆に、仕事の内容を盛り込むのはNGです)、取引先や得意先と良好な関係を構築・維持するためには欠かせないものです。社交文書は、書き方やルールが決められています。それらに従って正しい表現を使い、適切なタイミングで発信しなければなりません。

具体的には、以下のような文書が社交文書に該当します。

【社交文書の例】

  • 挨拶状
  • お礼状
  • 招待状
  • 見舞状
  • 慶弔状

ビジネス文書の構成

前項で紹介したように、一口に「ビジネス文書」といってもさまざまな文書があり、組織によってフォーマットも異なりますが、基本的な構成はだいたい決まっています。社内文書、社外文書、社交文書の種類ごとに、文書の構成を見ていきましょう。

1.社内文書の構成

社内文書は、基本的に以下のような構成になっています。

項目

内容

文書番号

文書を管理しやすくするために、文書ごとに番号を付けます。どの部署から発信されたのか、何通目の文書なのかなどがわかるように、社内でルールを作っておきましょう。(※企業によっては、文書番号を不要としている場合もあります。)

年月日

文書の「発信日」を正確に記します。一般的には、西暦よりも元号を用いる場合が多いです。

受信対象者

文書を受け取る人の部署名、役職名、氏名、敬称の順に記載します。同じ文書を複数の相手に発信する場合は、「社員各位」としても構いません。

発信者

文書を発信する人の部署名、氏名を記載します。必ずしも文書の作成者とイコールである必要はありません。

本文

社内文書の場合、挨拶は不要です。要件を簡潔にまとめましょう。

  • 件名:何について書かれている文書なのかが一目でわかる件名(タイトル)を付けます。
  • 要件:中央に「記」と記して伝えたいことを箇条書きでまとめる「記書き」を使うのがおすすめです。

担当者・連絡先

最後に、この案件の担当者の部署名、氏名、連絡先を記載します。

2.社外文書の構成

社外文書は、基本的に以下のような構成になっています。

項目

内容

年月日

文書の「発信日」を正確に記します。社外文書でも、文書番号が必要なケースもあります。その場合は、年月日の上に記載するようにしましょう。

受信対象者

文書を受け取る人の組織名、部署名、役職名、氏名、敬称の順に記載します。組織名は、(株)や(一社)と略すと失礼になりますので、株式会社、一般社団法人と正確に記載しましょう。また、同じ文書を複数の相手に発信する場合、敬称を「各位」としても構いませんが、できれば一人ひとりの氏名を記載するほうが丁寧です。

発信者

文書を発信する人の住所、組織名、部署名、役職名、氏名の順に記載します。場合によって、住所は省略することもあります。必ずしも文書の作成者とイコールである必要はありません。

本文

社外文書の本文は、

  • 件名
  • 頭語(「拝啓」や「謹啓」など)
  • 挨拶(時候の挨拶・安否の挨拶・感謝の挨拶)
  • 要件
  • 結語(「敬具」や「敬白」など)
  • 詳細(記書きでまとめる)

という構成とするのが基本です。

担当者・連絡先

最後に、この案件の担当者の部署名、氏名、連絡先を記載します。

本文の挨拶について

「時候の挨拶」とは、以下のような季節を表す言葉のことです

  • 厳寒の候(1月)
  • 新緑の候(5月)
  • 残暑の候(8月)
  • 晩秋の候(11月)

次に、「安否の挨拶」とは、相手の安否を尋ねる挨拶のことです。ビジネス文書では、以下のような相手の繁栄を喜ぶ文章が用いられることが多いでしょう。

  • 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
  • 貴社いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。

そして、「感謝の挨拶」とは、以下のような感謝を伝える挨拶のことです

  • 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
  • 毎度格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

マイクロソフトのワード(Word)ソフトには、これらの挨拶文を簡単に作成できる「あいさつ文」の機能がありますので、活用すると便利です。

3.社交文書の構成

社内文書、社外文書は横書きの場合が多いですが、社交文書は縦書きが基本です。また、社内文書や社外文書では算用数字を使いますが、社交文書は漢数字を使います

社交文書は、基本的に以下のような構成になっています。

項目

内容

頭語

「拝啓」や「謹啓」などの書き出しの言葉を記載します。頭語は、「こんにちは」や「ごめんください」にあたるものです。頭語のあとには句読点を入れずに、1文字分の空欄をとって、次の前文に続けます。

前文

時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶を記します。(※頭語と時効の挨拶は、「見舞状」や「お悔み状」には記載しません。)

主文

基本は「さて」で書き始め、要件を正確に記します。

末文

「まずは、取り急ぎご報告まで。」「以上、どうぞよろしくお願いいたします。」など、本文を締めくくる定型文を記載します。

結語

「敬具」や「敬白」などの結びの言葉を記載します。結語は、「さようなら」「それでは」にあたるものです。

年月日

文書の「発信日」を正確に記します。

発信者

文書を発信する人の組織名、部署名、役職名、氏名の順に記載します。誰かが代筆した文書である場合は、発信者の氏名のあとに「代」の一文字と代筆した人の苗字を記載します。

ビジネスにおいてNGな文章

ビジネス文書は、誰が読んでも内容をすぐに理解できるような、わかりやすいものとしなければなりません。ここでは、伝わらない文章にありがちな4つのNGを紹介します。作成した文章がいずれかに当てはまっているようであれば、相手に発信する前に、もう一度見直してみてください。

1.一文が長い

伝わりやすい文章は、「簡潔で短い」という特徴があります。文書を受け取る相手は、忙しいなかでこちらが発信した文書を読んでくれます。そのため、さっと目を通しただけで、内容が理解できるものにする必要があります。文章があまりに長すぎると、相手に「結局、何が言いたいの?」と思われてしまうこともあるでしょう。また、読むことが相手のストレスになることもありますので、できるだけ一文を短くし、簡潔な文章とすることがポイントです。文字数としては、「一文60文字以内」を目安にするとよいでしょう。

簡潔で短い文章を書くコツとしては、「一文一義」を心がけること。「一文一義」とは、一文の中に含める情報は1つだけにするということです。

そのほか、相手に伝える情報を厳選すること、読点を適切に使って読みやすい文章にすることも大切です。

2.回りくどい

文章を書くときは、理由からではなく、結論から書くことを意識しましょう。まず長々と理由を述べることから始めると、相手に「回りくどい」という印象を与えやすいです。また、理由から書くと、文書を最後まで読まないと「何が言いたいのか」がわかりません。まず結論を伝え、そのあとで理由を説明するようにしましょう

ほかにも、一文または一段落のなかに同じ言葉が何度も出てくるような文章や、繰り返しや重複がある文章も、相手に「回りくどい」という印象を与えやすいです。前項でもお伝えしたとおり、相手に伝える情報は厳選し、短く簡潔に書くことを心がけましょう。

3.専門用語の説明がない

専門用語ばかりが並べられている文章は、相手にとってストレスになりやすいです。しかし、ビジネス文書では、どうしても専門用語を使わなければならないこともあるでしょう。文書を受け取る相手のことを考えて、きちんと専門用語の説明を加えることが重要です。

説明の書き方としては、その文書のなかで専門用語が初めて登場した文章のあとに「(専門用語)とは、〇〇〇のことです。」というように、流れで説明を加える方法や、専門用語の後ろにカッコ書きで説明を加える方法、欄外に注釈として説明を加える方法などがあります。

ただ、相手が専門用語の意味を知っていることが明らかな場合(技術者から技術者に宛てた文書など)や、一般的に認知されているような専門用語は、説明を加える必要はありません。「一般的に認知されているかどうか」の判断は、新聞やビジネス雑誌を参考にするとよいでしょう。

4.抽象的・曖昧な表現が使われている

抽象的・曖昧な表現とは、たとえば「長年」「とても」などです

  • 弊社は長年にわたり、〇〇〇を主力の事業としてきました。→「長年」とは、どれくらいの期間なのか?
  • A社にはとても大きな機械があります。→「とても」とはどの程度なのか?高さなのか、幅なのか?

このように、抽象的・曖昧な表現を使うと、相手に正しく伝わりません。できるだけ、具体的な数値を用いて、相手がイメージできるような文章とすることが大切です。

ビジネスに生かせる文章力の鍛え方

わかりやすい文章を書けるようになるためには、トレーニングが必要です。最後に、文章力を鍛える方法を紹介します。

文章を読む習慣をつける

どのようなジャンルの本、雑誌でも構わないので、読書の習慣をつけてみましょう。簡潔で短い文章を書けるようになるためには、語彙力が欠かせません。さまざまな人が書いた文章に触れることで、語彙力が養われます。また、同時に読解力も鍛えられるでしょう。わかりやすい文章を書くためには、文章の「構成」も重要です。読解力が鍛えられれば、自然に構成力も身についていくでしょう。

そして、先ほどお伝えしたように、ビジネス文書では専門用語を使わなければならないこともあります。普段から新聞やビジネス雑誌を読む習慣をつけておけば、意味を説明しなければならない専門用語かどうか(一般的に認知されているか)を、すぐに判断できるようになるでしょう。

わからない言葉はその場で調べる

日常生活のなかで、意味がわからない言葉が出てきたら、すぐに調べる習慣をつけましょう。自分で時間を使って調べることで、記憶に残りやすくなります。

今は何でもインターネットで手軽に検索できる時代ですが、言葉の意味を調べるときは、まずは辞書で調べることをおすすめします。その言葉の使い方や語源、派生語なども知ることができるためです。また、言葉を入力して検索ボタンを押すだけより、自分で辞書をめくって言葉を探したほうが、記憶も定着しやすくなるのではないでしょうか。

そして、調べた言葉はしっかりメモに残しておきましょう。

要約のトレーニングをする

要約とは、元の文章から論旨や要点をまとめること、またはそのまとめられた文章のことをいいます要約のトレーニングをすることで、短くわかりやすい文章を作るスキルが鍛えられるでしょう。

具体的な方法としては、ニュースやドラマの内容を要約してみたり、エックス(旧ツイッター)で毎日何かを投稿したりするのもおすすめです。エックスは、1回の投稿に入力できるのは140文字までと決まっています。限られた文字数のなかで、わかりやすく表現するトレーニングになります。

自分が作った文章を読み返す

作成したビジネス文書やメールは、発信する前に必ず読み返し、以下の点を確認しましょう

  • 誤字・脱字はないか
  • 間違った表現をしていないか
  • 誰が読んでもわかりやすい文章になっているか

読み返すときは、相手の目線で読むというのもポイントです。これを毎回行うことで、相手にとってわかりやすい文章を書く力が鍛えられるでしょう。

自分の文章を添削してもらう

ビジネス文書を発信する前に、自分で読み返してチェックするだけでなく、上司や同僚にもチェックしてもらうのもおすすめです。そうすることで、自分では気づけなかった間違いや改善点が見つかることもあります。

また、研修会社などが提供する文書添削サービスを利用してみるのも、文章力をアップさせる1つの方法です。文書添削サービスとは、あるテーマに関するビジネス文書を作成し、提出後フィードバックを受けることができるというサービスです。オンラインで受けられるものも多いので、探してみてはいかがでしょうか。

ほかの人が書いた文章を分析する

本や新聞、SNSなどから「わかりやすいな」と感じる文章を探し、それを分析してみましょう構成を真似てみたり、表現を参考にしたりすることで、わかりやすい文章を書く力が鍛えられます

そして、文章の分析に慣れてきたら、「もっとわかりやすい文章にするにはどうずればいいか」という改善点を探してみたり、逆に「わかりにくい」と感じる文章を探して、その原因を分析したりするのも効果的です。

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まとめ

ビジネス文書にはさまざまな種類がありますが、どれも「簡潔に、誰が読んでもわかりやすく」作成することが重要です。また、基本的な項目が抜けているとビジネスマナーとしてもよくないので、種類ごとの基本の構成も知っておきましょう。

文章力は、急に伸ばせるものではありません。日々のトレーニングをコツコツ積み上げていくことが大切です。本記事で紹介した方法を、今日から実践してみてはいかがでしょうか。

 

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この記事の著者

あらたこまち

雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。

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