議事録の取り方の基本と8つのコツを紹介

議事録とは、会議の内容を記録した文書のことです。会議で話し合った内容や決定したことを、会議に参加した人や関係者に共有するために作成します。また、議事録の作成を通じて、会社や仕事への理解を深めてもらうという目的もあります。新入社員や若手社員が議事録の担当者になることが多いのは、そのためです。このように議事録は、非常に重要な役割を持つビジネス文書ですが、作成することに苦手意識を持っている人も多いでしょう。

本記事では、議事録の取り方の基本と、わかりやすい議事録を取るための8つのコツ、議事録を共有するときのポイント、議事録の修正が必要になった場合の対応について解説します。

議事録の取り方の基本

議事録は、単なるメモでも、文字起こし（会話をそのまま文字化すること）でもありません。会議で話し合ったことの要点や決定事項をまとめた文書を指します。議事録は、読む人がサッと目を通しただけで正しく内容を把握できるようなものでなくてはなりません。

まずは、議事録の取り方の基本として、議事録の必須項目と形式を紹介します。

議事録の必須項目

議事録に必ず記載するべき項目は、以下の通りです。

議事録の書き方が毎回違うと、読み手としてもストレスになりますので、これらの必須項目を設置した社内共通のフォーマットを用意しておくとよいでしょう。インターネット上にも、無料でダウンロードできる議事録のテンプレートは多数あります。使いやすいものを探してみてはいかがでしょうか。

議事録の形式

議事録には、要約形式と会話形式の2種類があります。それぞれの特徴を、詳しく見ていきましょう。

要約形式

会議の要点や決定事項、タスク等を整理して簡潔にまとめたものが、要約形式です。要点整理形式とも呼ばれます。要約形式の議事録は、議論の内容を時系列でまとめる必要はありません。トピックごとに要点を整理して、箇条書きなどを用いてわかりやすくまとめます。

サッと目を通しただけで重要な内容が理解できるというのが、要約形式の議事録の特徴です。そのため、多くの企業がこの形式を採用しています。

会話形式

議論の内容を時系列に沿ってまとめたものが、会話形式です。ただ、冒頭でもお伝えしたように、議事録は文字起こしではありませんので、発言をそのまま記載するわけではありません。「えーっと」や「うーん」のような不要な言葉は削除し、発言内容も要約して記載します。

誰がどのような発言をしたのか、どのようなプロセスでこの結論が出たのかなどが把握しやすいというのが、会話形式の議事録の特徴です。ただ、重要な部分がわかりにくいことや、要約形式に比べると作成に時間がかかるというデメリットもあります。

わかりやすい議事録を取るための8つのコツ

ではここからは、わかりやすい議事録を取るためのコツを紹介していきます。

1.内容に合った形式を選択する

先ほど紹介したように、議事録には2種類の形式があります。それぞれ特徴が異なるので、会議の目的、内容、規模、参加者などに合わせて、適切な形式を選択しましょう。

まず要約形式は、重要な部分のみを簡潔にまとめていきますので、「誰からどのような意見が出たのか」よりも、「決まったこと・決まらなかったこと」「今後やるべきこと」などが重視される会議に適しています。たとえば、プロジェクトの進捗状況を確認するための会議や、チームの定期的なミーティングなどでは、要約形式が用いられるケースが多いでしょう。また、会話形式は作成にも時間がかかりますので、素早く情報を共有したい場合も要約形式がおすすめです。

一方会話形式は、議論の内容を時系列でまとめていきますので、「発言者と発言内容」、「結論に至るまでのプロセス」などが重視される会議に適しています。たとえば、取締役会のような重要なことを決める会議や、質疑応答が多い会議などでは、一般的に会話形式が採用されています。

2.事前準備をしっかりしておく

「段取り八分、仕事二分」という言葉があるように、仕事が上手くいくかどうかは、段取り（準備）で8割が決まるともいわれています。議事録の作成も同じです。わかりやすい議事録を取るためには、会議前の準備が非常に重要になります。

具体的にやることとしては、大きく3つあります。まず1つめは、会議の目的・当日の流れ・参加者を確認しておくこと。目的を把握しておくことで、重要なポイントや発言の意図を理解しやすくなります。また、当日は焦らずにメモを取れるように、会議の流れや参加者をきちんと把握しておくことも重要なポイントです。

2つめは、議事録を取る目的を確認しておくこと。議事録には、会議の内容を関係者に共有するという目的と、社内に会議の記録を残していくという目的があります。どちらを重視するかによって重要なポイントが変わってくるので、議事録を取る目的もしっかり確認しておきましょう。

3つめは、会議の中で出てきそうな専門用語の意味を調べておくこと。当日わからない用語が出てくると、そこで理解がストップしてしまう可能性があります。重要なポイントを聞き逃さないために、予習しておくことをおすすめします。

3.会議中はメモを取る

会議中は、議論の内容をしっかりメモしましょう。メモは手書きでも構いませんし、パソコンを使うという方法もあります。ここからは、メモを取る際のポイントを紹介します。

メモは自分が把握できればOK

会議中のメモは、きれいに取る必要はありません。むしろきれいに取ろうとすると、議論のスピードについていけなくなる可能性が高いです。自分が内容を把握できるなら、字が汚かったり、多少誤字脱字やタイピングミスがあったりしても問題ありませんので、そこは気にしないようにしましょう。

パソコンを使ってメモを取るなら、よく使う単語や記号を、あらかじめ辞書登録しておくのもおすすめです。メモを取るスピードもアップしますし、会議後に議事録をまとめるときや、その他のビジネス文書を作成するときにも役に立ちます。

正確にメモを取る

メモはきれいに取る必要はないとお伝えしましたが、議事録に記載する内容に間違いがあってはいけませんので、情報を正確にメモすることは意識しましょう。間違いがあると後々トラブルに発展する可能性もありますので、数字や固有名詞などは特に、聞き逃したり書き間違えたりしないように注意する必要があります。そのために、参加者全員の声がしっかり聞こえる位置に座らせてもらうことも、重要なポイントの一つです。

マーカーを活用する

メモを取る際は、マーカーを上手に活用しましょう。メモを取りながら「ここは重要だ」と感じた部分にマーカーをつけておけば、あとで議事録をまとめやすくなります。また、聞き逃してしまった部分にマーカーをつけておけば、あとから忘れずに確認することができます。

4.可能なら録音・録画する

もし可能であれば、会議の内容を録音、もしくは録画しておくのもおすすめです。参加者が多い場合や、進行スピードが速い場合には、どうしてもメモが追い付かなくなることがあります。録音・録画データを残しておけば、聞き逃した部分をあとから確認することができますし、言った・言わないのトラブルを防げるというメリットもあります。

また、会話の内容を文字起こししてくれるツールもあります。これを使えば、議事録を作成する手間も削減できるでしょう。特に会話形式の議事録を作成する場合は、録音・録画データがあると便利です。

ただ、会議によっては録音・録画・撮影が禁止されている場合があります。必ず許可を取ったうえで行うようにしてください。また、ビジネスパーソンとしてメモを取るスキルを磨いていくことも重要です。録音・録画データはあくまでも補足として活用し、自分でしっかりメモを取ることも忘れないようにしましょう。

5.会議後はできるだけ早くまとめる

議事録は、一般的には会議終了後24時間以内に共有するのが基本とされています（※会社で期限が決められている場合は、それに従ってください）。また、記憶は時間が経つと徐々に薄れていきます。「しっかりメモを取ったから」「録音もしてあるから」といって、議事録の作成を後回しにするのはよくありません。会議の記憶が鮮明なうちに、できるだけ早くメモを議事録としてまとめ、速やかに関係者に共有することが重要です。

議事録の作成を効率化するために、会議名や日時、場所、議題など変更になる可能性が低い項目は、会議前に入力を済ませておいてもよいでしょう。

6.わかりやすく端的にまとめる

議事録を受け取った人は、仕事が忙しい中でこれを確認してくれます。議事録は、いつ、誰が読んでも短時間で内容を理解できるものであることが重要です。議事録を作成する際は、これを意識しながらわかりやすく端的にまとめていきましょう。お伝えしたように、議事録は文字起こしではありませんので、会話形式であっても一言一句すべてを記載する必要はありません。重要な内容がわかるようにまとめていきます。

文章をまとめる際に具体的に意識したいポイントとしては、まず一文が長くなりすぎないようにすること。一文の中に複数の情報がある場合は、それらを箇条書きに書き換えてもよいでしょう。たとえば、「商品をリニューアルして以降、顧客から〇〇〇〇や、××××といった声が届いています」という発言があったとします。これは、以下のように箇条書きで整理するとわかりやすいでしょう。

■商品リニューアル後の顧客の声

・〇〇〇〇
・××××

また、曖昧な表現や代名詞を使わないようにすることもポイントです。メモに記載した略語も、会議に参加した人全員がその意味を知っているのであればそのまま記載しても問題ありませんが、人によってはわからない、または違う意味に捉える可能性がある場合は、略さずに記載しましょう。

なお、議事録は「～です・～ます」ではなく「～だ・～である」を用いるのが基本です。

7.見た目の美しさも意識する

見た目の美しさとは、文書の「デザイン」ではなく、「読みやすさ」のことです。

どれだけ文章が端的でわかりやすくまとまっていても、文書が文字でびっしり埋まっている文章は読みづらいものです。また、目がチカチカしてストレスも感じます。議事録をまとめる際は、改行を適切に使い、ある程度余白を作ることも意識してみてください。

また、文章だけでは伝わりにくい部分があれば、写真や図なども活用してみましょう。

8.フィードバックをもらってから共有する

議事録が完成したら、関係者に共有する前に、上司や先輩社員に見てもらって、フィードバックをしてもらうことをおすすめします。特に議事録を社外の人にも共有する場合、記載内容に間違いがあると、後々トラブルになることもあります。抜け漏れや誤字脱字がないか、不要な内容・間違った内容を記載していないかなどをチェックしてもらいましょう。

フィードバックを依頼する相手は、できればその会議に参加していた人が望ましいでしょう。また、先ほどお伝えしたように、議事録は会議終了後24時間以内の共有が基本です。議事録が完成したらすぐにチェックしてもらう必要があるので、フィードバックを依頼する上司や先輩社員には、あらかじめその旨をお願いしておきましょう。

議事録を共有するときのポイント

最近は、紙に印刷した議事録を共有するのではなく、オンライン上でデータを共有するケースが一般的です。その際のポイントをいくつか紹介します。

まずは、議事録データのファイル名です。毎回ファイル名が違うと管理がしにくくなるので、ファイル名について社内ルールを決めておきましょう。たとえば、「2025.02.01_〇〇〇〇会議」「R7.02月_〇〇〇〇会議」など、日付がわかるファイル名にすると、管理がしやすくなります。

次にデータの形式ですが、ExcelやWordだと誤って削除・変更されてしまう可能性があるため、PDFがおすすめです。こちらも、社内でルールを決めて統一しておくようにしましょう。

また、議事録を共有しても、全員がしっかり中身を確認してくれるとは限りません。急ぎ確認してほしいことがある場合には、共有時メッセージにその旨を記載しておくとよいでしょう。

議事録の修正が必要になった場合の対応

議事録を共有する前に不備やミスに気づいた場合は、速やかに訂正しましょう。共有後に間違いを指摘された場合も、できるだけ早く修正し、再度共有します。修正に時間がかかりそうなときは、修正・再度共有することだけでも早めに伝えておくようにしましょう。

社内会議の記録としての議事録ならば、修正版を再度共有するだけで構いませんが、社外の人にも共有する場合は、どこをどのように修正したのかをわかるようにする必要があります。具体的には、修正箇所を二重線で消して、その下（または横）に正しい内容を記載します。修正日と修正者名も記載しておくと、透明性がより高まります。

「修正版も間違っていた」ということにならないように、再度共有する前にも、上司や先輩社員に確認してもらうことを忘れないでください。

まとめ

議事録には2つの形式がありますが、サッと目を通しただけで内容を理解できる要約形式が用いるケースが多いです。ただ、それぞれ特徴がありますので、その会議に適した形式を選ぶようにしましょう。

議事録は、要点をわかりやすくまとめることが重要です。そのためには、事前に会議の目的や議題を把握しておくこと、会議中は情報を聞き逃さないことが大切です。また、議事録としてまとめる際は、いつ、誰が読んでも短時間で内容を理解できる文書にすることを意識しましょう。